Dalam membangun dan mengembangkan sebuah perusahaan, Anda pasti memiliki tujuan, keinginan atau ekspektasi yang ingin dicapai. Namun karena satu dan lain hal, ekspektasi tersebut gagal tercapai atau bahkan Anda mendapatkan hasil lebih baik dari yang Anda ekspektasikan.
Selisih antara ekspektasi dan kenyataan tersebut harus dievaluasi dengan baik demi perkembangan perusahaan kedepannya. Analisis antara ekspektasi dan aktual itulah yang disebut dengan gap analisis.
Definisi Gap Analisis
Gap analisis adalah metode analisis kinerja perusahaan dengan cara membandingkan hasil kinerja aktual dengan perkiraan kinerja yang diinginkan oleh perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk mencari alasan kinerja perusahaan tidak sesuai dengan ekspektasi dan merumuskan strategi baru berdasarkan hasil pertanyaan itu.
Misalnya, target perusahaan adalah memproduksi 1000 konten audio visual setiap bulannya. Namun ternyata, pada bulan Januari hanya berhasil menghasilkan 900 konten. Nah, metode gap analisis berguna untuk menentukan penyebab penurunan produksi konten tersebut.
Tujuan Gap Analisis
1. Mengevaluasi kinerja perusahaan
Analisis gap utamanya digunakan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan dalam 1 periode terakhir. Dengan menggunakan analisis ini, diharapkan pebisnis mampu mengidentifikasi masalah yang menyebabkan penurunan kinerja perusahaan atau mengidentifikasi penyebab mengapa kinerja perusahaan lebih baik dibandingkan perkiraan.
2. Sebagai bahan untuk menentukan strategi baru
Hasil analisis ini nantinya bisa digunakan untuk bahan dalam menentukan strategi baru entah itu untuk menjadi solusi atas permasalahan yang timbul sebelumnya, atau untuk menekankan strategi lama yang bekerja lebih baik dari ekspektasi.
3. Sebagai bahan untuk merevisi KPI
Tidak menutup kemungkinan bahwa salah satu penyebab adanya kesenjangan antara hasil yang diinginkan oleh perusahaan dengan hasil yang mereka dapatkan adalah karena adanya KPI idak sesuai dengan kemampuan sumber daya.
Key performance indicator (KPI) adalah indikator yang harus dibuat sedemikian rupa sehingga bisa meningkatkan performa perusahaan, tapi tidak terlalu membebani karyawan. Nah, hasil analisis gap ini bisa dipakai untuk merevisi KPI. Khususnya apabila adanya kesenjangan antara hasil dan ekspektasi disebabkan oleh karyawan yang terlalu banyak overwork dengan tanpa insentif yang jelas.
Faktor Penyebab Terjadinya Gap
Terdapat banyak faktor yang memungkinkan terjadinya gap atau kesenjangan antara ekspektasi perusahaan dengan kinerja mereka terkini. Beberapa diantaranya adalah:
- Penentuan KPI yang terlalu tinggi.
- Metode produksi, pemasaran dan distribusi yang perlu diperbaiki.
- Sumber daya yang tidak mencukupi.
- Manajemen yang kurang baik.
- Kualitas produk yang perlu diperbaiki.
- Perubahan selera konsumen.
- Force majeure atau kejadian-kejadian yang tidak dapat diduga dan dikontrol oleh perusahaan, seperti pandemi covid19. Banyak perusahaan yang awalnya optimis pada tahun 2020 harus merevisi targetnya karena adanya pandemi ini.
Cara Melakukan Gap Analisis
Setidaknya terdapat 3 langkah yang bisa Anda tempuh untuk melakukan analisis ini, yaitu:
1. Mengidentifikasi Target Perusahaan
Langkah yang pertama adalah mengidentifikasi target perusahaan. Target perusahaan, sebagaimana KPI, harus diukur sedemikian rupa sehingga bisa menunjukkan kemampuan bisnis perusahaan sekaligus realistis, sehingga tidak membebani karyawan dan sumber daya yang ada.
George T. Doran dalam Jurnal Management Review pada tahun 1981 menyebutkan kalau target perusahaan harus SMART (specific, measurable, assignable, realistic and time-related):
- Spesifik : Secara spesifik menargetkan aspek tertentu untuk dikembangkan.
- Measurable :Target perusahaan harus bisa didefinisikan menggunakan angka.
- Assignable : Ada kejelasan mengenai siapa yang harus memenuhi target tersebut.
- Realistic : Target perusahaan harus realistis sesuai dengan kemampuan sumber daya yang ada.
- Time-related : Memiliki target waktu kapan goals tersebut harus terpenuhi.
Tujuannya supaya target tersebut bisa dieksekusi dan dievaluasi dengan baik.
2. Menggunakan data historis untuk evaluasi
Salah satu cara untuk menentukan target perusahaan yang S.M.A.R.T sekaligus untuk mengkuantifikasi performa perusahaan terkini adalah dengan menggunakan data, mulai dari data operasi, data penjualan hingga data produksi. Karena dengan data, manajemen perusahaan jadi lebih tahu mengenai kemampuan sumber daya yang ada.
Maka dari itu, tidak heran apabila perusahaan-perusahaan saat ini banyak menggunakan aplikasi bisnis, seperti aplikasi keuangan hingga aplikasi pergudangan. Sebab dengan aplikasi-aplikasi tersebut, manajemen perusahaan bisa mengetahui data-data terkini dengan lebih akurat dan real time.
3. Menggunakan data yang telah dikumpulkan untuk menentukan masalah
Langkah selanjutnya adalah dengan menggunakan data yang telah dikumpulkan untuk menentukan masalah yang menyebabkan hasil kinerja perusahaan tidak sesuai dengan ekspektasi. Setelah data terkumpul, Anda bisa mengumpulkan pihak-pihak yang terlibat untuk mendiskusikan kira-kira apa yang menyebabkan penurunan hasil tersebut dan mendefinisikan langkah selanjutnya.
Contoh, pendapatan sebuah perusahaan perhotelan jatuh hingga 30% pada tahun 2020. Setelah diselidiki, ternyata penurunan ini akibat adanya pembatasan sosial karena covid19. Untuk bertahan, perusahaan tersebut lantas merilis program sewa venue diskon untuk pernikahan dan acara ulang tahun dengan bekerjasama dengan event organizer. Supaya menarik pengunjung dan sesuai dengan ketentuan pemerintah, perusahaan tersebut lantas memberlakukan social distancing dan membatasi jumlah tamu yang hadir.
Dimana Gap Analisis Bisa Digunakan
Gap analisis bisa digunakan untuk mengevaluasi kinerja berbagai divisi perusahaan mulai dari divisi sales, marketing hingga tim produksi dan quality control. Tidak hanya bisnis, metode analisis ini juga bisa Anda gunakan untuk mengevaluasi pencapaian diri Anda pribadi.
Misalnya, Anda ingin turun berat badan sebanyak 15 Kg dalam 1 tahun. Namun, ternyata di akhir periode Anda hanya bisa turun 10 Kg. Dengan menggunakan data yang ada di dalam aplikasi olahraga yang Anda gunakan, Anda jadi tahu bahwasanya beberapa kali Anda tidak bisa berolahraga karena sakit dan stres.
