Contoh Surat Permohonan Magang dan Cara Menyusunnya

Magang adalah salah satu cara mahasiswa atau siswa SMA dan SMK untuk mengumpulkan pengalaman kerja. Pengalaman kerja yang diperoleh dari magang ini nantinya dapat digunakan sebagai bekal mendapatkan pekerjaan dan gaji yang sesuai. 

Seringkali pihak sekolah atau kampus menjalin kerjasama dengan perusahaan  atau lembaga tertentu untuk menyalurkan peserta didik mereka untuk magang. Dalam kasus seperti ini, biasanya peserta didik tidak perlu membuat surat ini. 

Lain halnya apabila sekolah atau kampus tidak menjalin kerjasama dengan perusahaan atau lembaga yang diinginkan. Jika kasusnya seperti ini, maka peserta didik diminta untuk membuat surat izin magang. 

Format surat izin magang ada kalanya disediakan oleh kampus, tapi ada juga yang harus dibuat secara mandiri. Apabila sekolah atau kampus Anda tidak menyediakan format tersebut, berikut ini contoh surat permohonan magang yang bisa Anda jadikan referensi, beserta cara menyusunnya yang baik dan benar:

Cara Menyusun Surat Permohonan Magang

1. Tulis dengan Bahasa Indonesia baku dan ejaan yang benar

Surat permohonan magang termasuk ke dalam surat baku. Oleh sebab itu, sebaiknya Anda menulis surat ini dengan Bahasa Indonesia baku dan ejaaan (EYD) yang benar. Anda dapat menggunakan buku panduan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) untuk memastikan tata bahasa dan ejaan yang Anda pakai telah sesuai. 

Kalau tidak memiliki waktu atau ketelitian yang cukup, solusinya Anda bisa menggunakan Google Drive atau Microsoft Word yang telah dilengkapi dengan ejaan Bahasa Indonesia yang benar, atau menggunakan jasa tenaga proofreading. Pastikan sebelum dikirimkan, Anda mengecek kembali tata bahasa dan ejaan ini. 

2. Ketahui struktur penulisan surat resmi

Berbeda dengan surat tidak resmi, surat resmi memiliki komponen khusus, yaitu:

1. Kop surat. Kop surat ini biasanya berisi nama instansi tempat Anda sekolah atau bekerja. Kop ini penting untuk menandakan bahwa surat Anda resmi. Maka dari itu, tidak heran jika banyak kampus dan sekolah menyediakan format surat permohonan magang khusus. 
2. Nama instansi yang dituju. Tidak hanya nama instansi, pastikan juga Anda mengetahui siapa orang yang akan membaca surat Anda. Akan lebih baik lagi jika Anda mengetahui nama orang tersebut. 
3. Pembuka surat. 
4. Identitas diri, mulai dari nama, tempat tanggal lahir, asal instansi, hingga email dan nomor handphone. 
5. Isi surat. Isi surat utamanya berisi alasan mengapa dan kapan Anda melamar magang di perusahaan atau instansi tersebut. Akan tetapi, tidak jarang orang menambahkan serangkaian pengalaman dan pendidikan yang telah mereka miliki sebelumnya. 
6. Keterangan lampiran. Umumnya, surat izin magang hanya berperan sebagai pengantar saja, sehingga membutuhkan banyak dokumen yang mendukung, seperti CV, pas foto, rekam jejak akademik, sertifikat dan lain sebagainya. Daftar dokumen tambahan ini bisa Anda masukkan ke dalam surat permohonan magang supaya pihak perusahaan tahu dokumen apa saja yang Anda masukkan dan membacanya.
7. Penutup. Penutup surat resmi biasanya tidak hanya berupa kata-kata dan salam, tetapi juga termasuk tanda tangan dan cap (jika ada). Apabila surat ini Anda kirimkan secara online, maka Anda bisa mencetak dokumen tersebut terlebih dahulu, lalu menandatanganinya dan mengunggahnya kembali dalam bentuk pdf. Selain itu, cara lainnya adalah dengan membubuhkan tanda tangan digital. 

3. Kirimkan via email menggunakan email resmi Anda

Saat ini, banyak proses perekrutan yang dilaksanakan secara online, salah satunya melalui email. Kelebihan dari proses perekrutan secara online adalah, Anda tidak perlu datang secara langsung untuk menyerahkan surat lamaran magang tersebut.

