Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, purchasing atau pengadaan barang merupakan fungsi yang sangat penting untuk memastikan kelangsungan operasional. Bagaimana jika purchasing ditiadakan? Singkatnya, proses dalam sebuah organisasi pasti akan tidak akan bekerja secara maksimal. Lalu, apa itu purchasing? Bagaimana tugas, alur kerja dan tanggung jawabnya? Mari simak artikel di bawah ini.
Pengertian Purchasing
Purchasing atau yang sering disebut sebagai pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu fungsi penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Purchasing bertanggung jawab dalam mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya material yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Dalam prosesnya, kegiatan purchasing meliputi perencanaan kebutuhan, pencarian dan evaluasi pemasok, negosiasi harga dan syarat pembelian, pengelolaan inventaris, serta pemantauan kualitas pengiriman barang atau jasa. Bagaimana jika purchasing tidak ada? Pastinya pekerjaan dalam sebuah perusahaan atau organisasi akan terhambat. Lalu, kenapa divisi purchasing sangat penting di perusahaan? Ada beberapa alasan mengapa divisi purchasing penting di perusahaan, beberapa di antaranya adalah:
- Memastikan Ketersediaan Sumber Daya
Divisi purchasing memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki akses terhadap bahan baku, peralatan, dan sumber daya lainnya yang diperlukan untuk menjalankan operasi bisnis secara lancar.
- Mengoptimalkan Biaya
Melalui divisi purchasing, perusahaan dapat mengelola proses pengadaan secara efektif, divisi purchasing dapat menegosiasikan harga yang kompetitif.
- Mengelola Risiko Pasokan
Divisi purchasing dapat memantau dan mengelola hubungan perusahaan dengan pemasok dan dapat mengantisipasi potensi gangguan dalam rantai pasokan sehingga dapat meminimalkan risiko kekurangan persediaan.
Jenis-Jenis Purchasing
Ada beberapa jenis purchasing yang umum dilakukan dalam sebuah perusahaan atau organisasi, antara lain:
1. Direct Purchasing
Purchasing sebagai penyediaan bahan baku secara langsung digunakan dalam proses produksi atau penyediaan layanan. Contohnya, pembelian bahan baku, komponen, atau suku cadang untuk digunakan dalam pembuatan produk.
2. Indirect Purchasing
Pengadaan barang atau jasa yang tidak secara langsung terkait dengan proses produksi, tetapi diperlukan untuk mendukung operasional perusahaan. Contohnya, perlengkapan kantor, peralatan komputer, jasa pemeliharaan, atau jasa konsultan.
3. Capital Purchasing
Divisi purchasing melakukan pengadaan aset tetap atau investasi modal yang yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti pembelian mesin, pembelian peralatan produksi, bangunan, kendaraan, atau properti lainnya yang memiliki masa manfaat jangka panjang.
Jenis-jenis purchasing ini dapat bervariasi tergantung pada sektor, ukuran, atau kebutuhan dari perusahaan.
Alur Kerja Purchasing di Perusahaan
Alur kerja purchasing di perusahaan umumnya terdiri atas beberapa tahapan yang saling terkait satu sama lain, seperti:
1. Melakukan Identifikasi Kebutuhan
Proses purchasing yang pertama dimulai dengan identifikasi kebutuhan barang atau jasa dari berbagai departemen dalam perusahaan. Permintaan pembelian (purchase requisition) diajukan ke divisi purchasing.
2. Menganalisis Kebutuhan
Tim purchasing akan menganalisis permintaan pembelian tersebut, termasuk spesifikasi produk, jumlah yang dibutuhkan, waktu pengiriman yang diharapkan, dan persyaratan lainnya.
3. Pencarian Pemasok
Divisi purchasing akan melakukan pencarian pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut, baik dari database pemasok yang sudah ada maupun dengan mencari pemasok baru.
4. Permintaan Penawaran
Biasanya, divisi purchasing akan mengirimkan permintaan penawaran (request for quotation) kepada pemasok-pemasok yang telah teridentifikasi, yang mencakup spesifikasi, produk, kuantitas, syarat pengiriman, dan yang lainnya.
5. Negosiasi dan Evaluasi Penawaran
Tim purchasing akan melakukan negosiasi kembali serta melakukan evaluasi penawaran yang diterima dari pemasok, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti harga, kualitas, waktu pengiriman dan lain sebagainya.
6. Penerbitan Pesanan
Jika negosiasi telah selesai, tim purchasing akan menerbitkan pesanan pembelian (purchase order) yang berisi rincian barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, waktu pengiriman, dan syarat-syarat lainnya.
7. Pemantauan dan Penerimaan Barang/Jasa
Tim purchasing akan memantau proses pengiriman barang atau penyediaan jasa dari pemasok saat barang tiba. Mereka akan melakukan inspeksi kualitas dan kuantitas untuk memastikan kesesuaian pesanan.
8. Pengelolaan Inventaris dan Evaluasi Kinerja
Barang yang telah diterima akan dimasukkan ke dalam inventaris perusahaan dan kemudian akan melakukan proses pembayaran kepada pemasok sesuai dengan syarat yang telah disepakati. Setelah itu, tim purchasing akan melakukan evaluasi kinerja pemasok berdasarkan kriteria, seperti kualitas, layanan, dan lain sebagainya yang akan digunakan sebagai pertimbangan pembelian di masa yang akan datang.
Tugas Purchasing dalam Perusahaan
Purchasing merupakan fungsi vital yang memiliki tugas untuk mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola pasokan barang serta jasa yang dibutuhkan oleh organisasi. Purchasing berfungsi untuk meliputi perencanaan, kebutuhan, sourcing pemasok, melakukan negosiasi dengan pemasok, dan lain sebagainya. Tidak hanya itu, purchasing juga berperan dalam melakukan manajemen risiko dan lain sebagainya. Dengan fungsi yang strategis ini, purchasing memastikan ketersediaan sumber daya.
Tanggung Jawab Purchasing
Divisi purchasing bertanggung jawab dalam merencanakan dan memastikan pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan secara efisien dengan mengelola seluruh siklus pembelian mulai dari identifikasi kebutuhan hingga mengembangkan strategi pengadaan yang efektif untuk mendukung tujuan bisnis perusahaan.
Kesimpulan
Dengan demikian, Anda dapat menyimpulkan bahwa purchasing memegang peranan sangat penting dalam mendukung keberhasilan perusahaan. Oleh sebab itu, mengembangkan praktik purchasing yang inovatif merupakan investasi yang sangat berharga bagi setiap organisasi ataupun perusahaan yang ingin meningkatkan daya saing.
