Menyelenggarakan sebuah acara tentunya membutuhkan biaya yang cukup besar. Maka dari itu, Anda disarankan untuk mencari sponsor guna membiayai kegiatan yang akan dilaksanakan.
Proses mendapatkan sponsor ini membutuhkan waktu dan usaha yang maksimal. Pasalnya, tidak semua perusahaan/organisasi/instansi bersedia untuk memberikan bantuannya demi terselenggaranya acara Anda.
Nah, artikel berikut ini akan memberikan beberapa cara mendapat sponsor untuk berbagai acara yang bisa diimplementasikan. Penasaran? Mari simak pembahasan lebih lengkapnya pada penjelasan di bawah ini!
Cara Mendapatkan Sponsor untuk Acara
Berikut ada beberapa cara mencari sponsor untuk event yang bisa Anda implementasikan:
1. Buat Proposal Sponsorship yang Menarik dan Profesional
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat proposal sponsorship. Proposal sangatlah penting dan memegang peranan utama dalam keberhasilan mendapatkan sponsor untuk event.
Mengapa demikian? Dalam proposal, terdapat informasi lengkap terkait acara yang akan dilaksanakan. Mulai dari tujuan event, kegiatan yang akan diselenggarakan, pihak-pihak yang terlibat, target audiens, paket sponsorship, hingga perkiraan biaya yang akan dikeluarkan untuk keberjalanan acara.
Dari proposal, pihak sponsorship bisa mempertimbangkan apakah mereka bisa mendapatkan keuntungan dari membantu terselenggaranya acara Anda. Maka dari itu, Anda perlu membuat proposal sponsorship yang menarik, tetapi tetap profesional.
Menarik di sini bisa berkaitan dengan desain atau template proposal yang digunakan. Misalnya, Anda berencana akan menyelenggarakan festival musik. Nah, agar menarik perhatian calon sponsor, Anda bisa mendesain proposal dengan tema yang colorful atau sesuai dengan konsep festival musik Anda.
2. Tentukan Jenis Sponsor
Setelah membuat proposal, Anda perlu menentukan jenis sponsor apa yang akan dituju. Pada umumnya, terdapat 5 jenis sponsor, yaitu: sponsor utama, sponsor umum sponsor resmi, sponsor teknis, dan sponsor partisipasi.
Sederhananya, setiap jenis sponsor ini menentukan besaran dukungan yang bisa diberikan oleh calon sponsor untuk penyelenggaraan acara Anda. Dukungan ini tidak selalu berbentuk uang, tetapi bisa juga berbentuk dukungan seperti promosi acara, pemberian produk untuk doorprize atau hadiah pemenang, dan masih banyak lagi disesuaikan dengan kebutuhan dan kesepakatan Anda.
3. Buat Pilihan Paket Sponsorship
Masih terkait isi proposal sponsorship, Anda dapat membuat berbagai pilihan paket sponsorship yang bisa dipilih oleh calon sponsor yang dituju. Setiap paket tentunya menawarkan benefit (keuntungan) yang berbeda.
Semakin tinggi paket yang diambil oleh calon sponsor, semakin besar pula keuntungan yang akan didapat. Misalnya, penyebutan merek bisnis/organisasi di materi promosi oleh MC, pemasangan iklan di sosial media, hingga pencantuman logo perusahaan di spanduk/konten acara.
Pilihan paket ini perlu dipertimbangkan dengan baik agar calon sponsor pun lebih tertarik untuk bekerja sama demi terselenggaranya acara Anda.
4. Cari Sponsor yang Berkaitan dengan Konsep/Jenis Acara
Setelah proposal dan seluruh isinya sudah dibuat maksimal, sekarang saatnya mencari calon sponsor. Ada berbagai cara yang bisa Anda lakukan. Mulai dari mendatangi kantor sebuah perusahaan atau organisasi secara langsung, menghubungi lewat SMS atau telepon, dan mengirimkan proposal lewat email.
Anda bisa melakukan seluruh cara tersebut dengan tetap memperhatikan apakah perusahaan yang dituju berkaitan dengan konsep atau jenis acara. Misalnya, Anda akan menyelenggarakan event bazaar makanan. Nah, Anda dapat menghubungi calon sponsor yang bergerak di bidang makanan dan minuman untuk mendukung acara.
5. List dan Hubungi Calon Sponsor yang Potensial
Dalam proses pencarian calon sponsor, Anda juga bisa mulai membuat list atau daftar mana saja perusahaan atau organisasi yang potensial untuk membantu event. Dari list yang sudah ada, kemudian barulah Anda hubungi pihak bersangkutan melalui cara yang sudah disebutkan di atas.
Ketika menghubungi calon sponsor, pastikan Anda tetap mengutamakan profesionalitas dan penggunaan kalimat yang sopan, ya! Kesan pertama (first impression) sangatlah penting untuk menarik perhatian calon sponsor.
Selain menghubungi langsung, Anda juga bisa loh memanfaatkan sosial media. Lewat media sosial, Anda dapat menginformasikan bahwa Anda terbuka untuk sponsor bergabung dan bekerja sama dalam event yang akan dilaksanakan.
6. Presentasikan Proposal Sponsor dengan Maksimal
Jika dari list calon sponsor berhasil untuk lanjut ke tahap pertemuan, pastikan Anda mempresentasikan kembali proposal dengan maksimal, ya!
Proses presentasi ini sangatlah penting karena Anda harus meyakinkan calon sponsor agar mau membantu mendanai atau memberi dukungan untuk event. Dalam presentasi ini juga, Anda bisa melakukan negosiasi jika calon sponsor tidak ingin mengambil paket yang tersedia, tetapi tetap ingin ikut serta dalam event.
7. Follow Up dan Jalin Hubungan Baik dengan Pihak Sponsor
Terakhir, jangan lupa untuk selalu follow up atau menanyakan perkembangan terkait disetujui atau tidaknya sponsor dari perusahaan yang dihubungi. Namun, pastikan Anda tidak menghubunginya setelah mengirimkan proposal, ya.
Anda bisa melakukan follow up setelah satu atau dua minggu setelah dikirimkannya proposal. Tujuannya adalah agar Anda mengetahui apakah proposal sudah dibaca atau belum.
Jika tidak terima, Anda tetap harus menjalin hubungan baik dengan pihak terkait. Hal ini penting karena bisa saja perusahaan/organisasi tersebut berkesempatan bekerja sama untuk acara berikutnya.
Contoh Proposal Sponsorship
Sudah menerapkan beberapa cara mendapatkan sponsor untuk event di atas? Agar peluang diterima lebih besar, berikut ada contoh proposal sponsorship yang bisa dijadikan referensi:
1. Cover Proposal Sponsorship
Sumber: Scribd.
2. Paket Proposal Sponsorship
Sumber: SlideShare.
Nah, itulah beberapa cara mendapat sponsor untuk berbagai acara yang bisa Anda coba implementasikan. Pastikan Anda membuat proposal sponsorship yang menarik, tetapi tetap profesional. Semoga berhasil!
