Setiap institusi baik itu perusahaan, lembaga pemerintahan maupun lembaga swadaya masyarakat pastilah terdiri dari banyak orang dengan berbagai karakter. Untuk mencapai tujuan dari institusi tersebut, orang dengan banyak karakter dan pekerjaan tersebut harus disatukan dalam satu payung koordinasi yang baik. Nah, mengelola dan mengawasi payung koordinasi itulah yang menjadi tugas koordinator.
Apa Itu Koordinator?
Koordinator adalah suatu jabatan yang dibutuhkan dalam industri apapun untuk mengkoordinasi setiap staff yang ada di dalam naungannya. Biasanya untuk bekerja di posisi ini, Anda tidak perlu memiliki spesifikasi pendidikan tertentu. Hanya saja, Anda harus pernah menjadi staf di bidang tersebut sebelumnya.
Contoh untuk menjadi koordinator bidang marketing Anda tidak perlu memiliki gelar S1 manajemen marketing terlebih dahulu akan tetapi Anda harus memiliki pengalaman di bidang marketing selama sekian tahun. Hal ini karena umumnya petugas ini harus terjun langsung ke lapangan sehingga pengalaman lebih dibutuhkan dibandingkan teori.
Seperti yang telah disebutkan di atas, koordinator bisa bekerja di bidang apapun. Namun, secara garis besar terdapat tiga jenis koordinator menurut tugasnya yaitu, koordinator lapangan, koordinator marketing dan koordinator event atau program.
Tugas Koordinator Lapangan
Koordinator lapangan biasanya adalah jabatan yang ada pada perusahaan konstruksi. Umumnya tugas koordinator lapangan sedikit lebih banyak dibandingkan mandor. Berikut ini beberapa tugasnya:
1. Mengawasi seluruh proses pembangunan
Tugas koordinator lapangan yang pertama adalah mengawasi seluruh proses pembangunan mulai dari pemilihan tukang, pelatihan tukang hingga pembayaran tenaga kerja dan bahan baku. Dalam hal ini dia akan menerima laporan dari karyawan yang bekerja di bawahnya.
2. Membuat laporan progress pembangunan
Koordinator lapangan bertanggung jawab kepada perusahaan konstruksi sehingga salah satu tugasnya adalah menulis laporan progress pembangunan entah itu bulanan atau mingguan. Sekali lagi dalam membuat laporan ini dia akan dibantu oleh tenaga kerja di bawahnya.
3. Memastikan proses pembangunan berjalan dengan lancar
Koordinator lapangan harus menerima laporan perekrutan tukang baru, pembelian bahan baku dan masalah lainnya sehingga dia tahu harus bagaimana cara untuk mengatasi masalah tersebut sehingga masalah itu tidak menghambat perkembangan pembangunan proyek.
4. Bertanggung jawab atas kinerja tenaga kerja yang ada dibawahnya
Koordinator lapangan adalah leader di bidangnya. Seorang leader yang baik adalah orang yang bisa dan mau bertanggung jawab atas proses dan hasil kinerja karyawannya. Terlepas dari karyawan tersebut melakukan salah atau tidak.
Tugas Koordinator Marketing
Koordinator marketing adalah petugas yang memimpin proses penjualan dan pemasaran sebuah produk di wilayah tertentu sehingga umumnya koordinator marketing juga disebut dengan koordinator area. Lalu, apa saja tugas dari koordinator marketing? Simak ulasannya berikut:
1. Mengawasi seluruh proses penjualan dan pemasaran di area tertentu
Tidak jarang sales harus terjun ke daerah tertentu untuk menjajakan produk secara door to door. Para sales mobile ini harus bertanggung jawab kepada koordinator yang bertugas di area tersebut.
Misalnya, sales mobile merk rokok A di Kediri, Blitar dan Tulungagung harus melaporkan jumlah penjualan, jumlah kunjungan atau pamit mau cuti ke koordinator marketing area Kediri. Dengan demikian, koordinator marketing tersebut mengetahui alasan mengapa pemasaran dan penjualan produk tidak sesuai target.
