Reimbursement dalam keuangan dikenal sebagai istilah penggantian dana. Contohnya dalam dunia kerja, sebagian pegawai menggunakan uangnya sendiri ketika melakukan perjalanan bisnis ataupun kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan. Jadi, perusahaan harus memberikan kompensasi berupa penggantian dana.
Meskipun begitu, tak semua dana bisa dikembalikan karena harus mengikuti syarat dan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Jadi, apa itu reimbursement dan bagaimana cara mengajukannya? Simak penjelasan selengkapnya berikut ini.
Pengertian Reimbursement
Reimbursement adalah istilah dalam keuangan yang berarti pengembalian dana atau bentuk kompensasi perusahaan terhadap karyawannya terkait biaya yang telah dikeluarkan karyawan tersebut demi kepentingan perusahaan. Reimburse merupakan hak setiap karyawan, biasanya dikelola oleh pihak HRD.
Tidak sedikit karyawan yang melakukan perjalanan bisnis atau melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan memakai uang pribadinya. Itulah mengapa pengajuan ganti rugi termasuk penting, sebab uang tersebut dapat diganti oleh perusahaan asalkan memenuhi syarat dan mengikuti prosedur.
Masing-masing perusahaan memiliki kebijakan tersendiri dalam menentukan jumlah uang yang di-reimburse, sehingga bisa jadi berbeda-beda. Tak semua biaya pengeluaran dapat diajukan reimbursement. Biasanya yang dapat diajukan, seperti biaya perjalanan, penginapan, tagihan rumah sakit, atau pengeluaran lainnya terkait kegiatan operasional perusahaan tersebut.
Jenis-Jenis Reimbursement
Jenis reimbursement karyawan berbeda-beda, tergantung peruntukannya. Pada umumnya, terdapat tiga jenis reimbursement, baca penjelasannya di bawah ini.
1. Reimbursement taxes
Reimbursement taxes adalah yang paling umum digunakan karena kaitannya dengan pembayaran pajak ke pemerintah. Biasanya jenis reimburse seperti ini akan dipotong lewat gaji pegawai sebelum diberikan. Sehingga, yang diterima sudah dalam bentuk take home pay (THP) atau gaji bersih.
Akan tetapi ketika pegawai tersebut sudah membayarkan pajaknya terlebih dahulu, maka bisa mengajukan penggantian melalui pihak HRD perusahaan. Pengajuannya pun harus dilakukan sesegera mungkin dengan menyertakan bukti pembayaran pajak.
2. Reimbursement legal
Selanjutnya ada reimbursement legal khusus pada sektor hukum, biasanya disebut juga dengan tunjangan. Artinya, pembayaran yang dilakukan sebagai pengganti waktu serta uang yang telah diinvestasikan pada prospek dan juga perkembangan keuangan.
3. Reimbursement insurance
Jenis reimbursement lainnya, yaitu reimbursement insurance yang biasa digunakan dalam dunia asuransi. Misalnya ketika pemegang polis membutuhkan bantuan medis akibat sakit atau mengalami kecelakaan, namun tak sempat menghubungi pihak asuransi. Sehingga, harus menanggung biaya perawatan di rumah sakit memakai uang pribadi.
Apabila semua biaya telah dibayarkan memakai dana pribadi, maka pemegang polis dapat mengajukan penggantian dana kepada perusahaan asuransi tersebut. Caranya dengan menunjukkan bukti pembayaran tagihan di rumah sakit.
Cara Mengajukan Reimbursement
Sesuai pada penjelasan sebelumnya bahwa reimburse merupakan penggantian biaya ganti rugi dari suatu perusahaan kepada pegawainya. Terdapat prosedur dalam proses pengajuan reimbursement yang harus diikuti, jadi tidak bisa asal meminta ganti rugi.
Sistem reimbursement setiap perusahaan mungkin berbeda-beda. Namun pada umumnya, begini cara mengajukan reimbursement agar mudah disetujui.
1. Siapkan dokumen yang dibutuhkan
Hal pertama yang perlu dilakukan sebelum mengajukan reimburse kepada perusahaan, yaitu mempersiapkan semua dokumen yang dibutuhkan. Adanya dokumen diperlukan sebagai bukti terlampir berisi rincian jumlah pengeluaran.
Tanpa adanya dokumen berisi rincian pengeluaran, maka reimburse tidak dapat diproses. Meskipun Anda mengeluarkan banyak uang pribadi ketika melaksanakan kegiatan perusahaan, namun apabila tak memiliki bukti berupa struk tagihan atau semacamnya, pengajuan tak bisa disetujui dan uang tak bisa diganti.
Oleh karena itu, ketika melakukan perjalanan bisnis ataupun melaksanakan kegiatan lainnya yang berhubungan dengan perusahaan, sebaiknya simpan struk dan rincian tagihannya baik-baik. Sebab melakukan hal tersebut nantinya lebih mempermudah proses pencairan.
2. Lakukan imbursement sesegera mungkin
Proses pengajuan sebaiknya dilakukan sesegera mungkin usai mengeluarkan biaya supaya lebih cepat diproses. Tak hanya itu, setiap perusahaan pasti memiliki deadline atau tenggat waktu yang ditentukan untuk mengganti biaya tersebut.
Proses reimburse membutuhkan waktu untuk diproses, bisa jadi waktunya lama atau mungkin hanya sebentar. Oleh karena itu, sebaiknya ajukan langsung setelah melakukan pengeluaran karena lama prosesnya terkadang tak bisa ditebak.
