Hotel atau bisnis penginapan adalah salah satu bisnis yang memiliki struktur organisasi khusus. Ini disebabkan karena seringkali hotel memiliki fasilitas yang bermacam macam mulai dari pelayanan kamar hingga restoran, bar atau bahkan ruang pertemuan yang biasa dipakai untuk acara pernikahan dan lain-lain.
Selain itu, ukuran hotel juga sangat mempengaruhi struktur organisasi hotel tersebut. Hotel berbintang yang memiliki jaringan besar seperti Archipelago Group atau Tentrem Group tentu memiliki struktur organisasi yang berbeda dengan hotel dan penginapan menengah yang tersebar di sekitar Jalan Malioboro.
Tidak jarang, untuk menekan biaya karyawan, hotel menengah dan kecil justru akan menggunakan tenaga outsourcing daripada karyawan tetap. Untuk lebih lengkapnya, mari simak penjabaran tentang organisasi hotel berikut.
Struktur Organisasi Hotel Besar Bintang 5, 4, dan 3
Hotel bintang 5 adalah hotel dengan kualitas terbaik di kelasnya. Hotel ini harus memiliki minimal 100 kamar dengan fasilitas standard dan 4 kamar suite yang masing-masing kamarnya berukuran 26 dan 52 meter persegi. Umumnya hotel dengan klasifikasi ini memiliki fasilitas lengkap seperti, bar, restoran, club, dan bahkan kolam renang.
Hotel bintang 4 adalah hotel dengan fasilitas yang cukup lengkap Hotel ini minimal memiliki kamar standar berjumlah 50 unit dan kamar suite 3 unit dengan ukuran 48 meter persegi. Selain itu, ukuran lobbynya juga lebih dari 100 meter persegi.
Kelas bintang 3 sedikit di bawah hotel bintang 4 dengan klasifikasi kamar standar berukuran 24 meter persegi berjumlah 30 unit dan kamar suite berukuran 48 meter persegi berjumlah 2 unit.
Beberapa group perhotelan seperti Pudjiadi Group atau Archipelago Group seringkali memiliki hotel dengan klasifikasi 3 kelas di atas. Namun tak jarang juga sebuah hotel bintang 5, 4 atau 3 berdiri mandiri tanpa bergabung dengan group apapun.
Terlepas tergabung dengan grup perhotelan maupun tidak, berikut ini struktur organisasi hotel bintang 5, 4 dan 3 beserta pembagian kerja setiap divisinya:
General Manager: General Manager atau GM adalah orang yang berperan selayaknya CEO pada bisnis perhotelan. GM mengatur setiap proses berjalannya hotel. Umumnya GM dibantu oleh team yang terdiri dari Assistant General Manager, Secretary dan Deputy General Manager.
Dibawah GM ada beberapa manajer atau setara manajer yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun dalam contoh bagan di atas, ada beberapa jenis manajer sebagai berikut:
- Finance Manager: Manajer keuangan atau finance bertugas untuk mengatur dan mengawasi setiap uang yang keluar dan masuk perusahaan. Di bawah finance manager ada staf akuntansi dan petugas kasir.
- HR Manager: Manajer Sumber Daya Manusia atau HR Manager adalah orang yang bertugas mengatur gaji karyawan, menyeleksi karyawan yang masuk dan mencari karyawan-karyawan outsource jika memang dibutuhkan.
- Sales Manager: Sales Manager adalah orang yang bertanggung jawab terhadap aspek penyewaan dan pemasaran unit kamar dan ruang pertemuan. Dalam hal ini, mereka bertugas untuk menghadapi tamu sebelum tamu tersebut memesan kamar ataupun ketika mereka melakukan pembatalan dan lain-lain.
- Executive Head Chef (EHC): EHC adalah orang yang bertanggung jawab atas semua proses kerja di bagian dapur hotel mulai dari mencari karyawan, mengendalikan biaya pengeluaran dapur dan lain-lain. EHC mengendalikan dua sektor F&B perusahaan yaitu F&B Services yang berisi karyawan restoran dan bar serta F&B product yang berisi karyawan yang bertugas membuat makanan untuk tamu perusahaan baik itu makanan berat (Hot Kitchen) maupun makanan ringan (Pastry).
