Pernahkah Anda mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus untuk mengejar target dari waktu yang sudah ditentukan? Jika pernah, berarti Anda secara tidak langsung sudah menerapkan konsep multitasking.
Multitasking ini sangat umum dilakukan oleh hampir semua orang, baik itu pekerja kantoran maupun ibu rumah tangga. Bahkan, beberapa orang tidak sadar sedang menerapkan multitasking karena sudah terbiasa melakukan kegiatan tersebut.
Namun, ketidaksadaran tersebut justru berujung pada penundaan pekerjaan karena terlalu banyak yang harus diselesaikan. Maka dari itu, untuk mengasahnya, Anda perlu menerapkan 8 cara melatih multitasking di bawah ini agar semakin produktif. Mari simak informasi lebih lengkapnya pada pembahasan di bawah ini!
Apakah Skill Multitasking Penting?
Pada umumnya, skill (kemampuan) multitasking akan menjadi penting selama dilakukan dengan efektif dan sesuai batas kemampuan diri. Mengapa demikian? Pasalnya, dasar tubuh manusia tidak memungkinkan seseorang untuk melakukan banyak pekerjaan sekaligus dalam satu waktu.
Kemampuan ini akan berperan penting dan berdampak baik ketika hasil akhir dari penerapannya pun optimal. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa skill ini bisa bantu tingkatkan produktivitas, terutama bagi Anda yang bekerja di lingkungan serba cepat.
Ketika seseorang sudah terbiasa menerapkan kemampuan multitasking ini, secara tidak sadar mereka sudah menjadikannya gaya hidup. Alhasil, hal tersebut memengaruhi kebiasaan bahkan hingga waktu bersantai sekalipun.
Jika sudah demikian, tentu Anda perlu mengasahnya lebih dalam lagi agar tidak menjadi ‘senjata makan tuan’. Pasalnya, perilaku ini akan memengaruhi kinerja otak yang berpengaruh pada kemampuan memori manusia. Maka dari itu, Anda perlu menyesuaikan kapasitas diri dalam menerapkan skill ini, ya!
Manfaat Multitasking
Dewasa ini, setiap individu diharapkan bisa memiliki kemampuan multitasking karena berikan sejumlah manfaat seperti di bawah ini:
1. Efisiensi Waktu Pekerjaan
Pekerjaan yang seharusnya selesai dalam beberapa hari bisa dikerjakan dalam 1 hari tentu akan lebih efisien dan menyenangkan. Anda pun bisa memiliki waktu istirahat lebih lama dan pekerjaan tetap selesai pada waktunya.
Misalnya, ketika Anda harus mengikuti rapat di kantor sementara besok harus mempresentasikan kesimpulan hasil rapat tersebut. Ketika rapat berlangsung, Anda bisa sembari mencatat poin-poin penting yang disampaikan beserta kesimpulannya.
Jadi, Anda tidak akan lupa tentang inti materi dari rapat dan bisa segera mengerjakan tugas untuk besok. Terlihat lebih efisien, bukan?
2. Menjaga Performa Otak Tetap Bekerja Optimal
Ketika sedang mengerjakan sebuah tugas, tidak jarang pikiran Anda mungkin teralihkan atau terdistraksi dengan pikiran lain. Pikiran yang teralihkan ini berpengaruh pada performa otak di mana Anda menjadi tidak fokus dengan tugas yang sedang dikerjakan.
Itulah mengapa multitasking ini bisa menjaga performa otak terus aktif dan bekerja optimal karena semua pikiran berfokus pada tugas yang sedang dikerjakan. Dengan kata lain, tidak ada waktu untuk memikirkan hal lain dan hanya bertujuan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Cara Melatih Multitasking untuk Meningkatkan Produktivitas
Walaupun skill multitasking ini terlihat mudah dan umum dilakukan oleh hampir setiap orang, tidak semuanya tahu bagaimana menerapkannya agar lebih produktif. Bahkan, ada beberapa orang juga yang tidak bisa menerapkan kemampuan ini karena mudah teralihkan.
Nah, berikut ada beberapa cara melatih multitasking untuk meningkatkan produktivitas yang bisa mulai Anda pelajari:
1. Buat Rencana Kegiatan yang Akan Dilakukan
Langkah pertama adalah atur dan buat dahulu rencana kegiatan (to-do list) yang akan dilakukan setiap harinya. Dengan membuat rencana ini, Anda akan memiliki gambaran penuh mengenai tugas dan kewajiban serta apa saja yang harus diselesaikan lebih dahulu.
Anda bisa menuliskannya di buku tulis atau memanfaatkan tools/aplikasi online yang memiliki fitur pengingat.
2. Kelompokkan Kegiatan Tersebut Berdasarkan Kesamaan Jenis
Walaupun multitasking berarti Anda melakukan beberapa pekerjaan berbeda dalam satu waktu, bukan berarti Anda melakukannya secara sembarangan, ya! Anda perlu mengelompokkan kembali kegiatan yang sudah disusun berdasarkan kesamaan jenisnya.
