Dalam sebuah bisnis, mengatur agar stok barang tetap rapi dan bisa diakses dengan mudah adalah sebuah kewajiban. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan karena operasional perusahaan akan semakin optimal dan efisien apabila Anda sebagai pebisnis sudah memiliki manajemen gudang (warehouse management system) yang baik. Dengan kata lain, setiap bagian sudah mengetahui bagian kerja masing-masing.
Selain itu, manajemen gudang yang baik pula akan bantu menangani permasalahan yang kompleks dan membantu pebisnis mengambil keputusan dengan tepat. Dalam manajemen ini, ada 7 prinsip yang bisa diterapkan pada perusahaan Anda.
Nah, apakah Anda sudah tahu dan menerapkannya? Apabila belum, mari simak informasi di bawah ini untuk penjelasan lebih lengkapnya!
1. Perhatikan Lokasi Gudang
Prinsip pertama yang perlu diperhatikan adalah penempatan lokasi gudang. Efektifnya, lokasi gudang memang berdekatan dengan lokasi penjualan atau bahkan dijadikan satu. Misalnya, toko kelontong atau grosiran yang menyatukan gudang dan tempat berjualan. Akan tetapi, ada beberapa jenis bisnis yang tidak bisa menyatukan antara gudang dan tempat penjualan.
Selain itu, lokasi juga berkaitan dengan aksesibilitas perusahaan. Aksesibilitas ini berkaitan dengan keterjangkauan gudang apabila toko sedang kehabisan stok. Dengan begitu, toko tetap bisa melayani pelanggan dengan cepat dan memuaskan.
Kondisi lingkungan sekitar lokasi gudang juga perlu dipertimbangkan sebelum memulai operasional bisnis. Hal ini berkaitan dengan ketersediaan sinyal untuk berkomunikasi di dalam gudang dan faktor alam lainnya seperti banjir. Apabila daerah sekitar gudang adalah daerah rawan banjir, Anda harus mengantisipasinya dengan membuat rak yang tinggi sehingga air tidak merusak stok barang.
2. Desain Gudang
Prinsip berikutnya yang tidak kalah penting adalah desain gudang. Desain gudang di sini cukup berpengaruh terhadap kualitas dan ketahanan stok barang di dalamnya. Maka dari itu, desain dan tata letak penyimpanan barang harus diperhatikan.
Pastikan gudang memiliki sirkulasi udara yang cukup, suhu ruangan yang disesuaikan dengan kebutuhan barang, dan kemudahan mobilitas di dalamnya. Misalnya, Anda adalah pebisnis makanan beku (frozen food). Maka dari itu, gudang penyimpanan barang pun harus memiliki suhu udara tertentu agar makanan tidak basi dan tidak layak untuk dijual.
3. Prosedur Penyimpanan Barang
Prosedur penyimpanan barang berkaitan dengan tata letak atau cara menyimpan barang agar tidak mudah rusak. Walaupun gudang memang tempat penyimpanan, barang tidak bisa diletakkan begitu saja.
Ditambah lagi apabila produk bisnis Anda adalah barang pecah belah. Tidak mungkin Anda meletakkannya secara bersusun, bukan? Jika Anda melakukan hal tersebut, tentu beban di atasnya akan merusak produk di bawahnya.
Selain itu, penyimpanan barang juga berkorelasi dengan estetika serta manajemen administrasi produk. Produk yang tidak tertata dengan rapi tentu akan membuatnya tidak enak dipandang dan para karyawan pun akan kebingungan dalam mencari barang. Jadi, pastikan produk di gudang tersusun dengan rapi sesuai cluster atau bagiannya masing-masing.
Misalnya, Anda adalah pebisnis toko kelontong yang menjual berbagai kebutuhan pelanggan. Anda dapat menyusun produk sesuai jenisnya, seperti rak khusus makanan, rak khusus minuman, rak dengan merek tertentu, dan lain sebagainya disesuaikan dengan kebutuhan.
4. Peralatan Pendukung Operasional Gudang
Apabila bisnis Anda berskala besar, tentu Anda membutuhkan stok barang dan ruangan gudang yang lebih besar pula. Nah, untuk mempermudah operasional gudang, tentu Anda membutuhkan beberapa peralatan pendukung, seperti mesin untuk mengambil barang, mesin untuk mengemas barang, dan lain sebagainya.
Dengan adanya peralatan tersebut, diharapkan manajemen gudang Anda bisa beroperasi lebih baik dan efektif. Selain itu, peralatan-peralatan tersebut juga dapat meminimalisasi risiko kecelakaan akibat mengambil barang berat di tempat tinggi atau yang lainnya. Bantuan mesin akan membantu karyawan untuk lebih efektif dalam mengambil produk.
5. Maksimalkan Software Manajemen gudang
Sebagai pebisnis, tentunya Anda harus bisa beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang ada. Manajemen gudang kini tidak lagi mengandalkan kertas dan buku-buku sebagai pencatat data stok produk, tetapi sekarang bisa dilakukan secara online.
Anda bisa memaksimalkan software manajemen gudang agar pengaturan dan pengawasan stok produk bisa terpantau lebih maksimal karena bisa diakses dari mana saja dan kapan saja.
Dengan menggunakan software ini, Anda dapat mengumpulkan data stok barang secara real-time, merekapitulasi jumlah pesanan pelanggan, menghitung jumlah barang yang masuk dan keluar, hingga membuat laporan kondisi gudang dengan ringkas.
Software ini juga bisa digunakan untuk menghindari risiko human error (kesalahan manusia) dalam melakukan penyetokan atau penghitungan stok barang. Akan tetapi, kekurangannya adalah biasanya software ini bergantung dengan internet sehingga pastikan Anda memiliki jaringan internet yang kuat dan stabil di dalam gudang.
6. Atur Sistem Keamanan Gudang
Tentu Anda tidak ingin stok barang di gudang menghilang begitu saja, bukan? Maka dari itu, Anda harus mengatur sistem keamanan gudang dengan maksimal. Bagaimana caranya?
Caranya adalah dengan memasang kamera pengawas atau CCTV di sudut-sudut yang sulit terjangkau oleh pihak tidak bertanggung jawab. Namun, pastikan kamera bisa menangkap keseluruhan ruangan agar Anda bisa memantau lebih jelas.
Dengan kecanggihan teknologi sekarang, Anda tetap bisa memantau kondisi gudang dari kamera yang sudah terhubung dan terintegrasi dengan aplikasi di perangkat smartphone atau gadget. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir apabila terjadi kehilangan atau kerusakan barang karena semua bisa dibuktikan melalui kamera pengawas.
7. Analisis dan Evaluasi Performa Gudang
Terakhir, jangan lewatkan untuk selalu menganalisis dan mengevaluasi manajemen gudang bisnis Anda. Dengan prinsip ini, Anda akan dimudahkan dalam pengambilan keputusan dan menentukan kebijakan selanjutnya.
Misalnya, selama keberjalanan operasional gudang satu bulan ini, terdapat masalah berupa kesalahan hasil akhir data stok barang. Nah, Anda bisa menentukan langkah selanjutnya apakah perlu mengganti software atau menggunakan metode lainnya untuk manajemen gudang.
Itulah 7 prinsip manajemen gudang yang baik dan efektif untuk bisa dijadikan acuan bagi bisnis Anda. Anda bisa menerapkan ketujuh prinsip di atas agar operasional bisnis bisa lebih optimal dan terstruktur dengan tetap menyesuaikannya sesuai kebutuhan bisnis Anda.
