Anda tentu pernah mendengar jabatan general affairs dalam perusahaan. Ya, setiap perusahaan tentu memiliki beragam posisi yang saling bekerjasama dan bersinergi untuk mendukung dan memajukan perusahaan. Salah satu jabatan yang cukup penting dalam perusahaan adalah posisi general affairs.
Apa itu general affairs? Apa saja tugas dan tanggung jawab yang dimilikinya sehingga perannya cukup penting dalam perusahaan? Apa perbedaan GA dengan Human Resource Development? Semua pertanyaan Anda akan terjawab melalui artikel ini. Simak penjelasannya selengkapnya berikut ini.
Pengertian General Affairs
General Affairs adalah sebuah jabatan yang memiliki tanggung jawab dalam melakukan pengelolaan perusahaan. GA menangani segala kegiatan yang bersangkutan dengan operasional perusahaan. Posisi GA berada tepat di bawah kepala operasional atau divisi umum.
General Affairs bekerja dengan merancang dokumen operasional perusahaan dengan tujuan, prospek dan perencanaan yang matang. Ia akan mengurus kebutuhan kantor baik itu yang dikeluarkan secara rutin atau pun pada pos pengeluaran tidak terduga.
Memang, pada beberapa struktur perusahaan kecil yang masih sederhana, tugas GA biasanya digabung dengan HRD atau bisa juga digabung ke divisi pembelian. Hal ini karena pada beberapa tugas dari general affairs juga mengurusi pengadaan jasa dan barang, melakukan kegiatan pembelian atas dasar keperluan perusahaan dan pemeliharaan aset perusahaan.
Namun demikian, pada dasarnya tugas utama dari general affairs adalah memastikan bahwa kegiatan operasional perusahaan berjalan baik. Tak heran, tugas pokok dan fungsi GA sudah tercantum jelas dan terorganisir dengan baik. Hal ini karena perannya yang memang memberikan kontribusi besar pada perusahaan.
Untuk menjadi seorang general affairs, seseorang perlu menempuh pendidikan minimal Strata 1 (S1) jurusan administrasi perkantoran, sebab GA akan lebih banyak mengurusi bidang administrasi. Persyaratan tersebut tidak menutup kemungkinan bahwa pelamar dari jurusan lain juga bisa diterima lho. Asalkan Anda memiliki jiwa pembelajar yang teliti, jujur, dan memiliki kemampuan problem solving yang baik maka bukan sesuatu yang mustahil apabila ingin menduduki posisi ini.
Tugas dan Tanggung Jawab General Affairs
Anda kini sudah mulai paham mengenai pengertian dari general affairs. Kini saatnya mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawab yang diembannya. Berikut tugas dan tanggung jawab general affairs yang wajib Anda tahu!
1. Melakukan pemeliharaan aset
Salah satu tugas dan tanggung jawab seorang general affairs adalah melakukan pemeliharaan aset yang dimiliki perusahaan. GA berperan melakukan kontrol pada barang-barang yang dimiliki perusahaan sehingga dalam penggunaannya tidak sembarangan orang bisa memanfaatkannya. Apalagi orang luar yang tidak ada hubungan dengan perusahaan.
Jadi apabila Anda menemukan GA yang bersikap tegas ketika ada orang yang sembarangan menggunakan aset perusahaan, itu memang sala satu dari tugasnya. Segala kerusakan aset ia yang bertanggung jawab.
2. Bertugas melakukan pengadaan barang
Tugas dan tanggung jawab GA selanjutnya adalah melakukan pengadaan barang. Pertama-tama, ia harus melakukan pendataan mengenai ketersediaan dan kondisi barang, mencatat barang apa saja yang rusak atau telah mengalami penurunan kinerja. Setelah semua informasi didapatkan tugasnya adalah melakukan pengadaan barang. Pengadaan barang tersebut macam-macam, mulai dari peralatan kantor, pengadaan sarana dan prasarana bekerjasama dengan divisi lainnya dan lain sebagainya.
3. Memastikan hubungan yang baik dengan pihak luar
Salah satu tanggung jawab dari GA adalah memastikan bahwa hubungan perusahaan dengan pihak luar bisa berjalan dengan baik. Tak hanya itu, GA juga harus memastikan citra perusahaan baik dimana rekan kerja perusahaan. Baik itu mengenai individunya maupun lingkungan nya.
