Membuat sebuah program kerja sangat membantu perusahaan, instansi, bisnis, maupun organisasi dalam mencapai tujuannya. Proker atau program kerja pasti sudah sangat familiar bagi Anda yang mungkin pernah berkecimpung di suatu organisasi. Proker dapat disusun untuk jangka waktu tertentu, sehingga sebaiknya disusun secara rapi, rinci, dan jelas maksud serta tujuan yang ingin dicapai.
Apabila Anda kurang familiar dengan cara menyusun proker dengan benar, cobalah baca tips tentang cara menyusnnya di bawah ini. Kami berikan pula contoh program kerja sederhana sebagai referensi latihan.
Apa itu Program Kerja?
Program kerja adalah kegiatan atau program yang dirancang oleh sekelompok orang di perusahaan, organisasi, maupun instansi lainnya demi mencapai target tertentu. Program tersebut perlu disusun secara detail, jelas, serta terstruktur agar mudah dalam mencapai tujuan sesuai dengan yang direncanakan. Oleh karena itu, pembuatannya perlu melibatkan orang banyak (biasanya dibentuk tim pelaksana).
Program kerja biasanya dibuat untuk menyelesaikan permasalahan dalam organisasi maupun suatu divisi, ataupun untuk membantu mengembangkan sesuatu tertentu demi kemajuan organisasi. Jadi, cara menyusun proker tak bisa dilakukan asal-asalan, tetapi perlu memperhatikan banyak hal ketika melakukannya.
Salah satu contoh program kerja sederhana, misalnya penghijauan taman depan kantor. Jadi, permasalahannya adalah taman kantor yang tampilannya kurang nilai estetikanya dan cenderung gersang. Pada contoh program kerja sederhana tersebut, dibentuklah tim untuk melaksanakan kegiatan penghijauan taman, termasuk berapa banyak biayanya, serta kapan pelaksanaannya.
Tujuan Penyusunan Program Kerja
Program kerja atau proker merupakan kegiatan penting karena memiliki tujuan tertentu. Tidak hanya demi mencapai target dan visi-misi saja, ini tujuan penyusunan program kerja yang perlu diketahui.
1. Mencapai visi dan misi organisasi
Tujuan penyusunan proker yang pertama, yaitu untuk mencapai visi dan misi dari perusahaan, bisnis, instansi, maupun organisasi. Setiap organisasi pasti memiliki target yang ingin dicapai, sehingga dalam pelaksanaan kegiatannya semua anggota harus mampu menyamakan visi dan misi.
Cara mencapai visi misi, berarti harus mampu membuat proker untuk jangka waktu tertentu. Meskipun waktu pencapaiannya tidak mudah dan cukup lama, namun prosesnya terlihat jelas dan lebih terarah.
2. Pekerjaan jadi lebih terstruktur serta terarah
Tujuan membuat proker lainnya adalah dapat membuat pekerjaan jadi lebih terstruktur sekaligus terarah. Dalam penyusunan program kerja, segala perencanaannya harus dilakukan secara rapi, detail, dan jelas agar tidak melewatkan hal penting selama pelaksanaan programnya.
Tidak semua pekerjaan dapat dilakukan dalam satu waktu, sehingga harus ditetapkan prioritas hingga tenggat waktu penyelesaian (deadline). Hal ini bertujuan agar pelaksanaannya lebih terstruktur karena mampu memahami mana tugas yang perlu dikerjakan terlebih dahulu.
Adanya proker juga membuat pelaksanaan program tersebut berjalan lebih efisien. Jadi, dapat meminimalisir kegagalan atau kekacauan karena sebelumnya sudah dirancang dan diurutkan secara detail.
3. Mengetahui kebutuhan divisi atau organisasi
Tujuan membuat program kerja adalah untuk mengetahui kebutuhan dari suatu divisi ataupun organisasi itu sendiri. Dalam sebuah organisasi, ketika menghadapi suatu masalah perlu dilakukan penyelesaiannya agar tidak menghambat kegiatan lainnya.
Misalnya ditemui sebuah permasalahan di suatu divisi marketing, yakni mereka sedang terkendala kekurangan ide untuk membuat iklan dalam rangka peluncuran produk baru. Contoh program kerja sederhana untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, misalnya dengan membuat konsep kekinian dan mengikuti tren supaya brand value serta product engagement produk tersebut lebih bagus.
