Setiap perusahaan tentu menginginkan para pekerjanya untuk melaksanakan tugas seefektif mungkin, oleh karena itu dalam periode tertentu perlu ada pembaharuan mengenai jabatan karyawan. Hal ini sebagai antisipasi supaya ekspektasi perusahaan pada karyawan sesuai dengan apa yang ia kerjakan.
Salah satu cara yang bisa digunakan perusahaan dan karyawan untuk mengidentifikasi setiap tugas, tanggung jawab serta skill dalam posisi tertentu adalah dengan analisis jabatan. Perubahan tenaga kerja dengan adanya teknologi baru dan perbaikan metode performa menjadi urgensi mengapa analisis jabatan perlu dilakukan.
Nah, bagaimana sebenarnya cara menyusun analisis jabatan yang baik dan benar? Eits sebelum itu Anda perlu tahu mengenai pengertian, dan tujuannya terlebih dahulu ya. Artikel ini akan membahas pengertian, tujuan, cara menyusun, dan contoh analisis jabatan. Simak selengkapnya berikut ini!
Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah sebuah penilaian terhadap suatu jabatan dalam perusahaan untuk menentukan apakah kompetensi atau kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut, seperti apa kondisi kerjanya, dan dampak pada bagian lain dari perusahaan. Proses ini banyak dilakukan oleh industri di berbagai bidang.
Analisis jabatan bekerja dengan cara mengumpulkan informasi mengenai tanggungjawab, tugas suatu posisi, lingkungan kerja, hasil, serta keterampilan apa saja yang sebenarnya dibutuhkan. Dengan kumpulan hasil tersebut, perusahaan kemudian dapat dengan mudah menyusun deskripsi dari sebuah jabatan.
Untuk melakukan analisis jabatan, perusahaan perlu menyamakan standar profesional supaya lebih efektif. Tentu untuk melakukannya tidak terbatas pada satu bidang industri saja. Misalnya, dalam sebuah posisi apakah seseorang itu dituntut untuk mengetahui cara mengoperasikan komputer dan perangkat lunak di dalamnya.
Oleh karena itu, standard telah mengikuti pelatihan tertentu juga perlu didata. Apakah suatu pekerjaan membutuhkan sertifikasi atau pengakuan secara akademik untuk menunjang seseorang melakukan pekerjaannya.
Tujuan Analisis Jabatan
Kini Anda sudah memahami apa itu analisis jabatan, hal yang selanjutnya harus Anda ketahui adalah tujuan dari diadakannya analisis jabatan ini, apa yang sebenarnya melatarbelakanginya? Simak berikut ini!
1. Untuk menentukan kompensasi
Salah satu tujuan dari analisis jabatan adalah menentukan kompensasi yang tepat diberikan pada suatu posisi. Jadi HRD akan lebih mudah ketika hendak menawarkan besaran gaji yang akan diberikan oleh para pelamar untuk jabatan tersebut. Hal ini karena besaran yang ditawarkan memang berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang akan diemban pelamar, bukan angka asal.
Kompensasi ini termasuk perhitungan gaji pokok, tunjangan, dan intensif lainnya. Semua ditentukan memang berdasarkan apa yang dikerjakan dan menjadi tanggung jawabnya. Sehingga setiap posisi tentu memiliki besaran upah berbeda.
2. Perancangan ulang suatu posisi
Tujuan lainnya dari analisis jabatan adalah melakukan perancangan ulang suatu posisi. Dengan adanya proses ini diharapkan dapat meminimalisir kerja manusia namun dengan tetap menghasilkan output terbaiknya.
Dengan adanya proses analisis jabatan, perusahaan jadi tahu apakah dengan satu posisi tersebut tugas yang diberikan sudah efektif, atau masih perlu perbaikan, tanggung jawab mana yang dirasa memberatkan, atau mana yang masih ringan dan bisa dimaksimalkan. Rancangan terbaik akan diperoleh dari proses ini.
3. Mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan karyawan
Selanjutnya, mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan seperti apa yang dibutuhkan oleh pekerja dalam suatu perusahaan. Sehingga pelatihan dan fasilitas pengembangan karir memang efektif dan tepat sasaran. Dengan ini, perusahaan juga bisa melakukan persiapan matang dalam membantu pekerjanya berkembang menjadi lebih baik lagi.
4. Melihat kinerja pegawai
Tujuan lain dari analisis jabatan adalah melihat hasil kinerja pegawai. Apakah apa yang selama ini dikerjakan sesuai dengan ekspektasi perusahaan pada posisi tersebut. Jika belum apakah hambatan yang membuatnya demikian. Jadi kemudian perusahaan bisa menentukan standar kerja, kriteria individu dan hasil ideal setiap karyawan.
5. Mempermudah proses rekrutmen pegawai
Terakhir, tujuan dari analisis jabatan adalah mempermudah proses rekrutmen pegawai oleh HRD. Analisis jabatan membuat klasifikasi setiap posisi menjadi jelas, sehingga HRD akan lebih mudah menentukan kandidat untuk setiap posisinya. Ini juga meminimalisir stress kerja karena adanya pegawai yang tidak sesuai dengan kualifikasi.
Cara Menyusun Analisis Jabatan
Betapa pentingnya analisis jabatan dilakukan dalam mempertahankan sebuah perusahaan. Lalu langkah seperti apa yang harus dilakukan? Berikut cara menyusun analisis jabatan yang baik dan benar.
Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan
Cara menyusun analisis jabatan pertama-tama Anda harus mengumpulkan informasi yang sekiranya dibutuhkan. Mengamati bagaimana setiap pekerja melakukan tugas dan tanggung jawabnya, serta membaca deskripsi pekerjaan yang sudah dibuat perusahaan.
Jika perlu, Anda bisa melakukan wawancara langsung pada karyawan, mungkin tidak semuanya. Bisa satu orang mewakili setiap divisi. Tanyakan secara detail mengenai tugasnya. Dengan begitu Anda baru bisa memperoleh realitas dalam perusahaan.
Melakukan perbandingan dengan perusahaan lain
Setelah informasi yang dibutuhkan terkumpul, kini saatnya melakukan perbandingan dengan perusahaan lain. Sebagai catatan, cari perusahaan yang levelnya hampir sama dengan perusahaan Anda tentu juga dengan kompensasi yang masih sama supaya lebih fair dalam membandingkan.
Proses ini dilakukan supaya Anda tahu tugas ideal dari posisi tersebut. Apakah tanggung jawab yang diberikan pada pekerja Anda sudah tepat, atau perlu keringanan lagi. Dengan begitu, semua karyawan yang ada dalam perusahaan bisa merasa nyaman dan menunjukkan loyalitasnya pada perusahaan Anda.
Mengevaluasi ketepatan tugas dan tanggung jawab
Proses selanjutnya adalah mengevaluasi ketepatan tugas dan tanggung jawab pada posisi yang dianalisis. Apakah sudah ideal? Sesuai dengan kompensasi yang diberikan dan lain sebagainya. Anda bisa meminta pendapat atasan untuk menentukan hal ini.
Menyesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan Anda
Meski Anda melakukan perbandingan dengan perusahaan lain, jangan jadikan itu sebagai pedoman utama. Tujuan dan kebutuhan perusahaan tetaplah menjadi prioritas utama. Jadi selain mengevaluasi ketepatan tugas, cek juga apakah dengan tanggungjawab yang diemban tujuan dan kebutuhan karyawan bisa tercapai.
Merancang job description
Proses terakhir dari analisis jabatan adalah merancang job description baru. Yang tugas di dalamnya sudah disesuaikan dengan hasil evaluasi serta kebutuhan dan tujuan perusahaan. Karyawan dalam mengerjakan tugasnya merasa senang dan tidak terbebani, sehingga tercipta work life balance dan pekerja bisa menghabiskan waktunya untuk pengembangan diri dan karir.
Contoh Analisis Jabatan
Apabila dijabarkan prosesnya saja, Anda mungkin masih kurang memahami. Berikut contoh analisis jabatan secara realistis.
Contoh Analisis Jabatan Guru
Nama Jabatan:
Guru Bahasa Indonesia
Bertanggungjawab kepada:
Kepala Sekolah
Level :
Staf pengajar
Lokasi:
SMA Negeri 1 Wonosari
Spesifikasi kerja:
- Telah menempuh pendidikan minimal Strata 1 (S1) jurusan Pendidikan Bahasa Indonesia.
- Memiliki kemampuan dan kreativitas dalam mengajar.
- Menguasai MS Office, PPT, Word, Excel.
- Memiliki pengalaman mengajar minimal 2 tahun.
- Berusia maksimal 35 tahun saat melamar.
Deskripsi kerja:
- Menyusun dan melaksanakan program mengajar Bahasa Indonesia sesuai dengan silabus.
- Membimbing siswa untuk memperoleh nilai yang memuaskan.
- Memberikan penilaian pada siswa sesuai dengan standar kompetensi sekolah.
- Melakukan evaluasi efektivitas program mengajar di sekolah.
Contoh Analisis Jabatan Staf Admin
Nama Jabatan:
Administrasi Umum
Bertanggungjawab kepada:
Kepala UPTD SPNF SKB
Level :
Karyawan kontrak
Lokasi:
PT Adijaya Hilal Sentosa
Spesifikasi kerja:
- Pendidikan minimal D3 atau S1
- Berusia maksimal 28 tahun saat melamar pekerjaan
- Dapat menjalankan berbagai program akuntansi, komputer seperti Microsoft Excel, Word dan Power Point
- Memiliki kemampuan analisa yang baik
- Bisa bekerjasama dalam sebuah tim
Deskripsi kerja:
Melakukan penerimaan, pencatatan, penyimpanan surat, ekspedisi, pengarsipan, pengadaan perlengkapan, pengelolaan kerumahtanggan yang sesuai dengan prosedur perusahaan supaya pelaksanaan tugas dan tanggung jawab berjalan dengan baik.
Nah, berikut di atas merupakan pengertian, tujuan, cara menyusun dan contoh analisis kerja. Setelah memahami keseluruhannya kini Anda sudah mulai bisa melakukan analisis jabatan pada perusahaan Anda. Sebisa mungkin melakukan ini secara rutin pada periode tertentu.Dengan begitu, karyawan akan lebih mudah berkembang. Peningkatan kinerja karyawan akan membawa perusahaan ikut berkembang. Anda bisa dengan mudah membesarkan bisnis Anda. tentu itu bukan merupakan satu-satunya faktor, tetapi bisa jadi hal yang diupayakan untuk mencapai tujuan tersebut.
