Berkat kecanggihan teknologi, melamar kerja kini bisa secara online melalui email atau surat elektronik. Tentunya hal ini dapat mempermudah pelamar karena tak harus datang ke kantor untuk menyerahkan berkas lamaran.
Meskipun terlihat mudah, tetap saja harus mengikuti ketentuan jika ingin mengirimkan lamaran kerja melalui surat elektronik. Ikuti tata cara melamar kerja lewat email seperti berikut agar bisa lolos sampai tahap interview!
Cara Melamar Kerja Lewat Email
Melamar pekerjaan melalui surat elektronik zaman sekarang merupakan hal biasa. Sayangnya, tidak semua pelamar tahu bagaimana tata cara melamar kerja lewat email yang benar. Bahkan menulis isi suratnya pun cenderung asal-asalan, seperti menuliskan subject, tidak memperhatikan posisi yang dilamar, dan sebagainya yang membuat pihak recruiter enggan melirik.
Bila ingin surat lamaran Anda dilirik oleh recruiter, pelajari cara melamar kerja lewat email di bawah ini. Dijamin HRD meliriknya!
1. Gunakan alamat email profesional
Pertama-tama, mulailah dari alamat email yang Anda pakai untuk melamar pekerjaan. Pastikan menggunakan akun profesional, yaitu jelas siapa namanya demi menunjukkan keseriusan sekaligus profesionalitas.
Tak perlu sampai membuat domain berbayar. Gunakan saja domain umum gratis, contohnya Gmail, Live, Outlook, Zoho, dan lainnya.
Sebaiknya, gunakan akun surel (surat elektronik) dengan nama lengkap supaya pihak HRD perusahaan tahu siapa pengirimnya. Misalnya nama Anda adalah Anita Bahari, maka bisa gunakan username nama Anda sendiri. Hindari nama tak lazim dan terkesan bercanda, seperti wisatanitabahari@mail.com, ab1234@mail.com ataupun sejenisnya.
2. Tuliskan alamat email tujuan dengan benar
Selanjutnya, cara melamar kerja lewat email adalah harus menuliskan alamat surel tujuan dengan benar. Ketika melamar pekerjaan melalui platform sosial media, biasanya dicantumkan alamat surel lengkap pada deskripsi atau poster.
Sebelum memilihnya sebagai tujuan, pastikan bahwa perusahaan yang dilamar benar-benar asli. Artinya, bukan sindikat penipu atau perusahaan bodong karena nantinya dapat merugikan diri sendiri.
Cari tahu terlebih dahulu identitas perusahaannya melalui pencarian browser, sosial media, maupun website resmi. Selain itu, perhatikan domain bila Anda melamar ke perusahaan besar, ini penting bagi pelamar kerja (terutama fresh graduate). Jika domain terlihat mencurigakan apalagi menggunakan domain umum, sebaiknya tak perlu dilanjutkan.
3. Perhatikan subject
Tata cara melamar kerja lewat email berikutnya, perhatikanlah subject. Letaknya berada di bawah alamat email tujuan. Masukkan subject dengan jelas sesuai ketentuan yang diminta oleh perusahaan.
Apabila perusahaan tak meminta pelamar mencantumkan subject khusus, tuliskan sendiri tapi dengan format rapi agar mudah dipahami sekaligus mempermudah HRD dalam menyaring pesan masuk. Contohnya Nama – Posisi – Platform tempat melamar kerja.
4. Gunakan bahasa formal dan sopan
Sebelum masuk ke cover letter, tata cara melamar kerja lewat email yang tak kalah penting diperhatikan adalah penggunaan bahasa. Ketika mengirimkan lamaran kerja melalui surat elektronik, pastikan menggunakan bahasa formal/resmi dan sopan.
Anda boleh saja menggunakan bahasa Indonesia, Inggris, maupun bahasa lainnya asalkan format serta tata bahasanya tak terkesan asal-asalan. Hindari memakai singkatan kecuali pada kata tertentu, misalnya Yth., PT, dan lainnya. Hindari pula penggunaan kata slang kekinian meskipun Anda melamar ke bidang kreatif.
5. Tuliskan cover letter (surat pengantar lamaran kerja)
Ketika mengirimkan lamaran melalui email, bukan berarti Anda boleh mengabaikan cover letter. Ini merupakan surat pengantar yang gunanya sebagai pelengkap berkas lamaran pekerjaan lainnya.
Tuliskan cover letter pada body email! Beberapa hal yang perlu ditulis dalam cover letter, antara lain:
- Awali dengan kalimat pembuka
- Latar belakang diri secara singkat
- Sumber informasi lowongan pekerjaan
- Tujuan melamar
- Penjelasan tentang skill (kemampuan) yang diimliki
- Informasi kontak aktif
- Akhiri dengan kalimat penutup dan nama pelamar
Sebagai informasi, cover letter adalah surat pengantar berisi rangkuman pengalaman, kemampuan, serta tujuan Anda melamar pekerjaan secara singkat. Jadi. cover letter berbeda dengan surat lamaran kerja yang isinya tentang ketertarikan Anda terhadap lowongan pekerjaan secara keseluruhan.
