Seiring berkembang pesatnya bisnis online, berkembang pula salah satu profesi di bidang komunikasi yaitu customer service. Saat ini, kebanyakan perusahaan atau pun bisnis telah menggunakan jasa customer service online.
Selain untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen, profesi ini biasanya bertugas untuk menerima saran, kritik dan masukan dari pelanggan. Nah, jika Anda tertarik menjadi customer service online, berikut beberapa informasi mengenai pengertian, tugas dan tips jitu menjadi CSO yang harus Anda tahu!
Apa Itu Customer Service Online?
Customer Service Online adalah profesi yang berinteraksi langsung dengan pelanggan. Baik itu merupakan pelayanan kepada konsumen atau pun menghadapi keluhan dari pengguna produk atau jasa yang ditawarkan. Tak jarang, CSO juga menjelaskan mengenai berbagai pelayanan atau pun produk yang tersedia di suatu perusahaan.
Oleh karena itu, untuk bisa menjadi CSO, Anda harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Sehingga dalam menjalankan pekerjaan Anda, bisa efektif dan efisien. Dengan begitu, Anda juga bisa menerima dengan baik masukan yang diberikan konsumen, sehingga segala permasalahan yang diatasi dapat terselesaikan dengan baik dan pelanggan merasa puas.
Apa Saja Tugas Customer Service Online?
Setelah mengetahui mengenai pengertian CSO, selanjutnya adalah mengetahui mengenai tugas dan tanggung jawab seorang customer service online. Berikut penjelasan lebih lanjutnya.
1. Melayani pelanggan
Tugas utama seorang CSO adalah melayani pelanggan. Karena disini Anda merupakan customer service online, maka biasanya Anda akan berinteraksi dengan konsumen ataupun pelanggan secara online.
Nah, biasanya CSO berinteraksi dengan menggunakan online chat di berbagai media sosial resmi milik perusahaan, atau pun via telpon. Orang-orang yang menelpon CSO biasanya memerlukan informasi tertentu mengenai produk atau jasa yang ditawarkan. Oleh karena itu, sebisa mungkin berikan informasi yang jelas dan terperinci kepada pelanggan.
2. Menerima keluh kesah dan permasalahan konsumen
Karena berinteraksi langsung dengan pelanggan, maka tugas lain yang diemban seorang CSO adalah mendengarkan keluh kesah dan permasalahan konsumen yang berkaitan dengan produk atau jasa yang dijual oleh perusahaan. Tak jarang Anda akan menemukan konsumen dengan karakteristik tertentu, maka Anda harus dapat memahaminya.
Misalnya jika konsumen mengalami kendala dalam proses pengiriman, atau menerima produk yang tidak sesuai biasanya ia akan menghubungi CSO. Konsumen akan menyampaikan permasalahan tersebut. Nah, sebagai CSO Anda harus bisa merespon dengan cepat keluhan pelanggan. Sekaligus bisa memberi solusi yang dapat menyelesaikan masalah.
3. Menguasai segala informasi mengenai produk/ jasa
Tugas selanjutnya adalah mengetahui secara detail informasi mengenai produk atau jasa yang sedang ditawarkan maupun profil perusahaan. Sebab ketika melayani konsumen, informasi ini bisa digunakan untuk meyakinkan konsumen. Segala informasi seperti keunggulan dan kekurangan produk, cara menggunakan, serta spesifikasi produk menjadi sangat berguna untuk diketahui seorang CSO.
Informasi ini juga akan berguna ketika konsumen bertanya mengenai produk atau jasa yang dijual oleh perusahaan. Anda juga harus mengetahui mengenai perkembangan terbaru perusahaan serta inovasi produk yang dilakukan. Semakin lengkap informasi yang Anda punya, semakin mudah pula Anda melakukan tugas sebagai CSO.
4. Meneruskan laporan dari konsumen
Tugas selanjutnya dari seorang CSO adalah meneruskan laporan atau permasalahan yang dihadapi oleh pelanggan kepada pihak yang bersangkutan. Misal dalam sebuah bisnis online di bidang fashion, konsumen memperoleh barang yang jahitannya tidak sesuai.