4. Membangun citra baik
Tujuan membuat program kerja, juga dilakukan demi membangun citra baik dari suatu organisasi maupun institusi. Adanya proker membuat pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan terstruktur, sehingga cara pengerjaannya pun tidak boleh asal-asalan. Bahkan juga mampu membuat setiap orang yang terlibat jadi lebih teliti serta berhati-hati mengerjakannya.
Program yang dilaksanakan secara teliti dan hati-hati, nantinya akan memberikan hasil jauh lebih baik dibandingkan ketika dikerjakan secara asal-asalan. Apabila proker tersebut selesai dengan hasil sempurna maupun menunjukkan manfaat bagi sekitarnya, maka hal seperti ini dapat membangun citra baik organisasi ataupun divisi di dalamnya.
Hal-Hal yang Dipertimbangkan dalam Menyusun Program Kerja
Beberapa hal juga perlu dipertumbangkan sebelum menyusun program kerja. Apa saja itu? Simak penjelasannya di bawah inI!
1. Permasalahan
Hal pertama yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun proker adalah permasalahan. Sebuah proker tercipta karena adanya suatu masalah di organisasi, sehingga nantinya perlu menemukan strategi yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
Contoh program kerja sederhana di suatu organisasi sedang ingin menekan populasi kucing liar di daerah sekitar. Jadi, rencana kegiatan yang akan dilaksanakan adalah mengambil kucing liar sekitar untuk disterilkan serta membuat tempat penampungan sementara sebelum dihibahkan secara gratis.
2. Waktu dan target
Hal lainnya yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan proker, yaitu waktu dan target. Setelah mengetahui permasalahannya, selanjutnya adalah menentukan waktu pelaksanaan serta target yang ingin dicapai.
Penentuan waktu yang tepat untuk melaksanakan sebuah program, harus dipertimbangkan secara matang. Selain itu, juga perlu diberi deadline agar mampu mencapai target secara maksimal. Adanya deadline itulah membuat orang-orang yang terlibat jadi lebih efisien dalam bekerja, sebab sudah jelas urutan prioritasnya untuk dikerjakan.
3. Kondisi di lapangan
Dalam pembuatan proker, penting sekali memperhatikan kondisi sesungguhnya di lapangan. Melihat kondisi lapangan dapat menentukan apakah program tersebut cocok dilakukan atau tidak, maupun untuk mempertimbangkan hal lainnya.
Melaksanakan proker tanpa melihat kondisi lapangan sama sekali, justru program tersebut nantinya dapat terhambat. Maka dari itu, sebaiknya program yang akan dibuat nantinya menyesuaikan dengan keadaan di lapangan sesungguhnya agar dapat berjalan lancar.
4. Ketersediaan dana
Hal penting yang juga tak boleh dilewatkan saat menyusun sebuah program kerja, yaitu ketersediaan dana. Tidak ada proker yang dilakukan benar-benar gratis, semuanya pasti membutuhkan biaya meskipun jumlahnya sedikit.
Jadi, dalam menyusun proker sebaiknya buatlah tabel rincian serta proposal yang memuat anggaran biaya pelaksanaan program tersebut. Sesuaikan pula jenis proker yang dilaksanakan berdasarkan kemampuan atau ketersediaan dana supaya tidak memberatkan nantinya.
5. Pembagian tugas
Lakukan pembagian tugas kepada masing-masing divisi agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Pembagian tim berdasarkan tugas, misalnya divisi humas, pubdekdok, acara, dana usaha, dan sebagainya.
Contoh Program Kerja Sederhana
Baru pertama kali diminta membuat proker? Lihat contoh program kerja sederhana di bawah ini sebagai referensi.
Proker penggalangan dana untuk pagelaran seni dari organisasi daerah
Latar belakang permasalahan: Ingin mengenalkan tarian dan kesenian khas daerah di tempat rantau. Program ini dilaksanakan untuk mengenalkan budaya daerah kami ke masyarakat sekitar.
Ketua Pelaksana: Aji
Ketua Divisi Acara: Bayu
Ketua Divisi Pubdekdok: Cintya
Ketua Divisi Danus: Denok
Ketua Divisi Humas: Elang
Waktu pelaksanaan: 28 Januari 2023
Tempat kegiatan: Lapangan terbuka Kota XY
Harga tiket masuk: Gratis
Ketersediaan dana saat ini: Rp10.000.000
Dana yang dibutuhkan: Rp70.000.000
Kegiatan untuk penggalangan dana:
- Ngamen di lampu merah dalam bentuk vokal grup menggunakan alat musik gitar dan perlengkapan lain (mikrofon). Menyanyikan lagu daerah atau lagu yang sedang tren.
