Perkembangan teknologi saat ini telah memudahkan manusia untuk menjalankan berbagai aktivitasnya. Termasuk di antaranya memudahkan manusia dalam mengelola bisnis. Diantara sekian banyak aplikasi bisnis yang bisa digunakan, aplikasi keuangan adalah salah satu yang paling penting.
Hal ini karena uang adalah darah bagi sebuah bisnis, sehingga perlu diatur dengan baik dan dicek secara rutin. Tanpa keuangan yang baik, perusahaan tentunya tidak akan beroperasi dengan baik. Berikut ini 7 manfaat aplikasi keuangan dalam menunjang bisnis perusahaan:
Apa itu Aplikasi Keuangan?
Aplikasi keuangan adalah aplikasi yang berfungsi untuk memudahkan proses pembukuan dan akuntansi perusahaan mulai dari alokasi anggaran, hingga pengiriman nota tagihan (invoice) kepada supplier dan pelanggan. Dengan demikian, proses pengelolaan keuangan perusahaan jadi lebih transparan dan terhindar dari human error.
Saat ini banyak aplikasi keuangan yang sudah ada di Indonesia, seperti BukaWarung, Jurnal, KlikPajak dan lain sebagainya. Banyak dari platform tersebut yang berdiri sendiri, namun ada juga yang bergabung dengan aplikasi bisnis lainnya, seperti aplikasi WMS, Sales Force dan CRM untuk membentuk jaringan aplikasi pengelolaan bisnis terintegrasi (Enterprise Resource Planning). Anda dapat memilih berbagai aplikasi tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Apa Manfaat Aplikasi Keuangan Untuk Bisnis?
1. Untuk mempermudah pencatatan keuangan
Tidak seperti dulu, bisnis UMKM pun kini harus menghadapi banyak pelanggan dan mitra sekaligus. Jika dulu pelanggan toko Anda hanya orang yang datang ke rumah, kini pelanggan toko tersebut bisa datang dari Instagram, Shopee, Tokopedia dan berbagai platform lain. Apalagi jika Anda menjual lebih dari 1 produk dengan berbagai variasi.
Akibatnya, pencatatan pesanan dan uang kas masuk juga lebih rumit. Apalagi aplikasi online marketplace tersebut menerapkan biaya administrasi yang tentu saja akan mempengaruhi pendapatan bisnis Anda.
Dengan menggunakan aplikasi keuangan, catatan pesanan yang masuk dan selesai bisa langsung di update. Karena banyak dari platform ini yang sudah memiliki sistem integrasi dengan online marketplace, sehingga Anda tidak perlu repot-repot mencatat pesanan yang masuk secara manual.
Dengan pencatatan keuangan yang baik, perencanaan anggaran perusahaan pun akan lebih mudah dilakukan.
2. Mempermudah stock opname
Stock opname adalah kegiatan memeriksa stok barang dagangan yang masih tersimpan di gudang. Biasanya, kegiatan ini membutuhkan waktu lebih dari sehari dan dilakukan secara rutin entah itu sebulan atau setahun sekali.
Proses stock opname tentu akan lebih mudah apabila Anda menggunakan aplikasi keuangan. Sebab aplikasi ini bisa merekam data barang yang keluar masuk dengan lebih transparan dan bebas human error.
3. Memudahkan proses cross check
Selain data yang lebih akurat, biasanya aplikasi keuangan juga bisa diakses oleh beberapa orang sekaligus. Ini artinya, Anda bisa mengawasi secara langsung data-data yang dimasukkan oleh tim keuangan perusahaan Anda maupun oleh karyawan lainnya yang Anda beri akses.
Beberapa platform juga memiliki fitur rekonsiliasi bank. Dengan fitur ini, Anda bisa dengan mudah mencocokkan data-data keuangan yang ada dalam catatan perusahaan Anda dan data keuangan perusahaan yang disimpan oleh pihak bank. Fitur ini penting khususnya apabila Anda menerima pembayaran non tunai, mengajukan pinjaman bisnis ke bank atau menjalin kerjasama lainnya dengan pihak bank.
4. Memudahkan proses pencatatan dan pembayaran pajak
Pajak adalah salah satu kewajiban yang harus dipenuhi oleh masyarakat Indonesia baik dalam bentuk individu maupun usaha. Dalam kasus bisnis, pajak yang biasanya harus dibayarkan oleh perusahaan adalah Pajak Bumi dan Bangunan, Pajak PPh, dan Pajak Pertambahan Nilai (PPn).
