Key performance indicator (KPI) adalah salah satu indikator penting dalam sebuah perusahan. Hal ini karena KPI dapat dijadikan patokan tingkat usaha yang perlu dikeluarkan oleh karyawan dan dibutuhkan oleh manajemen untuk mengevaluasi kinerja karyawan mereka sehingga perusahaan tahu mana karyawan yang underperformed dan mana yang tidak.
KPI harus disesuaikan dengan target kinerja perusahaan sekaligus dengan potensi kinerja karyawan. KPI yang hanya disesuaikan dengan target kinerja perusahaan cenderung lebih susah dicapai karena tidak sesuai dengan kondisi lapangan, begitupun sebaliknya.
Lalu, bagaimana cara membuat KPI yang tepat? Simak selengkapnya berikut ini:
Faktor-Faktor dalam Menyusun Key Performance Indicator untuk Karyawan
1. Target kinerja perusahaan
Setiap perusahaan tentu ingin berkembang. Nah, untuk berkembang, perusahaan harus menentukan target. Target ini umumnya terus berubah setiap tahun. Target perusahaan ini nantinya akan dirinci sesuai dengan tugas dari masing-masing divisi dan menjadi patokan dari pembuatan KPI untuk masing-masing divisi tersebut.
Dalam menyusun target kinerja (goals), sebuah perusahaan harus menyusun target sesuai dengan SMART Goals, yaitu:
- Specific : Memiliki tujuan yang jelas dan fokus pada bidang tertentu.
- Measurable : Hasil dan proses perjalanan memenuhi target ini bisa diukur.
- Achievable : Indikator yang menjadi tolok ukur dalam target tersebut harus dapat diraih.
- Realistic : Target perusahaan tersebut harus realistis sesuai dengan kondisi yang ada. Apabila tidak realistis, tentu target tersebut susah dicapai.
- Time-phased : Ada jangka waktu yang jelas. Adaya jangka waktu yang jelas ini membuat perusahaan lebih mudah mengevaluasi kinerja karyawan, dan karyawan yang bersangkutan juga mengetahui kapan target tersebut harus terpenuhi.
2. Kondisi di Lapangan
Dalam menyusun KPI, seorang manajer harus mempertimbangkan kondisi di lapangan. Hal ini karena apabila KPI tidak sesuai dengan kondisi di lapangan, bukan tidak mungkin KPI karyawan tersebut tidak dapat dipenuhi. Pada kasus-kasus tertentu, kondisi di lapangan ini bisa diperoleh melalui data-data kuantitatif berbasis nomor, namun seringkali kondisi di lapangan ini juga tidak dapat diukur.
Contohnya adalah manajer supply chain yang harus mengurus rantai pasok di daerah terpencil. Data kondisi di lapangan yang dia dapatkan, seperti kondisi cuaca, halangan di jalan dan lain sebagainya bukan tidak mungkin muncul dalam data kualitatif yang harus diolah dengan hati-hati.
3. Indikator yang sesuai
Dalam membuat KPI, seorang manajer harus bisa menentukan indikator yang sesuai. Sebab, indikator yang digunakan dalam sebuah divisi, bisa jadi tidak cocok untuk digunakan di divisi lain. Maka dari itu, tidak heran jika posisi manajer umumnya diisi oleh orang-orang yang memiliki pengalaman kerja di bidang serupa selama beberapa tahun.
Contohnya adalah divisi pemasaran digital. Beberapa matriks yang bisa dijadikan indikator untuk divisi ini, seperti engagement rate, leads rate, bounce rate dan lain sebagainya. Ketiga indikator ini tentunya tidak akan relevan jika digunakan di divisi sales atau produksi. Tidak hanya nama indikator, manajer juga harus bisa menentukan target di masing-masing indikator agar sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan maupun karyawan.
4. Pendapat dari karyawan
Karyawan atau staf adalah pihak yang secara langsung akan mengeksekusi target dan KPI tersebut di lapangan, sehingga pendapat mereka penting untuk dipertimbangkan dalam menyusun KPI. Lebih dari itu, mendengarkan masukan dari karyawan untuk menyusun KPI juga dapat meningkatkan kepuasan kinerja karyawan tersebut.
