Tidak hanya antar individu saja yang bisa bertukar pesan satu sama lain. Dalam dunia bisnis, bertukar informasi pun menjadi aktivitas lumrah dan merupakan bagian operasional sehari-hari. Sama seperti pesan pribadi, perusahaan juga dapat mengirim pesan melalui email dan surat.
Keduanya tentu memiliki peruntukkan yang berbeda. Biasanya, bisnis akan menggunakan email untuk operasional sehari-hari perusahaan, seperti memesan barang, berkomunikasi dengan partner di luar kota atau luar negeri, dan masih banyak lagi. Sementara itu, surat biasa digunakan untuk keperluan formal, seperti mengundang perusahaan lain, ajakan meeting, dan sebagainya.
Namun, sejatinya baik email maupun surat, keduanya memiliki tujuan sama yaitu untuk menginformasikan sebuah pesan. Lalu, apakah ada perbedaan lainnya antara kedua media tersebut? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, mari simak informasi di bawah ini untuk penjelasan lebih lengkapnya!
Pengertian dan Fungsi Email Bisnis
Email bisnis adalah bentuk komunikasi perusahaan yang menggunakan media elektronik sebagai perantaranya. Dalam konteks ini, perusahaan sudah memiliki domain atau email khusus perusahaan yang menyatakan identitas.
Peruntukannya sendiri adalah untuk mengirim pesan kepada klien, individu, atau instansi terkait lainnya. Tujuan utamanya tidak lain adalah untuk komunikasi dan kolaborasi. Ditambah lagi di tengah-tengah era serba modern sekarang ini, email jadi salah satu aspek penting dalam komunikasi bisnis.
Email bisnis ini sendiri memiliki beberapa fungsi yang berperan untuk memaksimalkan operasional perusahaan, antara lain:
1. Komunikasi internal dan eksternal
Agar seluruh aktivitas bisa berjalan lebih terstruktur dan profesional, tidak jarang perusahaan menggunakan email sebagai media komunikasi internal sehari-hari. Jadi, tiap anggota tim dalam satu perusahaan harus mengirim email jika ingin menginformasikan sesuatu, seperti mengirim dokumen, mengirim informasi detail pemesanan barang atau layanan, dan masih banyak lagi.
Selain itu, email bisnis juga digunakan untuk komunikasi eksternal bersama pelanggan atau perusahaan lain. Komunikasi ini mencakup kerja sama dengan perusahaan lain, pembelian, penjualan, dan lain sebagainya.
2. Media pemberitahuan pengumuman penting
Sejatinya, email adalah surat berbentuk elektronik yang menggunakan gadget sebagai perantaranya. Jadi, fungsinya pun tidak berbeda jauh dengan surat pada umumnya yang salah satunya adalah untuk menginformasikan pengumuman penting.
Pengumuman ini dapat berupa informasi mengenai acara kantor, perubahan aturan atau kebijakan, dan lain sebagainya sesuai kebutuhan perusahaan. .
3. Sarana pemasaran dan promosi
Apabila Anda memposisikan diri sebagai konsumen, pasti Anda pernah mendapat email promosi dari sebuah perusahaan, bukan? Jika pernah, berarti perusahaan tersebut memanfaatkan fungsi email bisnis sebagai sarana pemasaran dan promosi.
Penggunaan email ini bisa jadi salah satu strategi pemasaran efektif karena perusahaan bisa menginformasikan promosi yang sedang berlangsung, launching produk baru, hingga acara yang bisa dihadiri.
4. Wujud kredibilitas perusahaan
Di zaman serba modern sekarang ini, tidak lengkap rasanya apabila perusahaan tidak memiliki email bisnis. Hal ini disebabkan karena seluruh informasi bisa didapatkan dari internet dan dibutuhkan email untuk bisa menghubungi perusahaan.
Selain untuk mempermudah komunikasi, ternyata adanya email juga dapat menunjukkan kredibilitas sebuah perusahaan. Email bisnis dapat menandakan bahwa perusahaan tersebut profesional dan bisa dipercaya.
