Pembukuan keuangan dalam sebuah usaha adalah salah satu aspek penting yang harus dimiliki oleh setiap bisnis terlepas dari ukuran bisnis tersebut. Bagi pebisnis kecil, pengaturan keuangan yang rapi bermanfaat untuk bahan evaluasi bisnis sekaligus dapat dijadikan bahan pertimbangan sebelum mengajukan pinjaman ke bank.
Salah satu alternatif pembukuan keuangan bagi usaha kecil adalah menggunakan software akuntansi yang kini banyak tersedia di Indonesia. Namun, jika Anda merasa belum siap menggunakan aplikasi tersebut, ada baiknya Anda membuat pembukuan keuangan usaha kecil dengan cara sederhana berikut ini:
1. Pisahkan Keuangan Pribadi Dengan Bisnis
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah memisahkan uang pribadi dengan uang usaha. Hal ini bertujuan agar semua hasil bisnis bisa kembali ke bisnis tersebut kecuali jika Anda mengambil uang bisnis dalam bentuk “prive”.
2. Siapkan Buku Kas
Buku kas adalah buku yang mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran usaha baik tunai maupun non tunai secara urut setiap tanggal. Hanya saja untuk pengeluaran non tunai, pengeluaran tersebut tidak akan mempengaruhi jumlah saldo. Buku ini terdiri dari setidaknya 6 kolom yaitu kolom tanggal, kolom keterangan, kolom kuantitas, kolom harga, kolom total dan kolom saldo.
Contoh toko X menjual dua macam snack yaitu snack A dan B. Snack A dijual dengan harga 75000 rupiah per kardus sedangkan snack B dijual dengan harga 65000 rupiah per kardus. Berikut ini catatan pemasukan dan pengeluaran toko X tersebut pada minggu pertama bulan Januari:
| Tanggal | Keterangan | Kuantitas | Harga per barang | Total | Saldo |
| 5 Januari | Saldo kas | 1 | 350,000 | 350000 | 350000 |
| 6 Januari | Penjualan snack dari Bu Karni | 2 | 75,000 | 150000 | 500,000 |
| 6 Januari | Penjualan snack dai Bu Yanti | 4 | 65,000 | 260000 | 760,000 |
| 7 Januari | Pembayaran pajak retribusi toko | 1 | 15,000 | 15000 | 745,000 |
| 7 Januari | Piutang dari Bu Ratna | 5 | 65,000 | 325000 | 745,000 |
| 8 Januari | Pembayaran listrik bulanan | 1 | 150,000 | 150000 | 595,000 |
| 8 Januari | Pembelian Stock barang | 4 | 65,000 | 260000 | 335,000 |
| 9 Januari | Pembayaran piutang dari Bu Ratna 1 | 1 | 150,000 | 150000 | 485,000 |
Silahkan diperhatikan poin tanggal 7, 8 dan 9 Januari. Untuk yang tanggal 7 dan 8 Januari, catatan tersebut adalah catatan pengeluaran sehingga pada kolom saldo, ada pengurangan jumlah kas dari 760,000 menjadi 745,000. Sedangkan catatan lain yang terjadi pada tanggal tersebut merupakan catatan piutang.
Pada tanggal 7 Januari, Bu Ratna melakukan pembelian namun belum dibayar sebesar 325,000. Karena ini merupakan piutang berupa barang dagangan, maka uang kas tidak akan terpengaruh sama sekali. Baru kemudian ketika Bu Ratna membayar hutangnya pada tanggal 9 Januari, maka ada penambahan uang kas yang tertera di kolom saldo.
3. Buat Buku Stok Barang Sederhana
Buku stok barang ini berisi catatan jumlah pemasukan dan pengeluaran barang yang ada di dalam gudang dan toko sepanjang bulan berjalan. Jumlah stok barang yang keluar harus sama dengan jumlah yang berhasil dijual ke pelanggan dan jumlah barang yang masuk harus sama dengan jumlah barang yang dibeli dari supplier.