Cara Membuat Key Performance Indicator untuk Karyawan
Setelah mengetahui berbagai faktor yang harus dipertimbangkan, berikut ini cara membuat kpi:
1. Tentukan goal bisnis
Seperti yang telah disebutkan di atas, KPI harus sesuai dengan target bisnis. Oleh sebab itu, Anda harus membuat target atau goal bisnis ini terlebih dahulu sebelum menyusun KPI. Untuk menyusun target yang SMART, Anda bisa mengumpulkan data-data produksi, konsumsi dan distribusi perusahaan tahun lalu dan membicarakannya dengan manajer divisi terkait.
Jika perusahaan Anda sudah memiliki investor, maka sebaiknya Anda juga melibatkan investor tersebut dalam menentukan target bisnis ini. Tentunya akan lebih baik jika perusahaan Anda bekerjasama dengan analis bisnis atau memiliki analis bisnis sendiri. Analis bisnis ini dipekerjakan untuk membantu Anda memperkirakan progres bisnis kedepannya.
2. Menentukan Indikator
Setelah target umum perusahaan ditentukan, kini saatnya manajer menentukan indikator-indikator yang dapat dimasukkan ke dalam KPI. Indikator-indikator ini terbagi menjadi dua, yaitu leading dan lagging indicator.
Leading indicator adalah indikator yang sifatnya perkiraan, seperti perkiraan inflasi tahun depan, sementara lagging indicator adalah indikator yang ditentukan berdasarkan data-data di masa lampau. Sekali lagi, indikator yang Anda pilih harus relevan dengan bidang kerja Anda dan sesuai dengan goal bisnis yang diinginkan oleh perusahaan.
3. Menentukan target jangka pendek dan menengah
Target yang diberikan perusahaan umumnya bersifat umum dan jangka panjang. Target jangka panjang ini tentunya tidak akan tercapai apabila tidak ada target jangka menengah dan jangka pendek yang tercapai. Oleh sebab itu, tugas manajer adalah menyusun target jangka pendek dan menengah tersebut agar sesuai dengan target perusahaan.
Sama seperti target perusahaan, target dari manajer ini juga harus SMART. Tujuannya adalah supaya karyawan tidak perlu bertanya ulang mengenai rincian KPI tersebut dan dapat melakukannya dengan baik. Selain itu, pastikan juga KPI yang Anda buat ini bisa dirubah sedikit, supaya ketika fase review bisa mengakomodir usulan dari para karyawan.
4. Evaluasi KPI secara berkala
Evaluasi KPI secara berkala ini penting dilakukan untuk memasukkan data dari lapangan dan pendapat karyawan mengenai penyusunan KPI tersebut. Selain itu, karyawan juga bisa mendapatkan evaluasi kinerja sesuai dengan KPI tersebut.
Lakukan hal ini secara berkala, entah itu mingguan atau bulanan. Dengan demikian KPI yang telah dibuat dapat diubah sesuai dengan kondisi lapangan yang berbeda-beda.
Contoh Key Performance Indicator (KPI)
1. Contoh KPI untuk pemasaran digital
| No | KPI | Bobot | Target |
| 1 | Peningkatan engangement rate | 15% | 95% |
| 2 | Produksi konten | 10% | 15 kali satu minggu |
| 3 | Peningkatan leads | 30% | 30 leads dari media sosial |
| 4 | Peningkatan viewer | 15% | 15.000 dalam satu bulan |
| 5 | Peningkatan jumlah pengunjung website | 15% | 15.000 dalam satu bulan |
| 6 | Skor dari chat commerce | 15% | 95% untuk setiap karyawan |
2. Contoh KPI untuk HRD
| No | KPI | Bobot | Target |
| 1 | Terpenuhinya kebutuhan karyawan | 20% | 95% |
| 2 | Peningkatan jumlah training | 20% | 3 training per bulan |
| 3 | Payroll selesai | 20% | 100% |
| 4 | Pengurusan BPJS, Uang Lembur dan Tunjangan | 15% | 100% |
| 5 | Peningktan tingkat kepuasan kerja karyawan | 10% | 100% |
| 6 | Pembaharuan data karyawan | 15% | 100% |
Nah, itu tadi cara membuat KPI untuk perusahaan. Jangan lupa ketika ada karyawan yang memiliki kerja lebih baik dari KPI harus ada remunerasi yang sesuai supaya dia bisa bekerja dengan lebih semangat.
