Applicant Tracking System (ATS): Pengertian dan Cara Kerjanya

Saat melamar kerja, pasti Anda akan bertanya-tanya kapan pihak perusahaan akan menghubungi Anda untuk memberikan kejelasan jawaban. Menunggu momen tersebut terjadi bisa jadi memang menjemukan dan menyebalkan, tapi pernahkah Anda berpikir kalau akan ada banyak sekali CV yang masuk ke dalam database perusahaan? 

Karena banyaknya CV yang masuk itu, tim HR cenderung hanya membaca setiap CV sekelebatan saja dan membuang CV yang dirasa kurang menarik. Oleh sebab itu, kandidat dituntut untuk membuat CV yang semenarik mungkin. 

Untungnya saat ini ada software yang namanya applicant tracking system (ATS) yang membantu tim HRD untuk menyeleksi CV yang masuk secara digital. Maka dari itu, saat ini CV tidak hanya harus dibuat semenarik mungkin, tetapi juga harus ATS Friendly atau bisa di scan menggunakan sistem ini. Apa itu applicant tracking system (ATS) dan bagaimana cara kerjanya?

Pengertian Applicant Tracking System (ATS)

Applicant Tracking System (ATS) adalah software yang digunakan oleh tim HR untuk membantu menyeleksi CV yang masuk ke dalam database mereka. Dengan demikian, tim HR tidak perlu memeriksa CV tersebut satu per satu dan dapat memilih kandidat terbaik secara lebih efisien. 

Software ini dibutuhkan sebab, tidak jarang perusahaan membuka berbagai lowongan kerja dengan berbagai kualifikasi dalam satu waktu, sehingga tentu tidak efisien jika tim HR dituntut untuk membaca dan mengeliminasi kandidat satu per satu. Apalagi saat ini banyak lamaran kerja disampaikan dalam bentuk digital, entah itu melalui email, melalui platform lamaran kerja, hingga aplikasi media sosial khusus pekerjaan seperti LinkedIn.

Dengan software ini, CV yang masuk dari berbagai sumber akan di screening dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga lebih efisien dan bisa menghemat waktu dan biaya recruitment. 

Cara Kerja Applicant Tracking System (ATS)

Tahap-tahap perekrutan menggunakan ATS

Secara sederhana, berikut ini cara kerja applicant tracking system (ATS):

1. Perusahaan memasukkan data pekerjaan yang sedang dibuka, mulai dari namanya, kualifikasi kandidat, pengalaman dan lain sebagainya. 
2. ATS menggunakan informasi di atas untuk membuat pemodelan seperti apa kandidat yang paling ideal untuk perusahaan.
3. Calon kandidat memasukkan CV. CV ini nantinya akan diteliti, diseleksi dan diberi peringkat oleh ATS sesuai dengan kesesuaian mereka terhadap data yang dimasukkan oleh perusahaan. 
4. Manajer HRD dapat dengan cepat mengetahui beberapa kandidat terbaik dan segera menghubungi mereka untuk langkah selanjutnya. 

Metode penyeleksian kandidat menggunakan ATS

1. Jenis file. Mayoritas kandidat mengirim CV mereka dalam bentuk PDF, padahal format PDF tidak bisa dibaca oleh semua software ATS. Sebagai gantinya, cobalah Anda mengirimkan file dalam format .doc, .docx, dan .txt.
2. Header dan footer. Tidak semua software ATS dapat membaca teks yang berada di atas header atau footer, seperti nama, alamat, email dan lain sebagainya. 
3. Keywords. ATS menyeleksi CV kandidat secara cepat dengan memindai keyword yang dibutuhkan. Keyword ini bisa jadi berupa pengalaman, pendidikan atau pencapaian. 
4. Kesulitan membaca konten visual. Karena berbasis keyword, software ATS cenderung kesulitan untuk membaca (screening) CV yang memiliki konten visual didalamnya, baik itu foto diri atau gambar, grafik dan tabel lainnya. 
5. Poin. Software ATS bisa membaca informasi dalam bentuk bullet point, seperti titik hitam besar, kotak maupun yang lainnya. Namun, sebaiknya Anda berhati-hati sebab ada software yang tidak bisa membaca bullet poin dengan desain yang rumit. 
6. Desain. Software ATS cenderung lebih mudah memindai CV dengan desain sederhana dengan tanpa warna-warni dan gambar macam-macam. 

Tips Agar CV Lolos Applicant Tracking System (ATS)

1. Buat CV dengan desain sederhana

Hal yang ingin dilihat oleh tim HRD adalah relevansi pengalaman dan pendidikan Anda terhadap posisi yang Anda lamar dan bukan dengan bagus atau tidaknya CV yang Anda buat. Oleh sebab itu, buatlah CV dengan desain sederhana saja namun tetap bisa dibaca. 

Adapun untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu yang membutuhkan portofolio di bidang desain, maka Anda bisa menampilkan portofolio tersebut di file terpisah, sehingga tidak mengganggu kenyamanan software ATS dalam memindai CV Anda. 

2. Gunakan font yang mudah dibaca

Sebaiknya Anda juga membuat CV dengan font dan ukuran yang mudah dibaca, seperti Times New Roman, Arial, Cambia dan Calibri. Sebab, selain harus di scan menggunakan mesin ATS, tidak jarang HRD juga akan mereview CV Anda kembali. 

3. Keyword

Karena berbasis keyword, maka sebaiknya Anda juga menyusun CV dengan mengulangi beberapa keyword atau kata kunci yang sekiranya sesuai dengan posisi yang Anda lamar. Hal ini secara tidak langsung juga mengharuskan Anda untuk membuat satu CV untuk satu posisi saja. Maka dari itu, sebaiknya Anda membuat beberapa CV untuk beberapa posisi yang Anda inginkan alih-alih satu CV untuk semua. 

4. Struktur

CV dengan struktur yang baik juga akan memudahkan software ini untuk mengidentifikasi profil, kelebihan dan kekurangan Anda sebagai kandidat. Untuk mempermudah dalam menguraikan pikiran, Anda bisa menggunakan bullet point untuk menyampaikan poin-poin tertentu dalam pendidikan dan pengalaman Anda. 

5. Teliti kembali

Setelah memastikan kalau desain yang Anda buat memiliki desain yang sederhana, font yang mudah dibaca, dan telah memiliki struktur penceritaan yang baik, kini saatnya Anda meneliti kembali dokumen tersebut. Pastikan tidak ada typo atau kesalahan dalam penulisan EYD. 

Jika Anda menggunakan Bahasa Inggris, Anda bisa menggunakan platform seperti Grammarly untuk memastikan tidak ada kesalahan pada tata bahasa dalam CV Anda. Bahkan kalau bisa, mintalah tolong kepada teman atau ahli untuk mereview dokumen tersebut untuk Anda. 

Untungnya saat ini sudah ada platform yang bisa Anda pakai untuk menyusun CV yang ATS Friendly, misalnya aksel.official. Meskipun seleksi dokumen hanyalah satu diantara sekian banyak tahap yang harus Anda lewati untuk mendapat sebuah pekerjaan, namun setidaknya, Anda sudah bisa menyusun CV ATS Friendly dengan lebih baik. 

Meskipun CV ATS Friendly tidak menjamin kesuksesan Anda dalam melamar pekerjaan, akan tetapi setidaknya dengan membuat CV seperti ini, HR Manager melihat daftar riwayat hidup Anda tersebut, sehingga apabila ada lowongan kerja lain yang lebih sesuai dengan kualifikasi Anda, mereka bisa menghubungi Anda kembali.