Salah satu skill yang harus dibangun oleh seorang pengusaha adalah problem-solving skill atau keahlian dalam memecahkan masalah. Hal ini karena setiap bisnis pasti akan menghadapi berbagai masalah, baik itu kecil, sedang atau besar.
Nah, tugas dari seorang pengusaha yang baik bukanlah untuk duduk diam menunggu masalah selesai dengan sendirinya. Seorang pengusaha sukses dituntut untuk berani beraksi mencoba untuk mengidentifikasi, mengurai dan pada akhirnya menyelesaikan masalah tersebut.
Stres, tidak bisa berpikir mengenai bagaimana cara menyelesaikan masalah adalah hal yang wajar. Salah satu cara untuk membantu mengatasi stres dan kebingungan ini adalah dengan menuliskan rincian masalah tersebut ke dalam sebuah instrumen yang bernama fishbone diagram.
Pengertian Fishbone Diagram
Fishbone diagram adalah framework atau kerangka berpikir yang digunakan untuk membantu mengidentifikasi dan mencari solusi permasalahan bisnis. Disebut demikian, karena diagram ini memiliki bentuk selayaknya tulang ikan. Diagram ini berguna untuk membantu mengidentifikasi masalah dan solusinya, di dunia bisnis dan pribadi.
Fishbone diagram pertama kali ditemukan oleh seorang ilmuwan Jepang bernama Kaoru Ishikawa pada tahun 1968. Oleh sebab itu, nama lain dari kerangka berpikir ini adalah Ishikawa Diagram.
Struktur Fishbone Diagram
1. Pokok permasalahan
Bagian pertama dari fishbone diagram adalah pokok permasalahan (akibat). Pokok permasalahan dan rinciannya ini ditulis di bagian kepala ikan. Dalam hal ini Anda bisa menuliskan kapan pokok permasalahan tersebut terjadi dan apa saja rinciannya.
2. Faktor penyebab
Di bagian tulang yang menyangga badan dan sirip ikan, ada beberapa faktor penyebab yang bisa dituliskan oleh pebisnis. Beberapa faktor penyebab tersebut adalah:
- Method. Bagian method berisi berbagai penyebab permasalahan yang berasal dari tata cara operasi perusahaan, mulai dari proses produksi, pemasaran, hingga distribusi.
- Manpower. Manpower berkaitan dengan sumber daya manusia yang menjadi penyebab permasalahan tersebut terjadi. Misalnya, masalah sebuah perusahaan disebabkan karena kurangnya tenaga kerja di bidang pemasaran.
- Material. Bagian material diisi dengan berbagai penyebab permasalahan yang berasal dari bahan baku produk, baik itu dari segi kualitas, kuantitas maupun penyimpanan. Misalnya, pendapatan turun karena harga bahan baku naik.
- Machine. Permasalahan yang dihadapi oleh sebuah perusahaan juga bisa terjadi karena kurangnya berbagai peralatan dan mesin yang dibutuhkan. Hal tersebut dirinci pada bagian ini.
- Measurement. Measurement adalah faktor-faktor terkait dengan angka dan penghitungan yang bisa menyebabkan permasalahan terkait, seperti salah memasukkan biaya bahan baku dan lain sebagainya.
- Mother Nature. Faktor yang satu ini untuk menampung berbagai hal yang bisa menyebabkan masalah pada bisnis Anda, namun tidak bisa Anda kontrol, seperti pandemi covid19, bencana banjir, kebakaran dan lain sebagainya.
Cara Membuat Fishbone Diagram
Berikut ini beberapa langkah membuat fishbone diagram dan melakukan fishbone analisis:
1. Mengidentifikasi masalah
Tentu sebelum mencari solusi untuk sebuah permasalahan, Anda harus bisa mengidentifikasi apa sebenarnya yang menjadi masalah dalam perusahaan Anda. Solusinya belakangan saja, yang penting masalahnya dulu yang ditulis.
Dengan menulis masalah tersebut di bagian kepala diagram ini, setidaknya masalah tersebut tidak hanya bersarang di kepala Anda dan Anda telah melakukan langkah pertama untuk menyelesaikannya. Sebab, tidak dapat dipungkiri kalau salah satu penyebab mengapa sebuah masalah tidak kunjung selesai adalah karena masalah tersebut dibiarkan hanya ada di dalam otak dan membuat overthinking dengan tanpa aksi apapun.
