Setiap manusia memiliki latar belakang, pemikiran dan kemampuan yang berbeda beda. Agar dua orang manusia dapat disatukan dalam sebuah organisasi entah itu organisasi bisnis maupun keluarga, harus ada usaha yang menjembatani perbedaan-perbedaan tersebut.
Usaha atau kegiatan tersebut bernama komunikasi. Komunikasi dibutuhkan oleh setiap manusia untuk menjalin hubungan satu sama lain termasuk untuk menjalin hubungan bisnis. Dalam ranah bisnis, hal ini disebut sebagai komunikasi bisnis.
Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah kegiatan pengiriman dan penerimaan informasi antar individu, kelompok atau lingkungan yang bertujuan untuk mempengaruhi perilaku individu atau kelompok lain dalam organisasi (Purwanto, 2003).
Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam sebuah bisnis yang bertujuan agar tujuan bisnis tersebut tercapai (Floyd, 2006). Tujuan komunikasi bisnis adalah untuk mempengaruhi pihak lain agar memiliki visi, misi dan perilaku yang sama dengan Anda sehingga tujuan bisnis Anda bisa tercapai.
Komunikasi bisnis bisa berbentuk apa saja, mulai dari rapat, diskusi dan penandatanganan kontrak kerja, negosiasi dengan pebisnis lain atau dengan pemerintah hingga hal sekecil transaksi jual beli antara penjual dan pembeli.
Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis
Sebuah komunikasi bisnis dapat dikatakan berjalan dengan baik (terlepas dari apapun hasilnya) apabila memiliki kelima unsur di bawah ini:
Pengirim Pesan
Dalam hal ini, pengirim pesan adalah perusahaan Anda yang ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan lain.
Penerima Pesan
Penerima pesan adalah perusahaan lain yang akan menjadi mitra bisnis Anda.
Pesan Yang Disampaikan
Pesan ini dapat berupa negosiasi, diskusi kontrak, ide-ide presentasi dan lain-lain.
Media
Media di sini adalah tempat dan cara Anda melakukan komunikasi bisnis. Media bisa berbentuk pihak ketiga sebagai medium atau lokasi tempat Anda dan calon mitra bertemu.
Umpan Balik
Komunikasi bisnis bisa dibilang cukup berhasil meskipun bisa jadi mitra menolak ide-ide perusahaan Anda. Tapi setidaknya mitra tersebut bersedia memberikan umpan balik sehingga aksi komunikasi bisnis Anda berjalan secara lengkap.
Teknik Komunikasi Bisnis
1. Teknik Verbal
Teknik komunikasi bisnis yang pertama adalah teknik komunikasi verbal. Teknik ini menggunakan bahasa verbal sebagai instrumen komunikasi utama. Anda bisa menggunakan teknik ini dalam berbagai kejadian seperti, rapat, konferensi, presentasi atau negosiasi.
Medium yang digunakan teknik ini juga bisa bermacam macam mulai dari via telepon, bertemu langsung atau menggunakan aplikasi video call dan video conference. Meskipun teknik ini seringkali dibilang sebagai teknik komunikasi terbaik, tapi detail penerapan teknik ini seringkali berbeda tergantung medium yang digunakan.
Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan saat menggunakan teknik ini dalam komunikasi bisnis yang Anda lakukan. Beberapa hal tersebut adalah:
- Nada bicara. Pergunakan nada bicara yang sesuai dengan konteks komunikasi bisnis yang Anda lakukan. Sebab, penggunaan nada bicara yang berlebihan sering disalahartikan oleh penerima. Misalnya, jika Anda presentasi di ruangan yang besar, maka pastikan suara Anda dapat didengar seluruh audience atau jika Anda menggunakan microphone, pastikan suara dan artikulasi Anda cukup jelas.
- Pilihan kata. Tentu ada perbedaan pilihan kata yang harus Anda perhatikan jika Anda ngomong dengan karyawan dan dengan calon mitra bisnis.