Contohnya:
| Tanggal | Keterangan | Kuantitas | Harga per barang | Total |
| 5 Januari | Saldo Snack A | 10 | 75,000 | 750000 |
| 5 Januari | Saldo Snack B | 10 | 65,000 | 650000 |
| 6 Januari | Penjualan snack dari Bu Yanti | 4 | 65,000 | 260000 |
| 6 Januari | Penjualan Snack Bu Karni | 2 | 75,000 | 150000 |
| 7 Januari | Piutang dari Bu Ratna | 5 | 65,000 | 325000 |
| 9 Januari | Pembelian snack B tambahan ke supplier | 4 | 60,000 | 240000 |
| 10 Januari | Saldo Mingguan Snack A | 8 | 600000 | |
| 10 Januari | Saldo Mingguan Snack B | 5 | 325000 |
Masih menggunakan contoh yang sama, terlihat pada tanggal 9 Januari, toko X mengisi tambahan stok snack B dengan membeli 4 stock tambahan kepada supplier. Oleh sebab itu, jumlah snack B yang pada awalnya tinggal 1 (10-4-5) menjadi tinggal 5 stok pada akhir minggu tersebut.
Pada contoh diatas, toko X hanya menjual dua snack sehingga bisa dirangkum dalam 1 tabel sekaligus. Namun, jika toko Anda menjual lebih dari 2 macam barang, akan lebih baik jika Anda membuat tabel yang berbeda untuk masing-masing barang.
Tujuannya adalah agar Anda tahu mana barang yang jumlahnya kurang dan harus diisi lagi dan mana barang yang paling laris dibeli oleh pelanggan.
4. Membuat Laporan Laba Rugi Sederhana
Membuat laporan laba rugi sederhana, akan membantu Anda untuk mengetahui posisi keuangan bisnis Anda saat ini apakah bisnis tersebut sedang merugi atau sedang memperoleh untung.
Dari contoh sederhana di atas, kita dapat mencatat laporan laba rugi sebagai berikut:
| Keterangan | Pemasukan | Pengeluaran | Saldo |
| Penjualan snack dari Bu Karni | 150000 | 150000 | |
| Penjualan snack dai Bu Yanti | 260000 | 410000 | |
| Pembayaran piutang dari Bu Ratna 1 | 150000 | 560000 | |
| Pembayaran retribusi | 15000 | 545000 | |
| Listrik | 15000 | 530000 | |
| Beli stok | 60000 | 470000 |
Dari sini terlihat bahwa pada minggu pertama bulan Januari, toko X mendapatkan keuntungan.
5. Membuat Buku Penyimpanan Faktur
Buku penyimpanan faktur adalah salah satu buku penting yang harus Anda miliki dalam bisnis. Dalam buku ini, Anda bisa menempelkan faktur-faktur dan dokumen bukti transaksi lainnya sesuai dengan tanggal kejadian transaksi tersebut sehingga Anda bisa dengan mudah mencari faktur-faktur tersebut ketika dibutuhkan entah itu untuk bukti yang menguatkan transaksi atau sebagai bahan pencatatan keuangan bulanan.
Anda juga bisa menyimpan semua faktur yang Anda keluarkan untuk pelanggan di dalam buku ini. Jadi, ketika ingin mengevaluasi penjualan barang, Anda bisa lebih mudah menemukan bukti transaksi penjualan tersebut.
6. Buku Inventaris
Buku ini berisi semua barang-barang yang ada di toko dan gudang Anda kecuali barang dagangan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa tidak ada barang di perusahaan Anda yang hilang karena dicuri atau perlu diperbaiki.
Buku inventaris setidaknya disusun dalam 4 kolom yaitu, kolom nomor, jenis barang dan jumlah barang. Anda bisa menambahkannya sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, Anda memiliki mesin, maka Anda bisa memasukkan nilai depresiasi mesin tersebut sehingga pembukuan bisnis Anda lebih akuntable.
Berikut ini contohnya pada toko snack X:
| No | Jenis Barang | Jumlah | Tanggal Beli |
| 1 | Etalase toko | 4 | 14 Juli 2018 |
| 2 | Kalkukator | 2 | 16 April 2019 |
| 3 | 1 Meja tulis dan penyimpanan catatan | 1 | 20 Mei 2019 |
| 4 | 1 mobil angkut | 1 | 15 Juli 2018 |
Nah, itu tadi tahapan dan contoh pembukuan sederhana. Lakukan pembukuan sederhana minimal setiap satu bulan sekali supaya setiap transaksi bisnis Anda tercatat dengan baik. Catatan keuangan yang baik dapat menjadi bahan pengambilan keputusan untuk bisnis Anda, bahan pertimbangan untuk pinjaman perbankan dan tentu saja dapat menjadi bahan pertimbangan untuk mengembangkan bisnis Anda kedepannya. Selamat mencoba!