- Mencari sponsorship.
- Berjualan makanan ringan di kampus dan daerah sekitar.
- Menjual aneka merchandise kekinian.
Pada contoh program kerja sederhana di atas, sebaiknya jangan lupa menambahkan rincian anggota serta rincian kegiatan. Biasanya, semua itu disusun dalam bentuk proposal supaya lebih rapi dan enak dibaca.
Rincian anggaran dananya pun harus transparan dan pastikan semua anggota mengetahuinya. Tak hanya itu, tentukan pula deadline dan pembagian tugas masing-masing divisi agar lebih efisien pengerjaannya sekaligus terarah.
Cara Menyusun Program Kerja Sederhana
Sudah paham contoh program kerja sederhana seperti di atas? Berikut kami berikan cara menyusun program kerja dengan baik, pemula harus tahu!
1. Cari tahu permasalahannya
Cara menyusun program kerja sederhana, Anda perlu mencari tahu terlebih dahulu mengenai permasalahannya. Apabila masalahnya jelas, pembuatan proker dapat berlangsung dengan baik karena sudah memperoleh ide dari permasalahan tersebut.
3. Tetapkan target dan deadline pelaksanaan
Setelah memperoleh ide dari permasalahan yang sedang terjadi, selanjutnya adalah menetapkan tujuan, target, serta deadline. Pertama, tentukan tujuan pelaksanaan program terlebih dahulu secara spesifik karena ini merupakan kunci utama agar bisa tahu apa yang perlu dilakukan dalam proker tersebut.
Tetapkan pula target dan deadline program secara jelas. Adanya target dan deadline, membuat masing-masing divisi dapat mengetahui tugas masing-masing dan tenggat waktu pengerjaannya. Dengan begitu, tujuan pun dapat tercapai dengan baik nantinya.
4. Tetapkan indikator keberhasilan
Cara menetapkan indikator keberhasilan suatu proker, dapat dilakukan dengan melihat dari kemampuan mencapai target, efisiensi kerja tim, kualitas pengerjaan, serta hasil akhir project. Indikator keberhasilan ini dapat berubah-ubah sesuai kebutuhan organisasi.
5. Tentukan metode yang tepat untuk diterapkan
Ketika membuat proker tidak boleh dilakukan sembarangan, semuanya harus dirancang secara teliti, detail, serta penuh pertimbangan. Oleh karena itu, penting sekali menentukan metode yang tepat untuk diterapkan. Misalnya bentuk program tersebut apakah webinar, pasar seni, expo, dan sebagainya.
Tidak hanya metode, Anda pun perlu merancang bagaimana model serta materi yang tepat dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Modelnya misalnya apakah kegiatan tersebut dilaksanakan untuk jangka panjang, menengah, atau pendek. Sedangkan materi berupa tema proker itu.
6. Buat pembagian tim pelaksana
Sudah menentukan metode, model, dan materi proker? Dalam cara menyusun program kerja, jangan pernah melupakan pembentukan tim serta pembagian tugas masing-masing anggota.
Setiap tim memiliki tugasnya masing-masing, namun saling membutuhkan satu sama lain. Adanya pembagian tim pelaksana dapat mempermudah pelaksanaan kegiatan, sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik sesuai rencana.
7. Perhatikan tenggat waktu
Deadline atau tenggat waktu untuk mencapai target harus jelas dalam sebuah proker. Fungsi deadline adalah untuk mendisiplinkan program yang sedang berlangsung. Apabila disiplin selama kegiatan, tujuan pun dapat tercapai tepat waktu.
8. Sediakan waktu untuk evaluasi kinerja
Selain itu, ketika membuat proker sebaiknya sediakan pula waktu untuk melakukan evaluasi kinerja masing-masing tim serta anggotanya. Evaluasi merupakan penilaian terhadap hasil kerja, dengan tujuan untuk melihat apa saja yang perlu diperbaiki ke depannya serta langkah untuk mengembangkan program jauh lebih baik lagi.
Contoh program kerja sederhana di atas dapat dijadikan sebagai referensi, terutama bagi Anda yang belum berpengalaman membuatnya. Pelajari juga cara menyusun proker dengan benar agar lebih efektif serta efisien dalam mencapai tujuan.