2. Membuat laporan hasil pemasaran
Data pemasaran dan penjualan dari para staf ini kemudian ditulis dalam bentuk laporan penjualan dan pemasaran area tertentu untuk kemudian disetorkan kepada manajer pemasaran di kantor pusat. Tujuannya supaya manajer mengetahui kondisi pemasaran yang sebenarnya di lapangan sehingga bisa menentukan strategi pemasaran baru yang lebih tepat sasaran.
3. Memastikan proses pemasaran berjalan dengan lancar
Sales yang terjun langsung ke rumah atau toko konsumen potensial tentu membutuhkan perlengkapan dan peralatan tambahan mulai dari uang ganti bensin kendaraan, kendaraan itu sendiri, buku dan pulpen untuk mencatat dan lain sebagainya. Tugas koordinator adalah memastikan kebutuhan-kebutuhan kecil namun penting ini terpenuhi dengan baik.
Tugas Koordinator Event
Koordinator event adalah petugas yang secara khusus mengkoordinasi event-event tertentu entah itu acara di kampus maupun event dan program perusahaan. Berikut ini beberapa tugasnya:
1. Mengawasi proses berlangsungnya event
Koordinator event harus hadir dari awal sampai akhir event mulai dari pemilihan MC, talent, bintang tamu, susunan acara sampai bersih-bersih pasca event berlangsung. Koordinator event juga harus memimpin berjalannya rapat perencanaan dan rapat evaluasi. Apalagi kalau dia bekerja sebagai event organizers.
2. Memastikan perlengkapan event lengkap
Event seringkali membutuhkan berbagai pernak pernik yang harus disimpan dengan baik supaya tidak hilang. Koordinator event harus memastikan pernak pernik dan kebutuhan logistik event lainnya untuk tetap tersedia. Tujuannya adalah supaya acara tersebut bisa berjalan dengan lancar.
3. Membuat laporan pelaksanaan acara
Tugas koordinator event yang tidak kalah penting adalah membuat laporan pelaksanaan acara. Hal ini karena seringkali koordinator event tidak merangkap menjadi owner perusahaan tersebut sehingga dia harus bertanggung jawab entah itu kepada manajer maupun kepada direktur perusahaan.
Skill Yang Harus Dimiliki Oleh Koordinator
1. Kepemimpinan (Leadership)
Seorang koordinator harus mampu membuat staf yang bekerja di bawahnya untuk mengikuti perintahnya sambil tetap bisa memberikan masukan yang dibutuhkan. Selain itu, dia juga harus bisa bertanggung jawab atas segala hasil timnya baik itu baik maupun buruk. Kedua hal ini hanya bisa dimiliki oleh seorang koordinator yang memiliki skill leadership yang baik.
2. Pengetahuan tentang kondisi lapangan
Leadership saja tidak akan cukup kalau koordinator tidak tahu kondisi lapangan tempatnya bekerja atau tidak tahu mekanisme kerja industri yang dikerjakannya. Oleh karena itu, tidak heran kalau untuk menjadi koordinator dibutuhkan pengalaman alih-alih teori.
Bahkan tidak jarang koordinator khususnya koordinator marketing dipilih sesuai dengan asal daerahnya masing-masing. Misalkan koordinator pemasaran produk di Kediri, Blitar dan Tulungagung akan dipilih pemuda atau pemudi yang berasal dari salah satu tuga kabupaten di Jawa Timur tersebut. Tujuannya adalah supaya dia sudah hafal mengenai wilayah yang akan dikerjakan sehingga proses pemasaran kan berlangsung efektif dan efisien.
3. Problem Solving
Seorang koordinator dituntut untuk mampu menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat, khususnya koordinator lapangan dan marketing. Tujuannya adalah supaya proses pembangunan proyek dan pemasaran tidak berhenti dan terganggu begitu lama. Sebab apabila proyek, pemasaran dan event terganggu, akan ada biaya tambahan yang menjadi beban perusahaan.
4. Skill komunikasi
Seorang koordinator dan leader yang baik tidak hanya akan menyuruh karyawannya untuk melakukan sesuatu dan meninggalkan sesuatu. Dia juga harus bisa mendengarkan opini dari karyawan tersebut dan berkomunikasi dengan pihak luar juga. Oleh sebab itu, seorang koordinator harus memiliki skill komunikasi bisnis yang baik.
