Admin operasional adalah salah satu lowongan yang saat ini banyak dicari oleh perusahaan dan banyak diminati oleh pencari kerja. Alasannya adalah setiap perusahaan membutuhkan staff yang bertugas di bidang ini dan untuk bekerja di bidang ini, Anda tidak membutuhkan klasifikasi pendidikan atau keahlian yang benar-benar spesifik.
Meskipun begitu, bukan berarti peran dan tugas admin operasional bisa diremehkan. Staff ini tetap berperan penting dalam keberlangsungan sebuah perusahaan. LAntas apa sajakah tugas pekerjaan ini dan berapa kisaran gajinya? Baca tulisan berikut ini sampai habis ya!
Pengertian Admin Operasional
Admin operasional adalah orang yang bertanggung jawab atas data-data operasional perusahaan mulai dari surat menyurat, peminjaman ruang, pemesanan tiket transportasi sampai menyusun jadwal atasan.
Peran pekerjaan ini penting untuk memastikan bahwa alur operasional perusahaan lancar dan tidak bertabrakan satu sama lain. Apalagi jika perusahaan tersebut merupakan perusahaan besar dengan banyak tenaga kerja. Dengan demikian, proses produksi perusahaan bisa berjalan dengan efektif.
Tugas Admin Operasional
Tugas admin operasional setiap perusahaan bisa berbeda-beda tergantung kebutuhan. Akan tetapi, berikut ini beberapa tugas admin operasional perusahaan secara umum:
1. Menangani surat menyurat
Tugas admin operasional yang pertama adalah menangani penyimpanan dan arus surat menyurat yang keluar masuk dari dan ke perusahaan. Surat menyurat ini bisa bermacam-macam mulai dari surat resign dari karyawan, undangan mengisi acara untuk atasan sampai surat tagihan pajak dari kantor pajak terdekat pokoknya semua surat yang bisa mempengaruhi operasional perusahaan.
2. Menangani dokumen operasional perusahaan
Selain surat, tipe file lain yang harus dikelola oleh admin operasional adalah dokumen operasional perusahaan seperti, invoice kepada karyawan, rekap absensi karyawan, data cuti karyawan sampai dokumen pembelian perlengkapan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Semua dokumen ini harus disimpan dengan baik (bahkan kalau perlu diarsipkan) sehingga bisa mudah dicari ketika dibutuhkan.
3. Memastikan perlengkapan kantor terpenuhi dengan baik
Sebagai tempat kerja, kantor tentunya membutuhkan berbagai barang habis pakai mulai dari kertas, kardus, hingga pulpen. Tugas admin operasional lainnya adalah memastikan barang habis pakai kantor ini tetap tersedia dan menerima permohonan pemesanan BHP dari karyawan kalau barang-barang ini habis.
4. Memeriksa berbagai aspek operasional perusahaan secara umum
Seorang admin operasional juga diminta untuk bekerja sama dengan divisi lain mulai dari HR sampai marketing sehingga setiap proses operasional berjalan dengan lancar. Bentuk kerjasama ini bisa berupa ikut terlibat dalam rapat penentuan anggaran operasional perusahaan, menyediakan dokumen yang dibutuhkan oleh setiap divisi, menulis agenda rapat atau minute of meeting (MOM) dan lain sebagainya.
5. Berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan
Tidak jarang seorang admin juga harus berhubungan dengan pihak luar perusahaan seperti pemerintah, auditor, hingga mahasiswa yang memberikan lamaran untuk magang atau promosi. Komunikasi dengan pihak luar ini bisa terjadi dalam bentuk telepon, email atau bahkan pertemuan secara langsung.
6. Menyusun laporan operasional perusahaan
Seperti divisi lainnya, tim operasional juga memiliki sistem check and balance sendiri. Sistem ini tentunya dalam bentuk laporan dan evaluasi bulanan. Dalam hal ini, tugas seorang admin adalah menyusun laporan operasional perusahaan dalam satuan waktu tertentu entah itu bulanan, mingguan atau bahkan harian.
Skill Yang Dibutuhkan Oleh Admin Operasional
Meskipun tidak memiliki klasifikasi pendidikan secara khusus (biasanya SMA maupun SMK segala jurusan bisa melamar), namun untuk bekerja di bidang ini, Anda juga membutuhkan beberapa skill tertentu. Berikut ini beberapa skill yang dibutuhkan dalam pekerjaan ini secara umum:
1. Skill komunikasi
Seperti yang telah disebutkan dalam poin nomor 5 di atas, seorang admin operasional akan dituntut untuk berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan baik melalui telepon, email atau surat. Bahkan tidak jarang seorang admin merangkap sebagai customer service yang akan berhadapan langsung dengan pelanggan atau mitra di lobby perusahaan.
Untuk melakukan hal ini dengan baik, tentunya seorang admin operasional perlu memiliki skill komunikasi verbal maupun nonverbal yang baik. Sebab, berkomunikasi via tulisan atau suara saja pasti berbeda dengan komunikasi secara langsung. Tujuannya supaya pihak luar tersebut merasa diterima dengan baik dan sopan oleh perusahaan meskipun pada dasarnya perusahaan tersebut menolak proposal, atau lamarannya.
Skill komunikasi yang baik ini seperti, bisa menyusun kata-kata yang tepat untuk dikirim via email, memberi perhatian yang cukup kepada penelpon maupun pihak luar yang datang langsung ke perusahaan, cepat memberitahu atasan kalau ada rapat mendadak atau yang sudah dijadwalkan sebelumnya dan lain sebagainya.
2. Basic microsoft office
Boleh dibilang kalau tugas utama seorang admin operasional adalah melakukan pembuatan dan penyimpanan data dalam bentuk dokumen. Oleh karena itu, kiranya penting bagi seorang calon admin untuk bisa menguasai microsoft office, microsoft excel dan power point.
Seorang admin juga dituntut untuk bisa mengorganisir dokumen dengan baik dan rapi sehingga dia bisa mencari dokumen yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah untuk memastikan operasional perusahaan berjalan dengan baik.
Dengan perkembangan teknologi saat ini banyak juga perusahaan yang menggunakan Google Drive untuk memungkinkan karyawannya berkolaborasi secara virtual. Bahkan ada perusahaan yang menggunakan software dan aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mengelola sumber daya perusahaan secara terintegrasi.
Software ERP ini memungkinkan semua pelaporan hanya dalam satu sistem saja. Oleh karena itu, penguasaan dua teknologi terakhir ini tentunya akan menjadi nilai plus bagi Anda yang ingin bekerja sebagai admin operasional perusahaan.
Dimana Anda belajar teknologi baru tersebut jika tanpa pengalaman sebelumnya? Anda bisa mempelajari aplikasi-aplikasi ini melalui berbagai kursus online, LinkedIn learning maupun laman resmi perusahaan penyedia aplikasi seperti, Mekari atau Oracle.
3. Teliti dan jujur
Selain harus menguasai microsoft office, seorang admin juga dituntut untuk teliti dan jujur. Hal ini karena apa yang dia kerjakan berhubungan dengan data-data operasional perusahaan sehingga apabila terjadi kesalahan dalam memasukkan atau menyimpan data dan dokumen sedikit saja, operasional perusahaan bisa terganggu.
Gaji Admin Operasional
Menurut laporan di laman indeed.com, Rentang gaji admin operasional di Indonesia adalah sekitar 2,6 juta rupiah sampai Rp. 4,3 juta rupiah dengan rata-rata gaji sebesar 3,9 juta rupiah. Tapi ingat, besar kecilnya gaji ini tergantung dengan daerah tempat kerja Anda.