2. Mencari sumber daya yang terlibat dalam masalah tersebut
Setelah masalah berhasil ditulis, kini saatnya Anda mencari dan mengumpulkan berbagai sumber daya yang sekiranya terlibat dalam masalah tersebut. Misalnya, pendapatan perusahaan Anda turun hingga 15%, maka Anda bisa mengumpulkan manager atau staf yang bertanggungjawab terhadap penjualan, produksi, pemasaran dan keuangan.
3. Mencari penyebab permasalahan
Setelah beberapa orang yang terlibat berkumpul, kini saatnya Anda melakukan brainstorming atau rapat untuk mengidentifikasi apa penyebab utama terjadinya permasalahan tersebut. Dengan melakukan brainstorming ini, Anda bisa mendapatkan masukan dari orang lain sekaligus menyuarakan pendapat Anda sendiri.
Dalam mencari penyebab permasalahan ini, Anda bisa menggunakan berbagai data yang dibutuhkan supaya hasil fishbone analisis bisa lebih akurat dan solusinya tepat.
4. Mencari solusi
Permasalahan sudah jelas, penyebabnya juga sudah jelas, maka kini saatnya Anda dan rekan-rekan Anda mencari solusi yang tepat. Solusi ini bisa apa saja tergantung dari permasalahannya, seperti merumuskan strategi pemasaran yang baru, menambah atau mengurangi karyawan, hingga mencari supplier dengan harga barang yang lebih rendah.
Contoh Fishbone Diagram
Mari kita bahas contoh fishbone diagram untuk ibu-ibu karyawan kantor pada gambar di atas:
1. Pokok permasalahan
Pekerja datang ke kantor telat, misalnya jam masuk kantor pukul 7.45, dia baru datang pukul 8.00, sehingga sering terkena teguran dari atas atau terkena potongan gaji.
2. Faktor penyebab
| Method | Alarm tidak berbunyi |
| Sering bangun kesiangan | |
| Rute ke kantor yang berkelok-kelok | |
| Jarak ke kantor | |
| Manpower | Harus mengurus anak di rumah |
| Demotivasi | |
| Capek | |
| Malas | |
| Material | Harus masak terlebih dahulu |
| Bensin sering habis | |
| Pakaian itu-itu saja | |
| Listrik sering habis | |
| Measurement | Perusahaan tidak menawarkan bonus |
| Susah mencatat waktu | |
| Tidak ada insentif tambahan | |
| Harus mengantar anak ke sekolah | |
| Mesin | Tidak ada mesin kopi di pantry |
| Ke kantor naik mobil atau kereta | |
| Alarm tidak berbunyi | |
| Mother nature | Macet |
| Asap | |
| Hujan |
Dengan berbagai permasalahan di atas, ibu-ibu tersebut bisa mengumpulkan terlebih dahulu pihak yang terkait, seperti suaminya dan anaknya yang sudah mulai beranjak dewasa untuk diajak menemukan solusi bersama.
Solusi bersama tersebut contohnya seperti:
- Volume alarm dinaikkan dua kali lipat.
- Ibu membuat kopi mandiri di rumah.
- Suami istri mengantarkan anak ke sekolah secara bergantian.
- Alih-alih menggunakan mobil yang semakin membuat macet, Ibu tersebut bisa naik motor saja ke kantor dengan lewat jalur-jalur alternatif.
- Untuk mengatasi stres, demotivasi, dan capek, ibu tersebut bisa mengambil cuti beberapa hari untuk mendapatkan istirahat yang cukup.
- Untuk mengatasi aspek measurement, Ibu tersebut bisa mencoba mengajukan tambahan benefit kepada perusahaan.
Seperti kata Lenka dalam lagu lamanya “Trouble is a Friend”, masalah akan selalu ada dalam hidup manusia. Tinggal bagaimana manusia tersebut bisa mencari solusi dan mengatasinya. Fishbone diagram dan fishbone analisis adalah salah satu instrumen atau kerangka berfikir yang bisa digunakan untuk membantu mengurai dan mengatasi masalah yang ada.
