Slip gaji adalah dokumen yang berisi rincian data penggajian yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya setiap bulan. Dulu, dokumen ini diberikan dalam bentuk kertas cetak, namun seiring dengan perkembangan teknologi, kini sudah ada aplikasi slip gaji khusus yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk melihat dan mengirimkan rekam jejak penggajian.
Dibandingkan dengan kertas cetak, penggunaan aplikasi slip gaji akan lebih efisien untuk perusahaan. Sebab, perusahaan bisa mengirimkan puluhan bahkan ribuan slip gaji kepada karyawan secara langsung dan melihatnya kembali jika dibutuhkan.
Perusahaan juga bisa menghemat biaya pencetakan kertas dan penggunaan tinta. Namun demikian, memang untuk menggunakan aplikasi slip gaji ini akan ada biaya langganan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini 7 aplikasi slip gaji karyawan yang bisa Anda pertimbangkan:
7 Aplikasi Slip Gaji Karyawan Terbaik
1. Talenta
Talenta aplikasi slip gaji dan payroll yang dikembangkan oleh Mekari, salah satu perusahaan software terkemuka di Indonesia. Dengan aplikasi ini, Anda tidak perlu lagi menghitung nominal gaji yang harus ditransfer kepada karyawan, sebab data-data yang dibutuhkan, seperti jumlah lembur, cuti, pinjaman, hingga pajak sudah terekam dalam satu aplikasi.
Aplikasi ini juga sudah dilengkapi dengan fitur absensi, sehingga cocok untuk digunakan oleh perusahaan yang menerapkan work from office (WFO), maupun work from anywhere (WFA).
2. Gadjian
Rekomendasi aplikasi slip gaji karyawan yang kedua adalah aplikasi Gadjian. Aplikasi ini menghadirkan fitur kalkulator PPh 21/26 dan kalkulator gaji untuk menghitung data gaji karyawan berdasarkan kebijakan pajak yang berlaku, serta terintegrasi dengan software absensi Hadirr. Aplikasi Gajian cocok untuk digunakan oleh perusahaan besar maupun UMKM, sebab sistem langganan aplikasi ini disesuaikan dengan jumlah karyawan dalam perusahaan tersebut.
3. Axia Payroll
Perusahaan Anda memiliki banyak cabang? Atau memiliki tenaga kerja asing? Maka aplikasi Axia Payroll cocok untuk perusahaan Anda. Sebab, aplikasi ini dapat digunakan untuk mencatat, menghitung dan mengontrol gaji karyawan dari berbagai cabang dalam satu database saja. Selain itu, aplikasi ini juga sudah dilengkapi dengan software pajak yang bisa menghitung pemotongan pajak karyawan, termasuk tenaga kerja asing, sesuai dengan peraturan yang berlaku.
4. Gaji.id
Salah satu tantangan dalam proses penggajian adalah jika Anda memiliki tenaga kerja paruh waktu atau tenaga kerja harian yang hanya dipekerjakan saat peak season saja. Berbeda dengan karyawan tetap, tidak jarang tenaga kerja jenis ini dibayar dengan skema mingguan atau bahkan harian. Jika Anda memiliki karyawan dengan skema pekerjaan seperti ini, maka aplikasi Gaji.id adalah pilihan yang tepat, karena aplikasi ini dilengkapi dengan fitur khusus untuk penyesuaian dan pengiriman gaji untuk karyawan mingguan.
5. HRD Pintar
HRP Pintar adalah aplikasi HR terintegrasi yang dapat digunakan untuk memasukkan dan mengelola data karyawan, mulai dari absensi, cuti hingga penggajian. HRD Pintar menyediakan aplikasi slip gaji gratis untuk Anda yang ingin mencoba aplikasi ini atau perusahaan UMKM. Dengan versi gratis ini, Anda sudah bisa mengelola data gaji karyawan meskipun belum termasuk pemotongan pajak PPh21. Namun apabila Anda tertarik untuk menggunakan versi berbayar, HRD Pintar menyediakan aplikasi payroll premium dengan biaya berlangganan mulai dari Rp30.000 per karyawan per bulan saja.
