Seiring dengan semakin banyaknya perusahaan dan UMKM yang merambah ke dunia digital, maka semakin besar pula kebutuhan terhadap adanya admin online. Hal ini karena pekerjaan ini penting untuk menjalin komunikasi bisnis dengan konsumen potensial.
Maka dari itu, jangan heran kalau banyak lowongan pekerjaan ini sekarang bertebaran di berbagai platform pencarian kerja. Lalu, apa tugas admin online dan skill apa saja yang dibutuhkan dalam pekerjaan ini? Baca artikel ini sampai habis ya.
Pengertian Admin Online
Admin online adalah tenaga kerja yang bertanggung jawab terhadap proses bisnis melalui berbagai online platform. Online platform ini bisa dalam bentuk online marketplace, media sosial, website dan lain sebagainya. Bahkan tidak jarang satu orang harus mengelola beberapa platform sekaligus.
Pekerjaan ini penting sebab petugas admin berhadapan langsung dengan pelanggan. Bahkan tidak jarang seorang admin sekaligus berperan sebagai customer service yang menjadi sumber pertama pelanggan mengajukan komplain dan pertanyaan.
Tugas Dan Tanggung Jawab Admin Online
1. Memasukkan data produk
Salah satu pekerjaan seorang admin online adalah memasukkan data seputar produk entah itu data penjualan, data pembelian maupun data produk baru dan produk lama yang sudah tidak dijual lagi.
2. Berkomunikasi dengan pelanggan
Admin online entah itu online marketplace atau media sosial adalah orang yang pertama kali dihubungi oleh konsumen apabila ada pertanyaan, komplain tentang produk dan pengiriman dan lainnya.
Oleh karena itu, mereka yang memegang pekerjaan ini harus tahu produk yang dijual dengan rinci. Dengan demikian kalau ada pelanggan yang bertanya tentang produk tertentu dia bisa menjawab dengan cepat dan tepat. Akibatnya, pelanggan tertarik untuk membeli produk tersebut.
3. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan
Agar pelanggan betah membeli produk di sebuah toko, admin toko tersebut harus bisa menjalin hubungan baik dengan pelanggan. Caranya adalah dengan menjawab pertanyaan dan komplain pelanggan dengan responsif, mengunggah konten-konten menarik di media sosial maupun di aplikasi online marketplace dan lain sebagainya.
4. Bekerja sama dengan tim lain untuk mendongkrak penjualan
Tidak jarang pekerjaan seorang admin online merangkap sebagai content creator juga. Tetapi tak jarang juga pekerjaannya hanya menerima dan tinggal mengunggah materi promosi yang telah disiapkan oleh tim marketing.
Apabila Anda masuk ke dalam kategori yang terakhir, maka salah satu tugas Anda adalah bekerja sama dengan tim marketing untuk membuat dan mengunggah materi promosi yang sesuai dengan target konsumen.
5. Membuat laporan penjualan online
Tugas admin online yang tidak kalah penting adalah membuat laporan penjualan dari berbagai platform online mulai dari marketplace, WhatsApp business, Tik tok business maupun yang lainnya. Laporan penjualan tersebut nantinya harus dilaporkan dan dipertanggungjawabkan kepada pemilik toko atau manajer penjualan dan marketing.
Kemampuan atau Skill Yang Harus Dikuasai Oleh Admin Online
Supaya bisa menjalankan berbagai tugas di atas dengan baik dan benar, seorang admin online harus memiliki skill berikut ini:
1. Basic microsoft office
Basic microsoft office adalah skill dasar yang harus dimiliki oleh seorang admin baik offline maupun online. Paling tidak, Anda harus bisa membuat laporan menggunakan microsoft word, mengelola angka menggunakan microsoft excel dan membuat presentasi memakai microsoft power point.
2. Menguasai media sosial dan online marketplace
Skill teknis kedua yang harus dikuasai oleh seorang admin toko online adalah cara mengelola media sosial dan online marketplace. Cara mengelola ini meliputi cara unggah konten, cara menjawab pesan dari pelanggan, melihat data penjualan dan lain sebagainya.
Hal ini penting sebab masing-masing online marketplace dan media sosial memiliki arsitektur aplikasi dan website sendiri-sendiri sehingga bisa jadi apa yang bisa dilakukan di sebuah aplikasi dengan mudah akan jadi sulit di aplikasi lain.
Selain microsoft office, media sosial dan online marketplace, tidak jarang pekerja bidang ini khususnya yang bekerja di toko atau perusahaan yang agak besar juga dituntut untuk menguasai aplikasi penunjang seperti aplikasi desain canva, aplikasi pembuat video, aplikasi pencatat penjualan dan lainnya.
3. Copywriting dan content Writing
Seperti yang telah tertulis di atas, tidak jarang pekerjaan seorang admin online juga merangkap sebagai pembuat konten. Oleh karena itu, penting baginya untuk menguasai atau minimal tahu cara membuat teks iklan secara hard selling (copywriting) maupun soft selling (content writing).
Tujuannya adalah supaya apa yang disampaikan oleh admin dapat ditangkap dengan baik oleh pelanggan dan mampu membuat pelanggan tersebut tertarik untuk membeli produk yang dijual.
Selain teks iklan, kiranya penting juga bagi admin online untuk tahu cara menjawab pertanyaan pelanggan sehingga pelanggan tersebut merasa masalahnya selesai, dijawab oleh manusia dan bukan bot serta membuat pelanggan betah.
4. Sabar
Sebagai petugas administrasi, Anda akan menghadapi banyak pelanggan sekaligus dalam satu hari. Pelanggan tersebut datang dengan berbagai motif dan perilaku. Ada yang datang hanya untuk bertanya dengan bahasa yang baik dan sopan, tetapi ada juga yang datang untuk komplain dengan kata-kata kasar.
Sebagai admin online sekaligus customer service, Anda dituntut untuk memiliki stok kesabaran yang banyak dan tahu bagaimana cara mengelola stres Anda sehingga rasa stres tersebut tidak Anda tumpahkan kepada pelanggan.
5. Teliti dan jujur
Tidak hanya sabar, seorang admin online juga dituntut untuk teliti dan jujur. Apalagi kalau menyangkut masalah penjualan. Salah satu angka atau warna barang yang dipesan saja bisa membuat pelanggan atau atasan komplain.
Kejujuran berperan penting dalam membangun reputasi Anda selaku tenaga kerja. Jujur juga bisa menjadi nilai plus tersendiri yang bisa menguatkan Anda sebagai calon admin online dibandingkan dengan calon yang lain di depan pemilik toko.
Lalu, bagaimana cara mendapatkan kelima skill di atas? Semua keahlian dari nomor 1 sampai nomor 5 bisa dilatih seiring dengan bertambahnya pengalaman. Namun, skill nomor 1 sampai 3 bisa Anda latih dengan mengikuti berbagai kursus online baik yang berbayar maupun gratis melalui platform seperti Linkedin atau Program prakerja.
Gaji Admin Online
Dengan banyak tugas dan skill yang harus dikuasai di atas, berapa sih gaji pekerjaan admin online? Menurut laman indeed.com, rata-rata gaji administrasi online di Indonesia sekitar Rp. 3.048.333 per bulan. Akan tetapi rentang gaji ini bisa bervariasi tergantung dengan upah minimum regional (UMR) tempat Anda kerja, pengalaman dan skill yang Anda miliki.
Oleh sebab itu, jika Anda ingin bekerja sebagai admin online dengan gaji yang lebih tinggi dibandingkan rata-rata, sebaiknya Anda mengumpulkan pengalaman dan keahlian di atas sejak dini.
