Membuat agenda rapat yang benar dan efektif sebenarnya perlu dilakukan supaya pertemuan penting saat itu tidak menjadi hal sia-sia tanpa adanya kejelasan. Apalagi jika saat itu peserta atau anggota tim ketika rapat cenderung pasif, tentunya hal ini akan menyulitkan kegiatan atau pencapaian tujuan berikutnya.
Baik itu rapat daring maupun luring, tetap membutuhkan agenda dan interaksi antar anggota juga pemimpin rapat. Interaksi berhubungan dengan komunikasi, sehingga terciptanya komunikasi yang baik antar anggota tim sangat penting supaya tercapai kemauan dan tujuan bersama.
Oleh karena itu, perlu membuat agenda rapat secara benar dan efektif supaya semua orang dalam pertemuan tersebut dapat memahami maksud atau isi dari rapat. Jangan sampai anggota tim hanya bersifat pasif dan tak terjadi interaksi karena akan merugikan sekaligus menghambat dalam hal pencapaian tujuan bersama nantinya.
Jadi, begini cara membuat agenda rapat yang benar dan efektif agar pertemuan penting tersebut tidak menjadi sia-sia sekaligus dapat mempermudah mencapai tujuan bersama nantinya.
Apa Itu Agenda Rapat?
Agenda rapat adalah suatu daftar topik beserta aktivitas yang hendak dilakukan bersama para anggota tim. Tujuan adanya agenda rapat yaitu agar segala kegiatan, perencanaan, maupun tujuan bersama dapat dicapai secara lebih mudah.
Bukan hanya itu, adanya agenda rapat yang benar dan efektif juga penting supaya tercipta interaksi dan komunikasi antar anggota tim. Sehingga, meminimalisir kemungkinan peserta pasif ketika menghadiri pertemuan penting tersebut. Rapat yang terorganisir dan terdapat interaksi aktif di dalamnya dapat mempermudah menemukan sekaligus memecahkankan suatu permasalahan secara bersama.
Apa Isi dari Agenda Rapat?
Isi dari agenda rapat meliputi topik pembahasan atau pokok permasalahan yang hendak dibahas beserta susunan agendanya, antara lain KOP perusahaan atau identitas suatu instansi/organisasi, rincian kegiatan (pembukaan, pembahasan, sesi tanya jawab, dan penutup), isi kegiatan, tanda tangan notulen. Susunan agenda rapat sangat penting supaya pertemuan tersebut jadi lebih terorganisir dan tidak melenceng dari topik pembahasan seharusnya.
Ini adalah contoh agenda rapat sebagai referensi sebelum mengadakan pertemuan penting tersebut.
PT Maju Terus Pantang Mundur
Jl. Raya Utama, Kota XXX
Hari, Tanggal : Selasa, 16 Februari 2022
Waktu : 13.00 – 14.30 WIB
Pembahasan : Strategi Promosi Produk Baru secara Digital
Lokasi : Meeting Room PT Maju Terus Pantang Mundur
Susunan Acara
Pembukaan : Moderator (Sri Ningsih)
Sambutan : Ketua Divisi Marketing PT Maju Terus Pantang Mundur (Aji Jaya)
Topik Pembahasan : Bagaimana strategi promosi produk baru yang tepat jika dilakukan secara digital?
Penutup : Moderator (Sri Ningsih)
Inti Pembahasan
1. Rincian jenis produk yang akan dipasarkan kepada masyarakat luas
2. Cara supaya masyarakat bisa tertarik pada produk baru
3. Strategi marketing di sosial media melalui foto dan video pendek sesuai fitur pada sosial media
4. Target marketing (gender, usia, dan lain-lain)
5. Baik dan buruknya melakukan marketing melalui influencer
6. Isi dan pembuatan konten menarik serta copywrite di sosial media
7. Pertimbangan pemberian diskon, potongan harga, maupun paket bundling
Penutup
Rapat ditutup oleh moderator. Notulen membacakan ringkasan atau kesimpulan dari hasil meeting pada hari itu.
Notulen
(Tanda tangan notulen dan nama terang)
Itu adalah contoh agenda rapat (secara umum) untuk bisa dijadikan sebagai referensi. Sebagai tambahan lainnya, Anda bisa mencantumkan berapa jumlah peserta hadir dan jumlah anggota seharusnya pada saat meeting berlangsung.
Cara Membuat Agenda Rapat yang Benar dan Efektif
Membuat agenda rapat yang benar dan efektif perlu dilakukan supaya tercipta interaksi dan komunikasi baik antar anggota, lebih terorganisir, serta lebih mudah dalam hal mencapai tujuan maupun memecahkan masalah secara bersama. Begini cara membuatnya.
1. Ketahui tujuan dan topik rapat secara detail
Cara membuat agenda rapat yang benar dan efektif harus disertai dengan tujuan dan topik rapat secara detail. Hal ini sangat penting supaya meeting jadi lebih terorganisir dan tidak melenceng dari pembahasan seharusnya.
Selain itu, membuat topik dan tujuan berguna agar bisa mengetahui kebutuhan maupun permasalahan yang sedang terjadi. Sehingga, semua permasalahan dapat diselesaikan dan ditemukan solusinya bersama anggota lainnya.