3. Pahami syarat dan ketentuan reimbursement
Seperti pada penjelasan sebelumnya bahwa setiap perusahaan pasti memiliki prosedur sendiri terkait reimbursement karyawan. Oleh karena itu, sebaiknya pahami terlebih dahulu syarat dan ketentuannya agar mengetahui alurnya serta agar lebih mudah disetujui.
Syarat dan ketentuan penggantian biaya biasanya tercantum dalam kontrak, cobalah mengeceknya. Namun jika tak tercantum dalam kontrak, cobalah bertanya kepada pihak HRD untuk memperoleh penjelasan lengkapnya.
Ketika mengajukan reimburse, pastikan tidak asal mengajukannya tanpa membaca syarat serta ketentuan perusahaan. Sebab nantinya malah pengajuan tidak disetujui, uang pun tak bisa dikembalikan.
4. Catat rincian biaya yang dikeluarkan
Hal penting lainnya dalam cara mengajukan reimbursement yang wajib diperhatikan adalah mencatat rincian biaya yang telah dikeluarkan. Anda dapat melampirkan struk tagihan atau semacamnya untuk mencatat rincian pengeluarannya.
Setelah itu, catat seluruh pengeluarannya melalui tabel-tabel pada perangkat digital seperti Microsoft Excel, Google Sheet, atau sejenisnya supaya lebih rapi. Perhatikan pula perhitungannya agar ketika dilakukan pengembalian oleh perusahaan, uang yang dibayarkan tidak ada kekurangan.
Dalam mencatat rincian biaya pengeluaran, perlu diperhatikan bahwa tidak semua hal bisa dilakukan reimburse. Cukup catat pengeluaran yang berkaitan dengan perusahaan saja, tidak perlu sampai mencantumkan pengeluaran pribadi.
Setiap perusahaan berbeda-beda dalam menentukan pengeluaran apa saja yang bisa diajukan reimburse. Namun pada umumnya yang dapat diajukan, yaitu tiket perjalanan, penginapan, biaya makan-minum, dan kesehatan.
5. Hitung kembali dana yang dikembalikan
Apabila sudah mengajukan penggantian biaya ganti rugi ke perusahaan, selanjutnya adalah menunggu sampai prosesnya selesai. Waktunya bisa cepat, bisa juga lama tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.
Nantinya setelah dana ganti ruginya sudah diterima, jangan lupa menghitungnya kembali apakah sudah sesuai atau belum. Jika masih belum sesuai (bisa kurang atau malah kelebihan), cobalah melakukan negosiasi untuk memperoleh penjelasan.
Contoh Reimbursement
Ketika mengajukan reimbursement, perlu diketahui bahwa tidak semua pengeluaran dapat diajukan biaya ganti rugi. Supaya lebih jelas, di bawah ini merupakan beberapa contoh reimbursement yang paling umum.
1. Perjalanan bisnis
Sebagian perusahaan pasti mengharuskan karyawannya melakukan perjalanan bisnis, baik ke luar kota maupun luar negeri. Jadi, contoh reimbursement karyawan salah satunya adalah perjalanan bisnis.
Terkait perjalanan bisnis, tidak semua perusahaan langsung memberikan uang jalan, sehingga karyawan harus menanggung biaya di awal. Nantinya setelah kembali dari perjalanan bisnis, karyawan dapat meminta reimburse.
Biaya yang bisa diganti oleh perusahaan ketika melaksanakan perjalanan bisnis, antara lain tiket pulang-pergi, penginapan, serta biaya makan dan minum. Sedangkan biaya yang tak bisa diajukan penggantian, yaitu belanja oleh-oleh dan kebutuhan pribadi lainnya.
2. Kegiatan terkait operasional bisnis
Contoh reimbursement lainnya adalah pengeluaran terkait operasional bisnis. Misalnya membayar pembelian perlengkapan kantor, memakai dana pribadi untuk menyewa tempat meeting, pemakaian pulsa pribadi untuk menghubungi klien, pelatihan karyawan, dan sebagainya.
Akan tetapi, jika melakukannya secara diam-diam ataupun meminta biaya karena terkena denda, pengajuannya akan ditolak. Contoh reimbursement yang tak boleh diajukan, misalnya membayar denda kendaraan perusahaan akibat kelalaian sendiri, melakukan perjalanan untuk kepentingan pribadi, menyewa meeting room secara diam-diam, serta mengikuti pelatihan yang tak ada hubungannya dengan perusahaan.
3. Biaya kesehatan
Contoh lainnya adalah biaya kesehatan. Saat ini, sebagian perusahaan menyediakan reimbursement untuk karyawan jika ingin melakukan perawatan, konsultasi, bahkan pembelian obat-obatan di rumah sakit maupun klinik.
Usahakan menghindari kecurangan ketika mengajukan reimburse. Misalnya mencantumkan biaya pengeluaran fiktif (tidak benar-benar ada), melebihkan nominal, maupun memasukkan pengeluaran pribadi. Apabila hal tersebut dilakukan, akibatnya bisa fatal.
Pengertian reimbursement dan cara mengajukannya seperti pada penjelasan di atas semoga dapat dipahami. Perlu diingat, sebelum mengajukan reimburse sebaiknya pahami syarat dan ketentuan yang berlaku di perusahaan tersebut.