2. Teknik Non Verbal
Seringkali orang lupa jika bahasa non verbal seperti gerak bola mata, posisi badan dan bahasa tubuh lainnya mengisyaratkan hal-hal yang kita lakukan secara tidak sadar. Tentu Anda ingat kejadian ketika kanselir Jerman Angela Merkel memutar bola matanya karena bosan dengan pembicaraan yang dia lakukan dengan Donald Trump bukan?
Meskipun detil, bisa jadi hal seperti ini dapat mempengaruhi kesuksesan komunikasi bisnis Anda dengan calon mitra. Contohnya, jika Anda presentasi tapi hanya menghadap layar saja dengan tanpa menatap ke bola mata penonton. Ini akan mengakibatkan penonton bosan dan merasa diabaikan oleh Anda.
Maka dari itu, pastikan Anda belajar tentang cara komunikasi non verbal yang baik seperti, cara presentasi yang baik, cara jadi pendengar yang aktif dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk meyakinkan calon mitra bahwa Anda adalah orang yang benar-benar tertarik untuk bekerja sama dengan mereka.
3. Teknik Tertulis
Email, post it, pesan instan, surat-surat penting adalah bagian dari komunikasi bisnis dengan teknik tertulis. Teknik ini bisa dilakukan jika Anda perlu berbincang dengan rekan bisnis tapi tidak ada waktu untuk bertemu atau pesan yang ingin Anda sampaikan begitu penting sehingga perlu untuk disimpan.
Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan saat Anda menggunakan teknik ini. Hal-hal tersebut adalah:
- Audiens. Mengetahui siapa penerima pesan bisnis Anda sangat penting untuk menentukan bahasa dan gaya tulisan yang Anda tulis di dokumen tersebut agar komunikasi bisnis Anda berhasil. Pastinya harusnya Anda tidak mengirim email dalam Bahasa Indonesia jika salah satu penerima Email Anda adalah warga negara Asing (WNA).
- Formalitas. Perhatikan aspek-aspek formalitas dalam mengirim dokumen tertulis. Aspek formalitas ini seperti, mengirim dokumen lewat Email alih-alih pesan WhatsApp atau jika Email dirasa kurang formal, maka Anda bisa mengirim dokumen tersebut secara langsung. Perhatikan juga waktu pengiriman pesan. Memang tidak jarang ada orang yang tidak masalah jika Anda mengirim email atau pesan WhatsApp di malam hari. Tapi banyak juga yang akan keberatan jika Anda melakukannya.
- Gaya komunikasi. Setiap orang memiliki gaya komunikasi masing-masing. Namun demikian, Anda juga harus menghindari gaya komunikasi informal kepada atasan seperti halnya Anda berkirim pesan dengan rekan kerja.
Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis
1. Komunikasi Eksternal
Komunikasi ini terjadi antara perusahaan Anda dengan calon mitra entah itu calon karyawan baru, pihak perbankan, pemerintah, perusahaan lain maupun masyarakat umum.
2. Komunikasi Internal Ke Bawah
Komunikasi ini terjadi antara pihak atasan seperti, direktur, manajer ataupun mandor kepada staff-staff yang berada dalam wilayah otoritas mereka.
3. Komunikasi Internal Ke Atas
Komunikasi internal jenis ini terjadi ketika staff perusahaan Anda ingin menghubungi atasannya entah itu dalam bentuk tertulis seperti email ataupun laporan maupun secara langsung.
4. Komunikasi Internal Lateral
Komunikasi ini terjadi di antara sesama rekan kerja entah itu, manajer ke manajer ataupun staff kepada staff.
Manfaat Komunikasi Bisnis Yang Baik
Komunikasi bisnis bermanfaat untuk mencapai tujuan perusahaan sebab, dengan komunikasi bisnis yang baik, akan ada keseragaman informasi yang tersebar di perusahaan, rasa keterlibatan karyawan meningkat dan konflik-konflik yang terjadi karena miskomunikasi dapat dihindari.
Selain itu, dengan skill komunikasi bisnis yang baik, Anda juga bisa menarik pihak ketiga seperti perusahaan lain, pemerintah atau perbankan untuk membantu mewujudkan cita-cita bisnis Anda.
Skill komunikasi bisnis yang baik tidak bisa tumbuh serta merta. Perlu banyak waktu dan latihan untuk mengasah kemampuan ini.