Pengertian dan Fungsi Surat Bisnis
Berkebalikan dengan email, surat bisnis adalah media komunikasi perusahaan secara tertulis di atas kertas yang dicetak. Biasanya, surat memiliki format tertentu yang biasanya mengarah pada kesan profesionalisme.
Surat bisnis ini sendiri digunakan untuk berbagai tujuan, antara lain:
1. Bentuk komunikasi resmi
Walaupun komunikasi bisa dilakukan melalui email, komunikasi resmi biasanya tetap membutuhkan surat sebagai perantaranya. Biasanya surat bisnis akan dibuat untuk mengirim pesan ke perusahaan lain, klien, mitra bisnis, dan sebagainya.
Isi pesannya pun umumnya bersifat penting dan rahasia sehingga tidak bisa dikirimkan melalui email. Isi pesan dapat mencakup kontrak kerja, perjanjian, surat penawaran, dan lain-lain. Selain itu, penulisan surat bisnis juga meningkatkan kesan profesionalisme agar pihak yang dikirimi pesan juga bisa yakin dan percaya bahwa surat tersebut resmi dibuat oleh perusahaan.
2. Media undangan
Perusahaan tentu tidak jarang akan mengirim undangan ke beberapa pihak tertentu. Agar terkesan formal dan sopan, biasanya perusahaan akan membuat surat undangan berbentuk fisik. Nantinya, surat tersebut akan dikirim langsung ke lokasi pihak penerima pesan.
3. Arsip administrasi perusahaan
Surat cetak juga dapat dijadikan arsip administrasi perusahaan. Arsip ini digunakan sebagai data dan cadangan apabila data-data di perangkat elektronik hilang atau rusak. Dengan begitu, perusahaan tetap bisa mengecek kembali informasi yang ada secara tercetak atau bertukar pesan ke pihak lain.
Perbedaan Antara Email Bisnis dan Surat Bisnis
Setelah memahami pengertian email dan surat bisnis, ada beberapa perbedaan mendasar dari berbagai aspek, yaitu:
1. Perbedaan dalam hal format dan struktur
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, surat bisnis memiliki format tertentu yang perlu diikuti. Format surat bisnis biasanya lebih kaku dan baku. Di dalamnya terdapat alamat, tanggal, salam pembuka, isi, hingga salam penutup.
Sementara itu, email bisnis umumnya memiliki format dan struktur lebih singkat. Hal ini disebabkan karena dari email sudah bisa diketahui siapa pengirim dan tanggal pengiriman pesan. Email digunakan untuk mengirim pesan secara singkat dan padat sehingga tidak ada aturan baku dalam menulis email.
2. Perbedaan dalam hal kecepatan dan biaya
Dari segi kecepatan, email mengungguli surat. Hal ini disebabkan karena email bisa dikirim dan diterima secara real-time baik dari pengirim dan penerima pesan. Jadi, informasi pun bisa tersampaikan dengan cepat dan tepat sasaran. Sementara itu, surat bisnis perlu waktu lebih lama karena harus mencetak surat terlebih dahulu, mengemas pesan, dan mengirimkannya ke lokasi penerima pesan.
Selain itu, dari segi biaya, email masih lebih murah dibandingkan pembuatan surat bisnis. Pembuatan email bisnis tidak memerlukan biaya cetak dan biaya kirim menggunakan jasa antar kirim pesan. Akan tetapi, pengiriman email memerlukan biaya internet karena pesan tidak akan terkirim apabila tidak ada jaringan internet.
Demikianlah pengertian dan perbedaan email bisnis dan surat bisnis yang perlu Anda pahami. Kedua media bertukar informasi tersebut memiliki fungsi, keunggulan, dan kelemahannya masing-masing. Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat menggunakan kedua media tersebut secara bergantian untuk memaksimalkan penyampaian pesan.