- Operation Manager: Manajer operasi adalah orang yang bertanggung jawab terhadap kualitas pelayanan hotel. Oleh sebab itu, dia membawahi tim Housekeeping (petugas kebersihan fasilitas umum dan kamar), Front Office (layanan pelanggan) dan tim keamanan (Security).
- Logistic Manager: Bisnis perhotelan adalah bisnis yang membutuhkan banyak logistik mulai dari logistik bahan makanan yang akan dimasukkan ke dapur, logistik kamar seperti bed cover, bantal dan lain-lain. Maka dari itu, adanya manajer logistik sangat dibutuhkan.
- Public Relation Manager: Tidak jarang sebuah hotel besar menjalin kerjasama dengan banyak vendor seperti, vendor penyedia logistik, vendor restoran dan lain-lain. Oleh sebab itu, bisnis ini tetap membutuhkan tim PR untuk memastikan komunikasi bisnis tersebut dengan stakeholder dapat berjalan dengan baik.
Struktur Organisasi Hotel Menengah
Hotel bintang 2 adalah hotel yang memiliki minimal 20 kamar standar dengan ukuran 22 meter persegi dan 1 kamar suite dengan ukuran 44 meter persegi (Tempo). Hotel bintang 1 adalah hotel yang memiliki minimal 15 kamar standar dengan ukuran 20 meter.
Struktur organisasi hotel menengah ini cenderung lebih sederhana daripada struktur organisasi hotel bintang 5,4 dan 3. Sebab, seringkali pemilik juga merangkap sebagai karyawan dan hotel kelas ini juga lebih sering menggunakan jasa outsourcing daripada karyawan tetap untuk menekan biaya usaha.
Berikut ini bagan contoh struktur organisasi hotel kelas menengah:
Adapun secara garis besar, pembagian kinerja masing-masing divisi kurang lebih sama dengan pembagian kinerja pada hotel besar. Hanya saja disini divisi F&B hanya berisi F&B manager saja karena kemungkinan besar dia hanya akan menggunakan jasa outsource untuk memberikan hidangan kepada tamunya atau tamu dipersilahkan untuk membeli makanan secara mandiri.
Hal ini karena umumnya harga menginap di hotel kelas ini lebih rendah daripada kelas di atasnya.
Struktur Organisasi Hotel Kecil
Di Indonesia, banyak sekali penginapan-penginapan yang bahkan tidak termasuk ke dalam kategori di atas. Tak jarang hal ini bukan karena kualitas yang ditawarkan, melainkan karena jumlah kamar yang kurang, fasilitas tambahan seperti restoran, bar atau cafe yang tidak ada atau memang konsep yang ditawarkan berbeda.
Ada beberapa penginapan yang berkonsep rumah (Homestay/Guest House), Bunk Bed and Breakfast, Motel dan Capsule. Masing-masing jenis penginapan menawarkan harga dan memiliki struktur organisasi yang berbeda. Namun, setidaknya mereka memiliki 3 divisi utama yaitu:
Dalam perusahaan kecil berupa penginapan, seringkali owner terlibat aktif mengurus bisnis entah itu membantu menjadi front office atau turut membantu mendongkrak penjualan dan merekrut karyawan.
Namun demikian, tak jarang juga satu owner memiliki beberapa penginapan di berbagai daerah karena memang ingin mengambil segmen pelanggan dari kelas menengah ke bawah. Jika demikian, maka dia akan dibantu oleh manajer area yang secara khusus ditempatkan untuk mengelola penginapan miliknya di suatu daerah tertentu.
Demikian informasi mengenai struktur organisasi hotel dan penginapan dari hotel besar hingga penginapan kecil. Secara garis besar susunan organisasi sebuah hotel dan penginapan akan lebih rumit seiring dengan perkembangan fasilita dan ukurannya secara keseluruhan. Semoga informasi ini bermanfaat untuk Anda yang ingin mendirikan bisnis penginapan atau menjadi karyawan hotel dan penginapan tertentu.