Pastikan topik pembahasan yang diangkat dapat melibatkan seluruh anggota tim. Tujuannya supaya tercipta interaksi dan komunikasi aktif, sehingga semua orang dalam rapat tersebut bisa mengemukakan pendapat maupun pertanyaannya.
2. Pilih pemimpin rapat di setiap topik
Pemimpin dalam setiap rapat pasti diperlukan, sebab dia berfungsi untuk menggiring para peserta supaya terlibat dalam setiap pembahasan. Pemimpin rapat bisa dipilih lebih dari satu, disesuaikan dengan kebutuhan atau ada pada setiap sub kelompok supaya bisa lebih detail dalam membahas suatu permasalahan sekaligus melibatkan anggotanya untuk menyampaikan pendapat.
Contohnya seorang pemimpin rapat adalah manajer perusahaan yang harus punya sifat bijak dan netral. Hal ini berguna agar tidak menciptakan kubu tertentu, sebab segala kegiatan tidak dapat berjalan lancar apabila diputuskan berdasarkan kehendak sendiri. Semua keputusan harus jelas dan disesuaikan dengan kondisi maupun pendapat dari orang lainnya.
3. Tentukan waktu yang dibutuhkan selama menjalani rapat
Menentukan waktu yang dibutuhkan selama menjalani kegiatan rapat termasuk cara membuat agenda rapat yang benar dan efektif. Adanya waktu berguna supaya semua peserta memanfaatkan waktu secara maksimal supaya meeting tersebut tidak menjadi sia-sia.
Selain itu, menentukan waktu jalannya rapat berguna untuk mengatur berapa maksimal jumlah pertanyaan ataupun batasan saat membahas suatu topik. Jadi, setiap diminta menyampaikan topik permasalahan maupun ketika sesi tanya jawab sebaiknya gunakan waktu sebaik mungkin. Hindari membahas apapun di luar topik permasalahan.
Apabila waktunya tidak mencukupi untuk melakukan pembahasan lebih lanjut, maka sebaiknya minta para peserta untuk menuliskan catatan mengenai sesuatu yang hendak ditanyakan maupun dibahas secara detail. Adanya catatan ini berguna untuk dijadikan sebagai bahan evaluasi, ataupun sebagai topik untuk pertemuan selanjutnya.
4. Buat pertanyaan yang perlu dijawab oleh peserta atau meminta pendapat
Sebelum melangsungkan rapat, sebaiknya buatlah pertanyaan yang perlu dijawab oleh peserta atau berguna dalam hal meminta pendapat dari mereka. Adanya topik mengundang pertanyaan ini berguna nantinya agar peserta mampu mempersiapkan dirinya dengan mencari informasi terkait bahasan maupun mempersiapkan opini masing-masing untuk disampaikan nantinya.
Jadi, sebaiknya jangan membuat topik yang membuat para peserta rapat menjadi pasif dan enggan mengajukan pendapat ataupun pertanyaan. Contoh topik interaktif, yaitu “Strategi pemasaran sosial media”. Jadi, mereka pun akan bertanya-tanya tentang bagaimana, target pemasarannya, dan lain sebagainya.
5. Selalu minta saran dari anggota tim setiap pembahasan
Rapat berjalan secara efektif dapat terjadi jika pemimpin selalu meminta saran dari para anggota tim pada setiap pembahasan. Sehingga, hal ini akan tercipta interaksi aktif antara para peserta meeting.
Ketika rapat sedang berlangsung, pasti akan timbul berbagai pertanyaan dan pendapat atau opini pada setiap pembahasan. Demi mengetahui kebutuhan para peserta, sebaiknya selalu menanyakan, meminta saran, dan pendapat kepada mereka. Jika sudah mengetahui kebutuhan mereka, tentu nantinya menjadi lebih mudah untuk mengidentifikasi sekaligus menyelesaikan masalah.
Apabila terdapat alternatif solusi lain, sebaiknya dibuat sebelum rapat berlangsung. Hal ini berguna agar nantinya ketika Anda menolak suatu opini peserta lain, ada alasan jelas mengapa Anda menolaknya. Pastikan solusi tersebut baik bagi semua anggota, logis, dan tidak memihak pada pihak tertentu.
6. Selalu akhiri pertemuan dengan ringkasan atau kesimpulan hasil rapat saat itu
Agenda rapat yang benar dan efektif sudah semestinya diakhiri dengan ringkasan atau kesimpulan. Isi dari ringkasan atau kesimpulan yang dibacakan oleh notulen, bisa berupa inti permasalahan, solusi atau keputusan, maupun saran dari para peserta.
Adanya ringkasan berguna untuk memberikan pemahamans secara lebih jelas kepada para peserta tentang keputusan dan informasi hasil rapat. Sehingga, adanya ringkasan ini juga berguna untuk mengetahui langkah yang diperlukan selanjutnya sebagai cara mengetahui bentuk tindak lanjut masalah tersebut.
Jadi, dalam hal membuat kesimpulan atau ringkasan, sebaiknya cantumkan secara jelas bagaimana tentang solusi dan langkah tindak lanjut suatu permasalahan. Cantumkan pula dari siapa sumber pendapat tersebut agar bisa dipertanggungjawabkan.
Benar dan efektifnya agenda rapat disesuaikan dengan kondisi dan para pesertanya. Jadi, sebelum membuatnya Anda perlu memastikan ulang tentang hal apa yang hendak diangkat menjadi pembahasan nantinya.
