Bisnis yang sukses tidak hanya tergantung pada kualitas produk yang diproduksi oleh bisnis atau perusahaan tersebut. Kesuksesan bisnis juga ditentukan oleh kualitas dan efektivitas kinerja manajemen perusahaan tersebut.
Manajemen perusahaan harus disusun dengan sedetail mungkin sebab hal ini terkait dengan biaya gaji dan pembagian job desk karyawan. Jumlah anggota manajemen yang terlalu banyak bisa jadi beban terhadap keuangan perusahaan sementara jumlah anggota manajemen yang terlalu sedikit akan membuat anggota tersebut kewalahan dengan beban kerja yang diberikan.
Oleh sebab itu, Anda sebagai pemilik bisnis harus tahu berapa dan apa saja manajemen yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bahkan ketika perusahaan tersebut baru berdiri. Berikut ini pembahasan struktur organisasi manajemen perusahaan kecil yang dapat Anda simak:
Pengertian Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan adalah struktur yang berisi alur koordinasi manajemen perusahaan. Biasanya, struktur organisasi ini tersusun secara hierarkis dari yang paling atas (Komisaris) hingga level paling bawah yaitu staff.
Struktur ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa setiap orang tahu apa pekerjaan mereka, dengan siapa mereka akan bekerja sama dan melapor serta dapat berekspektasi tentang jenjang karir mereka selanjutnya. Dengan demikian sistem kerja manajemen perusahaan dapat dievaluasi dan bekerja dengan seefektif mungkin.
Tujuan Pembentukan Struktur Organisasi Perusahaan
Terdapat 4 tujuan pembentukan struktur organisasi perusahaan, 5 alasan tersebut adalah:
- Agar kinerja perusahaan bisa lebih efisien sehingga pendapatan meningkat tanpa harus meningkatkan beban.
- Supaya pembagian kinerja dan kriteria karyawan dapat lebih jelas dan rinci.
- Supaya pelanggan tahu kepada siapa dia harus berurusan jika ada hal-hal yang kurang memuaskan atas layanan dan jasa yang diberikan perusahaan.
- Supaya karyawan tahu kepada siapa mereka harus melapor jika ada hal-hal yang menyangkut kesejahteraan dan kinerja mereka.
- Struktur manajemen ini penting dicantumkan jika perusahaan mengurus hal-hal terkait legalitas, permodalan dari pihak ketiga dan bantuan pemerintah.
Dalam kasus perusahaan besar, struktur manajemen perusahaan yang jelas diperlukan supaya karyawan tahu jenjang karir yang bisa mereka peroleh apabila mereka bekerja dengan baik dan setia terhadap perusahaan tersebut.
Jenis-Jenis Struktur Organisasi Perusahaan
Setidaknya terdapat 4 jenis struktur organisasi yang umum digunakan oleh perusahan. Ke-4 struktur organisasi tersebut adalah:
1. Struktur Fungsional
Pada jenis ini, struktur organisasi perusahaan dibagi berdasarkan fungsi kinerja struktur tersebut. Misalnya, departemen keuangan perusahaan adalah bagian dari manajemen perusahaan yang secara khusus mengurusi hal-hal berbau keuangan seperti, akuntansi, audit internal dan lain-lain.
Contoh lainnya seperti departemen board of director yang berisi para direktur dengan sekretaris dan asisten yang bertugas untuk membantu direktur tersebut.
2. Struktur Divisional
Struktur divisional adalah pembagian organisasi perusahaan berdasarkan kesamaan produk, layanan atau wilayah geografis. Umumnya struktur ini digunakan oleh perusahaan menengah dan besar yang cakupan kerjanya sudah ke berbagai wilayah dan produk.
Contohnya adalah perusahaan Indofood yang memiliki divisi mie instan, tepung dan pembuatan bumbu sendiri-sendiri atau perusahaan perbankan Mandiri yang memiliki divisi asuransi, tabungan, kredit, manajemen risiko dan lain-lain.
3. Struktur Matriks
Jenis ketiga ini adalah struktur organisasi yang merupakan gabungan dari jenis struktur pertama dan kedua. Artinya, dalam satu divisi bisa jadi ada seorang akuntan, sekretaris, marketing dan lain-lain.
Umumnya sistem ini digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar demi mempersingkat alur koordinasi dan membuat perusahaan lebih efisien.