Menghitung besaran pajak tidak bisa sembarangan dan seringkali rumit karena terkait erat dengan peraturan perundangan. Adanya aplikasi keuangan, khususnya aplikasi perpajakan bisa membantu Anda mengurus banyak hal mengenai pajak mulai dari pelaporan SPT, sampai pembayaran.
5. Mengurangi risiko force majeure
Force majeure adalah kondisi dimana salah satu pihak tidak bisa membayar kewajibannya karena adanya faktor-faktor di luar kendali mereka, seperti bencana alam, kebakaran, pandemi (seperti covid19) dan lain sebagainya. Selain risiko human error karena salah hitung atau salah catat, adanya aplikasi keuangan bisa membantu bisnis Anda untuk mengurangi risiko ini.
Aplikasi keuangan dapat membantu Anda mengurangi risiko ini karena banyak aplikasi keuangan yang saat ini menggunakan cloud system, yang artinya kalau toko atau perusahaan Anda terkena bencana, data keuangan Anda akan masih aman selama Anda atau karyawan Anda memiliki akses ke platform tersebut.
Kalaupun ada kesalahan pada sistem yang disediakan oleh aplikasi, atau data center perusahaan penyedia platform tersebut sedang masalah, Anda bisa meminta mereka untuk segera mengembalikan data keuangan tersebut secepatnya.
6. Mempermudah pengiriman catatan keuangan
Sebagai seorang pebisnis, tentu Anda akan menghadapi yang namanya penjualan, pembelian, utang dan piutang baik yang disengaja maupun tidak. Setiap perusahaan baik skala mikro, kecil apalagi besar tentunya perlu mengirim catatan keuangan terkait penjualan, pembelian dan utang piutang kepada mitra kerja mereka.
Dengan tanpa aplikasi keuangan, catatan keuangan ini bisa dilakukan dengan cara manual entah itu dengan nota maupun kwitansi. Namun seiring dengan perkembangan skala bisnis, pencatatan manual ini tentu akan jadi kurang efektif.
Dengan menggunakan aplikasi keuangan, Anda bisa mengirim berbagai catatan keuangan, seperti faktur dan invoice kepada mitra secara otomatis. Dengan demikian, Anda tidak perlu repot-repot membuat nota atau kwitansi lagi. Manfaat tambahannya adalah kumpulan invoice tersebut bisa Anda gunakan untuk mengajukan pinjaman ke bank atau institusi lainnya.
7. Mempermudah evaluasi keuangan dan pengambilan kebijakan
Data yang akurat dan tersimpan dengan baik akan memudahkan manajemen perusahaan dalam mengevaluasi kinerja keuangan dan mengambil keputusan yang lebih tepat guna berdasarkan catatan keuangan tersebut.
Contohnya, mengevaluasi dampak strategi penetapan harga diskon terhadap pendapatan perusahaan. Dari segi harga, diskon tentunya akan mengurangi potensi pendapatan perusahaan. Namun akan lain cerita jika penerapan diskon tersebut dapat meningkatkan pembelian yang dilakukan konsumen, sehingga laba hasil pembelian tersebut bisa menutupi rugi perusahaan akibat diskon.
Cara Memilih Aplikasi Keuangan Terbaik
Terdapat beberapa faktor yang harus Anda perhatikan saat memilih aplikasi keuangan, yaitu:
- Budget perusahaan. Aplikasi keuangan biasanya menerapkan biaya berlangganan dengan fasilitas berbeda-beda.
- Fitur. Ada aplikasi yang menawarkan fitur lengkap, tapi kompleks ada juga yang fiturnya sederhana. Silakan dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
- Keamanan data.
- User interface. Tidak semua orang yang mengakses aplikasi ini paham akuntansi, sehingga salah satu kewajiban perusahaan penyedia aplikasi ini adalah menyediakan aplikasi dengan user interface yang mudah dimengerti.
- Fasilitas pembelajaran. Kewajiban lain dari pihak penyedia aplikasi adalah menyediakan fasilitas pembelajaran yang cukup kepada user mengenai bagaimana cara menggunakan aplikasi tersebut.
Aplikasi keuangan memiliki banyak manfaat untuk menunjang bisnis. Platform ini tidak hanya perlu dimiliki oleh pebisnis besar, tetapi juga perusahaan skala mikro maupun kecil.