6. GajiHub
Rekomendasi aplikasi slip gaji karyawan yang keenam adalah aplikasi GajiHub. GajiHub menawarkan aplikasi pengelolaan data karyawan terintegrasi mulai dari absensi, cuti hingga penggajian yang mudah dan murah untuk diakses oleh bisnis. Biaya langganan aplikasi ini cukup terjangkau mulai dari Rp6.125 per bulan per karyawan hingga Rp14.875 per bulan per karyawan tergantung dengan jenis paket yang Anda pilih. Jika Anda memilih paket tahunan tentu akan lebih murah lagi. Dengan skema harga seperti ini, GajiHub cocok untuk digunakan oleh perusahaan UMKM maupun perusahaan besar.
7. Catapa
Rekomendasi aplikasi slip gaji yang terakhir adalah aplikasi Catapa. Catapa menawarkan aplikasi payroll dan aplikasi HR yang terintegrasi secara otomatis dan sudah dilengkapi dengan keamanan tingkat militer sesuai dengan ISO 27001. Bahkan pihak aplikasi ini mengklaim bahwa dengan Catapa, perusahaan bisa menghemat waktu pengelolaan data karyawan sebesar 90% lebih cepat.
Manfaat Aplikasi Slip Gaji Karyawan
Penggunaan aplikasi slip gaji tidak hanya bermanfaat untuk perusahaan, melainkan juga untuk karyawan. Berikut ini manfaat perangkat lunak bisnis ini untuk kedua belah pihak:
Perusahaan
1. Mempermudah proses pencatatan dan penghitungan gaji
Seperti yang telah tertulis diatas. Bahwasanya aplikasi ini biasanya terintegrasi dengan aplikasi atau software absensi. Hal ini berarti data gaji akan disesuaikan dengan tingkat keterlibatan karyawan. Sederhananya, dengan aplikasi ini, Anda bisa menggaji karyawan sesuai dengan jam lembur mereka dan jumlah cuti yang mereka ambil (jika cuti mengurangi jumlah gaji).
2. Mempermudah proses penghitungan pajak dan BPJS
Gaji kotor karyawan harus dipotong dengan pajak PPh dan BPJS terlebih dahulu sebelum dikirimkan kepada mereka. Hal ini mau tidak mau menuntut perusahaan untuk menghitung jumlah PPh dan BPJS yang harus dipotong dari masing-masing karyawan dan membayarkannya. Dengan aplikasi payroll ini, penghitungan pajak, BPJS dan berbagai potongan lainnya akan menjadi lebih mudah dan praktis.
3. Mempermudah proses dokumentasi
Untuk membayarkan gaji karyawan, tentunya perusahaan akan menggunakan jasa bank. Dengan aplikasi payroll ini, data pembayaran gaji untuk masing-masing karyawan dapat diunduh dan dikirim dengan mudah dan akurat ke bank atau pihak lain yang berkepentingan. Sederhananya, HR tidak perlu memasukkan data karyawan satu per satu ke dalam sistem bank. Cukup unduh dan kirimkan file data dari aplikasi ini ke lembaga tersebut, maka permasalahan akan selesai.
4. Mempermudah perusahaan untuk memberikan gaji dan bonus sesuai dengan jasa karyawan
Beberapa aplikasi diatas dilengkapi dengan fitur khusus yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat memberikan bonus sesuai dengan kebijakan. Misalnya, bonus diberikan kepada karyawan dengan tingkat penjualan paling tinggi atau karyawan yang sudah bekerja melebihi ekspektasi KPI dan lain sebagainya. Adanya bonus ini tentu akan mendorong karyawan untuk bekerja lebih giat lagi.