4. Struktur Tim Kerja/Proyek
Dalam jenis ini ada beberapa karyawan yang dipilih dari divisi berbeda dan fungsi yang berbeda untuk menangani satu proyek tertentu sementara waktu. Umumnya sistem kerja seperti ini berlaku untuk perusahaan yang banyak melakukan proyek-proyek lapangan.
Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Kecil
Untuk perusahaan kecil, umumnya struktur organisasi hanya terdiri dari dua atau tiga lapis koordinasi tergantung kebutuhan perusahaan tersebut. Berikut ini contoh struktur organisasi CV kecil bernama CV Sukamaju yang bergerak di bidang perbengkelan dan penyediaan komponen kendaraan bermotor:
Dalam contoh di atas, CV Sukamaju hanya memiliki dua lapis organisasi yaitu Supriadi beserta 10 karyawannya yang terbagi ke dalam 3 tim berdasarkan fungsinya yaitu tim kasir sekaligus akuntansi, tim montir dan penjaga toko. Ketiga tim tersebut akan bertanggung jawab langsung kepada Supriadi selaku pemilik dan direktur perusahaan.
Struktur organisasi tersebut tentu akan berubah jika Supriadi mengembangkan CV Sukamaju menjadi beberapa toko di berbagai daerah sekaligus atau membuka lini bisnis lain dan menjadi perusahaan menengah.
Dalam hal ini, struktur organisasi usaha kecil menengah milik Supriadi bisa jadi akan ditambahi satu jabatan lagi yaitu jabatan manajer yang bertugas untuk mengawasi bengkel dan toko suku cadang Sukamaju di masing-masing daerah.
Struktur organisasi di atas juga dapat berubah apabila perusahaan yang dikelola Supriadi bukanlah bengkel melainkan restoran ataupun supermarket yang mana kedua jenis bisnis tersebut tidak membutuhkan montir. Oleh sebab itu, bentuk dan susunan organisasi perusahaan dapat berubah ubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
Tugas Masing-Masing Jabatan di Perusahaan Kecil
Dalam konteks CV Sukamaju di atas, tugas masing-masing jabatan di struktur organisasi perusahaan kecil adalah sebagai berikut:
Direktur sekaligus pemilik: Sebagai pemilik, Supriadi turun tangan langsung dalam setiap kegiatan operasi perusahaan mulai dari turut menjaga toko, memasok stok yang habis, terkadang membantu montir dan tentu saja menghitung uang pemasukan harian dan mengelolanya.
Selain itu, dia juga berperan sebagai orang yang menyeleksi dan menerima karyawan baru, memberi gaji kepada masing-masing karyawan dan memecat karyawan baru jika ada yang membelot. Selain itu, dia juga berperan menyediakan modal perusahaan.
Kasir/staf: Ninik Yulianti dan Ari Wibowo bertugas sebagai kasir yang menerima setiap pembayaran barang dan jasa yang dilakukan oleh pelanggan dan mencatatnya ke pembukuan. Mereka juga bertugas untuk membantu Supriadi menghitung dan memeriksa status keuangan bulanan serta mendistribusikan gaji. Oleh sebab itu, tidak heran jika gaji mereka berdua lebih besar daripada karyawan lainnya.
Montir/staf: CV Sukamaju memiliki 5 orang montir yang tidak hanya bertugas untuk memperbaiki setiap kendaraan yang datang ke toko, tetapi juga memperkirakan berapa biaya jasa dan biaya pembelian barang yang harus dibayarkan oleh orang yang memperbaiki kendaraan.
Penjaga toko/staf: CV Sukamaju memiliki 4 orang penjaga toko yang bertugas melayani pembeli komponen-komponen kendaraan bermotor baik yang tidak langsung memasang komponen tersebut di tempat atau yang sekalian menggunakan jasa montir. Mereka lantas mencatat pembelian konsumen tersebut ke dalam nota dan memberikannya kepada petugas kasir.
Baik penjaga toko, montir ataupun kasir sama-sama berada di bawah tanggung jawab Supriadi atau direktur. Artinya, jika mereka lalai dalam bekerja dan pelanggan tidak puas, maka direktur yang akan bertanggungjawab pertama kali.
Susunan struktur organisasi perusahaan yang baik akan membantu perusahaan Anda menjadi lebih tertata dan efisien.
