Agar bisnis berjalan dengan optimal, salah satu faktor pendukungnya adalah karyawan yang kompeten dan berkualitas. Cara untuk memantau para karyawan agar tetap bekerja dengan baik dan on-track adalah melalui KPI (Key Performance Indicator).
Apakah Anda pernah mendengar tentang KPI? Jika belum, sederhananya, KPI atau indikator kuantitatif progress adalah sebuah pengukuran yang dijadikan dasar untuk mengevaluasi apakah seorang karyawan sudah memenuhi target atau belum. Dalam proses pembuatannya, KPI ini tidak dibuat oleh seluruh divisi dalam perusahaan, tetapi hanya sebagian saja seperti manajer, kepala divisi, atau supervisor.
Peruntukkan pengukuran ini adalah untuk seluruh karyawan dan tak terkecuali staff administrasi. Nah, artikel kali ini akan membahas mengenai contoh KPI untuk staff administrasi serta cara menentukannya. Mari simak informasi lebih lengkapnya pada penjelasan berikut ini!
Cara Menentukan KPI untuk Staff Administrasi
Sebelum menyerahkan KPI kepada staff administrasi, berikut ada beberapa cara menentukan KPI dalam proses pembuatannya:
1. Terapkan 5 Poin SMART dalam KPI
Dalam menentukan KPI, terdapat 5 poin utama yang bisa dijadikan acuan, yaitu specific, measureable, achievable, realistic, dan time-phased. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing poin tersebut:
- Specific (spesifik): Dalam membuat KPI untuk staff administrasi, indikator atau pertanyaan di dalamnya haruslah dibuat spesifik merujuk pada tugas dan tanggung jawab staff. Misalnya, untuk staff administrasi, karyawan harus menyerahkan laporan data yang masuk sebelum jam 17.00 WIB. Maka dari itu, pada KPI-nya, harus dituliskan kurang lebih seperti ini “Menyelesaikan entry data sebelum pukul 17.00 WIB”.
- Measureable (terukur): Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, KPI digunakan sebagai bahan pengukuran dan evaluasi. Maka dari itu, pastikan Anda membuat KPI dengan metode pengukuran yang tepat agar bisa dilihat seberapa jauh perkembangan performa staff administrasi, apakah meningkat atau menurun.
- Achievable (bisa dicapai): Tujuan atau target dalam KPI haruslah sesuai beban kerja atau kesepakatan yang sudah dibuat di awal. Dengan begitu, staff administrasi juga bisa mencapai target tersebut sesuai sasaran dan tepat waktu.
- Realistic (realistis): Sejatinya, KPI adalah pengukuran berbasis kenyataan atau kemampuan perusahaan. Jadi, sesuaikan isi KPI dengan target yang bisa tercapai.
- Time-phased (alur waktu): KPI yang sudah dibuat harus diisi dan dibagikan sesuai waktu yang sudah dijadwalkan. Misalnya, staff administrasi harus mengumpulkan KPI setiap tanggal 3 per bulannya. Tujuannya adalah agar pengukuran dan penilaian bisa dibandingkan secara konsisten dari waktu ke waktu.
2. Tentukan Tujuan atau Target yang Harus Dicapai
Berikutnya, Anda sebagai pemilik perusahaan harus menentukan tujuan yang harus dicapai untuk setiap staff perusahaan, khususnya staff administrasi. Hal ini disebabkan karena setiap staff pastinya memiliki target berbeda yang harus dipenuhi.
Misalnya, target staff administrasi adalah menghitung jumlah komplain yang diberikan oleh pelanggan atau konsumen. Maka dari itu, Anda bisa membuat KPI yang lebih terfokus pada spesifikasi pekerjaan staff administrasi.
3. Buat Pertanyaan atau Indikator yang Harus Dijawab
Setelah tujuan atau target sudah dibuat, Anda juga harus membuat indikator. Indikator ini bisa disesuaikan dengan tujuan yang sudah dibuat untuk menentukan apakah target sudah tercapai atau belum.
4. Gunakan Rumus atau Metodologi Pengukuran yang Tepat
Biasanya, KPI dibuat di Spreadsheet atau Microsoft Excel. Hal ini disebabkan karena kedua platform tersebut memiliki formula pengukuran atau rumus yang bisa digunakan sebagai dasar penghitungan. Caranya pun cukup mudah dan bisa diterapkan untuk seluruh staff di perusahaan.
Untuk membuatnya, Anda perlu menentukan terlebih dahulu bobot KPI yang harus terpenuhi. Umumnya bobot ini menggunakan satuan persen untuk penghitungannya. Selain itu, ada juga target dan capaian yang harus dipenuhi oleh staff administrasi.
Nah, apabila bobot, target, dan capaian sudah diisi, hasil akhir dari penghitungan tersebut akan dituliskan di kolom skor atau penilaian akhir. Biasanya hasil skor ini juga menggunakan satuan persen.
5. Pakai Format atau Tabel yang Mudah Dipahami
Terakhir, pastikan Anda menggunakan tabel atau template KPI yang mudah dipahami dan diisi oleh staff administrasi. Hal ini perlu diperhatikan guna menghindari kesalahan dalam pengisian. Dengan begitu, staff pun bisa mengisi sesuai format yang ada dan mengumpulkannya tepat waktu.
Contoh KPI untuk Staff Administrasi
Agar Anda memiliki gambaran lebih jelas, berikut ada beberapa contoh KPI untuk staff administrasi yang bisa dijadikan acuan:
Nah, itulah contoh KPI untuk staff administrasi yang bisa diterapkan pada perusahaan Anda. Pastikan Anda memperhatikan beberapa poin dan indikator lainnya agar target dan capaian yang dilakukan oleh staff administrasi bisa sesuai sasaran.