5. Integrasi data keuangan perusahaan
Tidak hanya dengan aplikasi absensi, aplikasi slip gaji atau payroll, seringkali juga bisa diintegrasikan dengan perangkat lunak bisnis lainnya, seperti aplikasi akuntansi atau pergudangan. Integrasi ini akan membuat komunikasi antara HR dan tim keuangan perusahaan mengenai pembayaran gaji akan lebih lancar dan mudah.
6. Membuat perusahaan menjadi lebih fleksibel dalam hal ketenagakerjaan
Hal ini terkait dengan tenaga kerja harian, tenaga kerja lepas dan tenaga kerja yang dipekerjakan dengan skema work from home (WFH). Dengan aplikasi payroll ini, perusahaan dapat mengirimkan slip gaji kepada karyawan dengan lebih mudah tanpa harus berinteraksi tatap muka dengan karyawan tersebut.
7. Mempermudah proses audit
Sama seperti aspek keuangan perusahaan lainnya, aspek gaji dan reimbursement tentu suatu saat perlu diperiksa kembali dengan proses audit untuk mencegah adanya tindakan kriminalitas. Dengan adanya aplikasi payroll seperti ini, perusahaan dapat dengan mudah memeriksa dan mengecek kembali data gaji karyawan apabila dibutuhkan.
Karyawan
1. Mempermudah karyawan untuk mengevaluasi gaji
Dengan menggunakan aplikasi slip gaji, karyawan dapat mengevaluasi perolehan take home pay (THP) mereka dengan lebih mudah. Dengan demikian, ketika ada hal yang menurut karyawan tersebut tidak sesuai dengan kinerja mereka, mereka juga dapat melaporkannya dengan mudah kepada HR.
2. Mempermudah karyawan untuk memperkirakan jumlah iuran BPJS
Tidak hanya BPJS kesehatan, gaji karyawan juga dipotong oleh iuran BPJS Ketenagakerjaan yang mana total nilai potongan dari BPJS Ketenagakerjaan ini dapat diperoleh oleh karyawan tersebut ketika mereka mengalami pemutusan hubungan kerja (PHK) atau keluar dari perusahaan terkait.
3. Mempermudah karyawan untuk mendapatkan pinjaman
Slip gaji seringkali juga menjadi syarat yang dibutuhkan oleh bank saat seorang karyawan akan mengajukan pinjaman. Oleh karena itu, pengiriman dokumen ini secara online melalui aplikasi payroll akan mempermudah karyawan perusahaan Anda untuk mendapatkan pinjaman bank.
4. Mempermudah karyawan dalam mengajukan visa
Anda memiliki karyawan yang perlu ke luar negeri atau berasal dari luar negeri? Maka, tidak jarang slip gaji menjadi salah satu dokumen penting yang harus dikirimkan ke pihak imigrasi untuk mendapatkan visa. Hal ini penting, sebab imigrasi dari negara tujuan ingin memastikan kalau karyawan perusahaan Anda memiliki sumber daya yang memadai untuk menunjang kehidupannya di negara tersebut.
Tips Memilih Aplikasi Slip Gaji Karyawan
1. Tentukan kebutuhan perusahaan
Tidak semua perusahaan membutuhkan aplikasi payroll yang advance atau premium. Beberapa perusahaan skala mikro bisa jadi bahkan bisa menggunakan aplikasi slip gaji excel atau aplikasi desain, seperti Canva untuk kebutuhan perusahaan mereka. Namun tentunya hal ini tidak akan jadi efektif jika perusahaan tersebut sudah memiliki puluhan orang karyawan.
Jika perusahaan Anda sudah memiliki puluhan orang karyawan, maka pertimbangkan biaya langganan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menggunakan aplikasi slip gaji. Misalnya, sebuah aplikasi menerapkan biaya langganan sebesar Rp7.750 per bulan per karyawan dan jumlah karyawan Anda ada 20 orang. Maka, setidaknya Anda membutuhkan dana sebesar Rp155.000 untuk berlangganan aplikasi ini setiap bulannya.