Apabila takut terjadi kesalahan penulisan, cobalah menulisnya di luar body email. Manfaatkan Notepad, Word, ataupun aplikasi sejenis untuk mengedit dan membuat surat pengantar sebelum disalin ke body email.
Surat lamaran kerja sendiri dapat dicantumkan dalam satu berkas bersama curriculum vitae (CV), pas foto, dan lainnya. Sedangkan cover letter dituliskan pada body email untuk melengkapi berkas lamaran itu sendiri.
6. Lampirkan berkas lamaran
Sudahkah Anda menyiapkan berkas lamaran sesuai ketentuan perusahaan? Berkas yang dibutuhkan sebagai syarat melamar kerja, biasanya curriculum vitae (CV), surat lamaran, KTP (usahakan diberi watermark), ijazah, sertifikat (opsional), dan pas foto. Gunakan fitur attachment untuk mengunggahnya.
Disarankan berkasnya disatukan dalam format PDF untuk mempermudah recruiter membuka dokumen, maksimal 2 MB. Hindari menggunakan format data terkompresi seperti RAR/ZIP, sebab nantinya ketika diunduh file-nya akan terpisah-pisah.
Dokumen lampiran usahakan nama file-nya jelas dan tampak profesional. Anda dapat menggunakan penamaannya, seperti Nama – Curriculum Vitae/Berkas Lamaran – Posisi yang dilamar (boleh ditambahkan). Sebaliknya, hindari menamai file seperti Nama – Curriculum Vitae – New atau malah tak diubah sama sekali format penamaannya.
7. Cek kembali seluruh pesan
Jika semua berkas sudah dilampirkan dan surat pengantar sudah selesai dibuat, jangan lupa mengeceknya kembali. Melakukan pengecekan kembali sangat penting guna menghindari kesalahan saat melamar pekerjaan.
Sebagian pelamar melupakan hal ini karena terlalu buru-buru menyerahkan berkas lamaran atau malah hanya menyalin dari surat lamaran sebelumnya. Padahal perlu dilakukan antisipasi supaya tidak salah menuliskan posisi yang dilamar, nama perusahaan, serta rangkuman pengalaman sesuai kualifikasi perusahaan.
Jadi, pastikan mengeceknya ulang secara detail. Perhatikanlah apakah penulisan bahasanya sudah benar, tujuan perusahaan, posisi yang dilamar, hingga berkasnya sudah sesuai kualifikasi perusahaan atau belum.
Supaya tak terlalu buru-buru, lebih baik membuatnya maksimal H-1 sebelum dikirimkan ke alamat surel tujuan. Dengan begitu, Anda dapat meninjau ulang terlebih dahulu demi mencegah adanya kesalahan.
8. Atur jadwal pengiriman pesan
Terakhir jika semua berkas dan surat lamaran sudah siap, aturlah jadwal pengiriman pesan. Usahakan mengirim saat jam serta hari kerja untuk memperbesar peluang dilirik oleh HRD perusahaan.
Waktu terbaik melamar kerja melalui email adalah pukul 09.00-11.00 (sebelum jam istirahat) atau 14.00-15.00 (setelah jam istirahat). Hindari mengirimkan pesan pada malam hari dan waktunya istirahat. Aturlah penjadwalan melalui fitur ‘Jadwalkan Pengiriman’.
Contoh Surat Lamaran Kerja yang Benar
Apabila belum ada gambaran bagaimana surat untuk melamar pekerjaan, coba lihat contoh surat lamaran kerja yang benar di bawah ini. Ini referensi surat berbahasa Indonesia dan Inggris.
Contoh surat lamaran kerja Bahasa Inggris
Sumber: Contoh Surat dan Soal
Pada contoh surat lamaran kerja berbahasa Inggris di atas, dapat dilihat bahwa bahasa yang digunakan harus sesuai grammar dan tampak formal. Isi suratnya pun harus menjelaskan terkait kemampuan pada posisi yang dilamar. Jadi, diperbolehkan menceritakan pengalaman kerja sebelumnya demi meyakinkan recruiter.
Contoh surat lamaran kerja Bahasa Indonesia
Sumber: Popbela
Contoh surat lamaran kerja berbahasa Indonesia ini sebenarnya tak jauh berbeda dari contoh sebelumnya. Sekilas mirip cover letter, namun penjelasannya harus lebih detail.
Tata cara melamar kerja lewat email seperti penjelasan ini dapat dijadikan acuan, khususnya jika Anda baru pertama kali melamar pekerjaan. Intinya, tetap harus menggunakan bahasa formal dan memperhatikan format agar memperbesar peluang dilirik oleh HRD. Semoga ini membantu Anda mendapatkan pekerjaan!