Kesamaan ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda, misalnya kesamaan tingkat kesulitan pengerjaan, kesamaan deadline (batas waktu pengumpulan), dan lain sebagainya.
3. Fokus pada Pekerjaan dan Hindari Distraksi
Poin penting dari multitasking yang produktif adalah fokus pada pekerjaan di depan mata. Dalam hal ini, upayakan agar Anda menghindari distraksi seminimal mungkin. Bagaimana caranya?
Caranya adalah dengan mengetahui titik nyaman Anda. Misalnya, Anda hanya bisa fokus apabila sambil mendengarkan musik. Dengan begitu, Anda bisa memasang earphone ketika mengerjakan tugas.
Selain itu, ada juga beberapa orang yang hanya bisa mengerjakan pekerjaan di tempat sepi. Jika memungkinkan, Anda bisa mencari ruangan kosong untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab Anda.
4. Tentukan Skala Prioritas
Perlu dipahami bahwa tidak semua tugas bisa diselesaikan dalam 1 waktu. Pastinya dalam 1 hari ada beberapa tugas yang bisa dialihkan atau ditunda.
Maka dari itu, Anda perlu menentukan skala prioritas berdasarkan pengelompokkan jenis tadi. Dengan menentukan skala prioritas ini, pekerjaan Anda akan lebih efektif dan selesai tepat pada waktunya.
5. Maksimalkan Penggunaan Aplikasi atau Tools
Agar pekerjaan bisa terselesaikan optimal dan efisien, Anda perlu memanfaatkan aplikasi atau tools pendukung. Anda bisa memanfaatkan aplikasi, seperti Notion, Google Calendar, Trello, Forest, dan masih banyak lagi.
Aplikasi-aplikasi tersebut akan bantu mengorganisasikan pekerjaan Anda berdasarkan klaster kebutuhan masing-masing.
6. Beri Jeda Waktu Istirahat
Kemampuan multitasking bukan berarti Anda tidak memiliki waktu istirahat, ya! Anda tetap harus membuat jeda waktu istirahat dari padatnya pengerjaan tugas.
Jeda ini bisa disesuaikan dengan jam kerja atau jam belajar Anda. Misalnya, jeda waktu istirahat makan siang, coffee break, dan sebagainya.
Jeda istirahat ini sangat penting diperhatikan agar otak pun memiliki waktu untuk beristirahat. Jika Anda terlalu lama menatap layar komputer, ada baiknya waktu istirahat digunakan dengan pergi keluar mencari udara segar.
7. Atur Keseimbangan
Tidak semua pekerjaan harus diselesaikan dalam satu waktu. Ada beberapa jenis pekerjaan yang membutuhkan fokus penuh sehingga tidak bisa dicampur dengan tugas lainnya.
Oleh karena itu, penting juga untuk Anda mengatur keseimbangan antara mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus dan tugas yang membutuhkan perhatian khusus. Dengan demikian, kinerja dan kualitas pekerjaan Anda pun tetap stabil dan tidak menurun.
8. Evaluasi Kinerja Harian
Skill multitasking yang diasah ini harus terus dievaluasi. Evaluasi ini untuk mengetahui apakah ada hambatan atau kekurangan yang mengakibatkan turunnya produktivitas kerja.
Jika terdapat hambatan, Anda bisa mempertimbangkan untuk mencari solusi strategis dan efektif untuk menyesuaikannya.
Contoh Multitasking dalam Dunia Kerja
Berikut ada beberapa contoh multitasking dalam dunia kerja yang mungkin sudah Anda terapkan setiap harinya:
1. Mengerjakan Beberapa Dokumen dalam Satu Waktu
Banyaknya dokumen yang harus dibaca, direvisi, dan dianalisis mengharuskan seseorang untuk mengerjakannya secara bersamaan. Tujuannya tentu adalah untuk mengefisiensikan waktu dan mengejar target.
Terlebih bagi Anda yang bekerja di bagian administrasi tentunya sudah tidak asing dengan fenomena ini. Namun, pastikan Anda mengelompokkan dokumen-dokumen tersebut berdasarkan jenis dan skala prioritasnya agar tidak kewalahan, ya!
2. Menerima Panggilan Telepon Sembari Mengetik Dokumen
Bagi yang bekerja di bagian customer service, pastinya sudah terbiasa menerima panggilan telepon dari panggilan. Tidak hanya menerima telepon saja, mereka juga harus mengisi dan mengerjakan dokumen tertentu berdasarkan kebutuhan pelanggan.
Jadi, tidak heran lagi kalau skill multitasking seseorang yang bekerja di bagian ini patut diacungi jempol.
3. Mencatat Materi Sambil Mendengarkan Rapat
Rapat atau meeting yang diadakan tentunya harus disimak dengan baik. Namun, bagi seseorang yang mudah lupa dan tidak fokus justru akan mengalami kesulitan. Itulah mengapa banyak yang mencatat materi yang disampaikan sambil fokus mendengarkan rapat.
Dengan begitu, mereka bisa membaca dan mengevaluasi ulang kembali hasil materi yang disampaikan.