Namun tantangannya adalah, Anda harus mengirim surat izin magang tersebut menggunakan email resmi (jangan FarahCantik@gmail.com), dan harus mengisi bagian body email dengan sebaik mungkin. Pasalnya, tim HRD akan menilai buruk seorang calon pemagang apabila dia tidak menuliskan body email dan hanya mengunggah dokumen. Oleh sebab itu, pastikan Anda menulis bagian ini dengan baik dan benar. 

Contoh Surat Permohonan Magang

1. Contoh surat lamaran magang mahasiswa

Surabaya, 21 September 2018

Perihal: Permohonan Magang

Yth.

HR Manager of PT. Jonggrang Marketing Advance

di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Kalina Rachmawati Simanjuntak

NIM : 15/733001/EK/30006

Alamat : Jalan Entah Dimana, Surabaya

Perguruan Tinggi: Universitas Hayam Wuruk

Program Studi : S1 Manajemen

Email/No. Hp : KalinaSimanjuntak@mail.uhw.ac.id / 087xxxxxxxxx

Dengan ini, saya, Kalina Rachmawati Simanjuntak, mahasiswa jurusan manajemen Universitas Hayam Wuruk bermaksud mengajukan magang content writer selama 3 (tiga) bulan di PT. Jonggrang Marketing Advance. Sebagai pertimbangan tambahan, selama duduk di bangku perkuliahan, saya turut andil dalam pembuatan laporan penelitian yang dilakukan oleh dosen, serta aktif dalam organisasi majalah kampus “Hayam Wuruk Bersuara”. 

Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, saya telah melampirkan beberapa dokumen sebagai berikut:

1. Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae (CV)
2. Scan Kartu Mahasiswa
3. Kartu Hasil Studi terakhir
4. Pas foto terbaru.
5. SKCK terbaru
6. Sertifikat.
7. Portofolio kerja. 
8. Surat rekomendasi magang dari Bapak Prof. Adhyaksa Ranggarasputi S.E M.Sc P.hd

Demikian surat permohonan ini, saya akan bersenang hati bilamana Bapak/Ibu membutuhkan diskusi lebih lanjut. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya

Kalina Rachmawati Simanjuntak

2. Contoh surat lamaran magang untuk fresh graduate

Malang, 21 September 2017

Perihal: Permohonan Magang

Yth.

HR Manager of Sadikin, Gunadi & Partners.

di Tempat

Dengan hormat,

Atas informasi lowongan magang (internship) yang Bapak/Ibu umumkan di akun LinkedIn resmi Sadikin, Gunadi & Partners, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Rachmat Sugeng Hadi Prayitno S.H

NIM : 13/632043/IH/277451

Alamat : Jalan Entah Dimana, Malang

Perguruan Tinggi: Universitas Hayam Wuruk

Program Studi : S1 Ilmu Hukum

Email/No. Hp : Rachmat.sugeng.hadi@mail.uhw.ac.id / 087xxxxxxxxx

Bermaksud mengajukan magang sebagai tim litigasi selama 3 (tiga) bulan di perusahaan yang Sadikin, Gunadi & Partners. Saya merasa cukup cocok dengan posisi ini, sebab selama kuliah, saya mengambil peminatan hukum ekonomi dan bisnis (tata niaga), turut andil dalam organisasi himpunan mahasiswa hukum “Dema Justicia”, aktif sebagai asisten penelitian dosens serta beberapa kali mengikuti dan memenangkan lomba debat hukum.

Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, saya telah melampirkan beberapa dokumen sebagai berikut:

1. Curriculum Vitae (CV)
2. Scan Kartu Identitas dan Kartu Mahasiswa.
3. Kartu Hasil Studi terakhir.
4. Ijazah.
5. Pas foto terbaru.
6. SKCK terbaru
7. Sertifikat lomba dan seminar.
8. Portofolio kerja. 
9. Surat rekomendasi magang dari Ibu Dr. Ranti Sumitro S.H M.H

Demikian surat ini saya buat, saya akan bersenang hati bilamana Bapak/Ibu membutuhkan diskusi lebih lanjut. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya

Rachmat S.H Prayitno S.H

Nah, itu tadi contoh surat permohonan magang. Jangan lupa setelah magang selesai, pastikan Anda mendapatkan sertifikat magang. Pasalnya, sertifikat ini dapat digunakan sebagai bukti bahwa Anda telah memiliki pengalaman magang terkait saat melamar kerja nantinya.