Nah, Anda bertugas menyampaikan hal tersebut kepada bagian produksi atau pun gudang, supaya bisa mengirimkan produk baru sesuai dengan pesanan pelanggan. Tentunya dengan prosedur yang telah ditetapkan di perusahaan. Nah, setiap perusahaan atau bisnis online memiliki peraturan tersendiri dalam mengatur hal ini.
5. Meyakinkan pelanggan
Tugas lain seorang CSO adalah meyakinkan pelanggan untuk membeli produk atau menggunakan jasa yang dijual oleh perusahaan maupun bisnis online. Biasanya setelah menerima informasi, konsumen akan merasa ragu-ragu. Nah, disinilah peran CSO untuk meyakinkan pelanggan.
Mungkin hal ini terlihat sepele, namun kemampuan komunikasi untuk meyakinkan pelanggan memerlukan skill khusus yang tidak dimiliki seseorang. Namun kemampuan ini bisa dipelajari. Jika Anda tertarik bekerja di profesi ini, maka segera persiapkan skill meyakinkan pelanggan ini.
6. Teliti dan sabar mendengar keluhan
Terakhir, tugas seorang CSO adalah teliti dan sabar mendengar keluh kesah dari konsumen. Ketelitian dan kesabaran menghadapi konsumen harus dilakukan karena dalam sehari Anda harus menghadapi puluhan hingga ratusan konsumen. Ini juga merupakan salah satu karakteristik wirausahawan.
Anda harus terus bersemangat dan sigap menghadapi keluh kesah dari konsumen. Sehingga tidak ada miss komunikasi atau pesan yang tidak sampai. Komunikasi yang dilakukan harus seefektif mungkin.
Tips Jitu Menjadi CSO yang Handal
Setelah mengetahui mengenai tugas dan tanggung jawab seorang CSO, langkah selanjutnya adalah mengetahui tips menjadi CSO handal. Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan supaya Anda bisa bekerja secara profesional.
Berkomunikasi dengan baik
Tips jitu pertama untuk menjadi CSO yang handal adalah melakukan komunikasi yang sebaik-baiknya dengan konsumen. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang mudah dimengerti oleh kedua belah pihak. Jangan lupa gunakan bahasa yang sopan dengan pembawaan yang ramah, sehingga saat berinteraksi dengan pelanggan, konsumen akan merasa nyaman.
Melatih respon cepat
Menjadi CSO menuntut respon cepat dalam keluhan pelanggan. Oleh karena itu Anda harus melatih respon cepat terhadap segala sesuatu yang ada di sekitar Anda. Dengan memberikan respon yang cepat pelanggan akan merasa diperhatikan dan merasa puas. Pelayanan yang cepat dan teliti seperti dapat meningkatkan kredibilitas Anda.
Perluas jaringan sebagai customer service online
Memperluas jaringan membuat Anda dapat menemukan karakter manusia yang berbeda-beda. Dengan begitu Anda bisa lebih memahami karakter tersebut. Sama halnya dengan pelanggan, karakter yang dimiliki tentunya berbeda-beda. Nah, dengan memiliki pengetahuan dasar karakteristik manusia Anda akan lebih mudah menghadapinya.
Latih terus skill meyakinkan pelanggan
Tips terakhir untuk menjadi CSO handal, Anda harus melatih terus kemampuan atau skill Anda dalam meyakinkan pelanggan memberi produk atau menggunakan jasa yang ditawarkan bisnis Anda. Sebab kemampuan ini memang sangat diperlukan dalam komunikasi.
Anda bisa melatih hal tersebut di kehidupan sehari-hari, seperti meyakinkan kerabat untuk membeli produk tertentu. Atau merekomendasikan produk kepada teman-teman Anda. Semakin baik kemampuan Anda meyakinkan pelanggan, semakin baik Anda dinilai dalam melakukan profesi ini.
Nah, berikut tadi merupakan informasi, tugas serta tips jitu menjalani profesi menjadi CSO yang handal. Ingat, baik menjadi CS online maupun offline, keduanya tetap membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik.
Apalagi untuk profesi ini Anda tidak dapat melihat secara langsung konsumen, bagaimana tanggapan dan sikap mereka, sehingga lebih sulit untuk memahaminya.
Oleh karena itu, Anda harus mempersiapkan dengan baik segara skill dan benar-benar memahami tugas dan tanggung jawab seorang customer service online agar ketika bekerja, pekerjaan Anda terasa menyenangkan. Selamat mencoba!