2. Pilih aplikasi dari perusahaan yang kredibel
Aplikasi dari perusahaan yang kredibel tidak hanya terjamin legalitasnya, tetapi juga umumnya dapat diintegrasikan dengan aplikasi atau software lain yang masih berada dalam naungan perusahaan tersebut. Jika perusahaan Anda tumbuh besar, maka integrasi software bisnis seperti ini sangat dibutuhkan untuk efisiensi administrasi dan kinerja perusahaan.
3c. Pilih aplikasi yang menyediakan versi gratis atau uji coba
Saat membeli suatu produk yang belum pernah dicoba, tentu Anda membutuhkan tester terlebih dahulu bukan? Nah, dalam hal aplikasi atau software, tester tersebut dalam bentuk aplikasi versi gratis (dengan iklan), atau uji coba gratis entah itu selama 14 hari atau 1 bulan. Uji coba gratis ini bermanfaat untuk memastikan apakah fitur yang dihadirkan oleh aplikasi tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.
4. Pilih aplikasi yang menyediakan layanan implementasi
Saat baru pertama kali menggunakan aplikasi slip gaji atau baru pindah aplikasi, tentu Anda masih akan kebingungan cara memasukkan data karyawan dan menggunakan aplikasi tersebut. Oleh karena itu, saat memilih aplikasi payroll terbaik untuk perusahaan Anda, pastikan Anda memilih penyedia aplikasi yang menawarkan pendampingan implementasi yang baik.
5. Pilih aplikasi yang menyediakan layanan purna jual terbaik
Layanan purna jual terbaik dibutuhkan untuk berjaga-jaga jika suatu saat Anda mengalami masalah ketika menggunakan aplikasi tersebut.Layanan purna jual ini bisa berbentuk garansi, customer service khusus, diskon dan lain sebagainya. Untuk mengetahui hal ini, Anda bisa bisa memeriksa review dari berbagai pengguna aplikasi payroll tersebut di internet atau platform ketenagakerjaan, seperti LInkedIn dan Blind.
6. Pilih aplikasi dengan layanan keamanan terbaik
Data-data HR sebuah perusahaan tidak hanya berisi data-data penting perusahaan tersebut, tetapi juga data rahasia dari masing-masing karyawan, seperti foto, tempat tanggal lahir, email dan bahkan alamat rumah. Oleh karena itu, data-data ini harus dijaga kerahasiaannya.
Untuk memastikan data karyawan perusahaan Anda aman, pastikan Anda menggunakan aplikasi slip gaji dan payroll terbaik. Beberapa aplikasi diatas juga menyediakan fasilitas keamanan terbaik dalam bentuk private data center. Dengan sistem private data center, data-data penting perusahaan Anda tidak akan digabung dengan data perusahaan lain, sehingga lebih aman dari serangan siber.
7. Pilih aplikasi dengan fitur yang lengkap dan dapat dikustomisasi
Fitur yang lengkap, seperti data absensi, cuti dan bonus karyawan dibutuhkan untuk memastikan gaji karyawan dikirim sesuai dengan kebijakan perusahaan. Begitu pula dengan kustomisasi fitur. Layanan ini penting sebab, setiap perusahaan tentu memiliki variabel pengurang dan penambah gaji yang berbeda, sehingga banyak fitur harus disesuaikan. Untuk mengetahui hal ini, Anda bisa berkomunikasi dengan sales agent dari masing-masing aplikasi dan meminta demo produk. Sebab, kebutuhan masing-masing perusahaan akan berbeda, sehingga tidak akan cukup jika Anda hanya mencari review fitur ini di internet saja.
Perkembangan teknologi mempermudah berbagai aspek bisnis, termasuk pengelolaan dan pengiriman data gaji untuk setiap karyawan. Tingkatkan kepuasan kinerja karyawan perusahaan Anda dengan memberikan take home pay yang akurat sesuai dengan kontribusi mereka tetap perusahaan. Dengan demikian, karyawan senang, produktivitas perusahaan meningkat.