Staff General Affair bertugas menjadi jembatan antara perusahaan dengan vendor atau pun supplier barang. Ia juga berperan mengadakan tender terkhusus untuk melakukan pengadaan fasilitas perusahaan seefektif mungkin.
4. Melakukan pembayaran tenaga kerja harian
Hal ini karena gaji karyawan harian termasuk dalam keperluan bulanan kantor jadi pencatatannya dilakukan oleh GA, masuk dalam daftar kebutuhan kantor atau perusahaan atas sumber daya manusia.
Selain tenaga harian, seorang general affairs bertugas untuk mencari tenaga outsourcing serta berhak untuk menentukan besaran gaji dan membayarnya. Pada dasarnya, seluruh supplier jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan harus dapat disediakan oleh seorang general affairs.
5. Membuka kantor cabang baru
Terakhir, tugas dari seorang GA adalah membuka kantor cabang baru. Atau bisa jua hanya melakukan perbaikan saja. Seorang general affairs bertugas untuk melakukan survey, mengecek kelayakan hingga memperkirakan estimasi dana yang dibutuhkan.
Misalnya, untuk merinci setiap kebutuhan dari pembukaan kantor cabang baru itu membutuhkan orang lain, namun persetujuan pertama tetap di tangan GA kemudian baru ke jabatan pada struktur atas. Namun, apabila GA tidak menyetujui hal tersebut bisa jadi pembukaan cabang atau renovasi tidak dilakukan.
Pada dasarnya, tugas dan tanggungjawab seorang general affairs adalah melakukan pengelolaan perusahaan. Jadi tanggung jawab dan tugasnya dikembalikan pada kebutuhan perusahaan yang menjadi tempatnya bekerja. Bisa jadi seorang GA tidak mengerjakan tugas dan tanggung jawab seperti yang di atas, bisa juga ada tugas tambahan yang dikembalikan sesuai kebutuhan perusahaan.
Perbedaan General Affairs dengan Human Resource Department
Setelah membaca penjelasan di atas, Anda mungkin menjadi bingung karena sekilas beberapa tanggung jawab Human Resource Department (HRD) yang dikerjakan GA. Lalu apa sih perbedaan dari kedua posisi di atas? Berikut penjelasannya!
- Porsi pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Pada dasarnya keduanya mengurusi sumber daya manusia (SDM) perusahaan namun porsinya berbeda. Human Resource Department (HRD) mengurusi seluruh karyawan dan memenuhi kebutuhan mereka. Sedangkan General Affairs mengurusi sumber daya manusia (SDM) yang berhubungan dengan pengelolaan perusahaan, supplier jasa, vendor dan lain sebagainya.
- Tugas dan tanggung jawab. Selanjutnya perbedaan dari kedua jabatan di atas adalah tugas dan tanggungjawab yang diemban. Seorang human resource department mengurusi segala sesuatu yang berhubungan dengan pengembangan karir mulai dari pelatihan, kompensasi, hingga promosi jabatan. Sedangkan, seorang GA bertugas melakukan pengelolaan perusahaan mulai dari merawat aset, membuka cabang baru dan menggaji karyawan harian.
- Besaran gaji. Salah satu yang membedakan posisi GA dan HRD. HRD memiliki kisaran gaji sebesar Rp5.000.000 hingga Rp8.000.000 perbulan. Sedangkan seorang general affairs memiliki kisaran gaji mulai dari Rp3.000.000 hingga Rp5.000.000 per bulan. Namun besaran tersebut dikembalikan lagi kepada seberapa besar skala perusahaan tempatnya bekerja.
Nah, berikut diatas merupakan pengertian, tugas dan tanggung jawab serta perbedaan general affairs dengan Human Resource Department. Mulai sekarang, Anda bisa mengeksplor dan melatih diri supaya memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan apabila Anda bercita-cita menjadi seorang general affairs.
Jika Anda masih seorang mahasiswa, Anda mungkin bisa mengikuti organisasi untuk melatih kemampuan dalam bidang kerjasama, mengorganisir orang lain dan manajemen waktu. Hal-hal tersebut yang mungkin Anda butuhkan untuk kemudian hari melamar pekerjaan di sebuah perusahaan. Selamat mencoba!
