Pada suatu bisnis pasti terjadi transaksi pembelian barang yang digunakan untuk bahan baku maupun modal usaha, inilah yang disebut purchase requisition atau request (PR). Jadi, purchase requisition adalah dokumen berisi permintaan pembelian yang dilakukan untuk membeli barang maupun jasa untuk keperluan perusahaan.
Dalam proses atau alurnya, purchase request berkaitan pula dengan purchase order (PO), yakni dokumen permintaan permintaan pembelian yang disetujui pada PR akan diteruskan ke bagian pembelian agar dapat menerbitkan PO sesuai rincian yang tertera di PR.
Setiap perusahaan harus memahami sekaligus mampu membedakan kedua istilah ini karena penting sekali dalam dunia bisnis. Ketahuilah pengertian purchase requisition serta perbedaannya dengan purchase order melalui penjelasan berikut ini.
Pengertian Purchase Requisition dan Purchase Order
Dalam dunia bisnis, para pengusaha atau pemilik perusahaan wajib mengetahui pengertian purchase requisition dan purchase order karena kedua istilah tersebut berbeda namun saling berkaitan satu sama lain. Supaya tidak bingung, lihat penjelasan selengkapnya di bawah ini!
Purchase Requisition
Purchase requisition adalah suatu dokumen berisi permintaan pembelian barang maupun jasa yang dilakukan oleh perusahaan ataupun departemen tertentu yang membutuhkan pengadaan barang atau jasa tersebut. Artinya, departemen manapun di suatu perusahaan dapat membuat PR jika membutuhkannya.
Purchase request (PR) berupa dokumen, sehingga harus dicatat secara jelas rincian barang yang ingin diadakan. Tujuannya adalah guna menghindari terjadinya fraud seperti penyelewengan dana perusahaan ataupun mark up budget secara berlebihan. Oleh karena itu, dalam pembuatan PR tersebut sudah seharusnya tercatat jelas dan rapi agar perusahaan dapat mengontrol arus kas sekaligus mengendalikan keuangannya.
Pembuatan dokumen PR dilakukan sebelum menerbitkan PO atau purchase order dan bisa dibuat oleh departemen mana saja yang sedang membutuhkan pengadaan barang atau jasa untuk kepentingan operasional perusahaan. Jadi, dapat dikatakan bahwa pembuatannya tidak harus dilakukan oleh departemen tertentu saja. Meskipun begitu, dalam prosesnya harus disetujui terlebih dahulu oleh bagian keuangan perusahaan agar bisa menerbitkan purchase order sesuai permintaan pembelian, sehingga sewaktu-waktu dapat direvisi sebelum diterbitkan PO.
Perlu diketahui pula bahwa purchase requisition adalah salah satu yang harus ada dalam Standard Operating Procedure (SOP) bagian purchasing. Selain itu, perincian dokumentasi pengadaan barangnya dituliskan dalam formulir khusus, di mana setiap perusahaan berbeda-beda ketentuannya.
Purchase Order
Pengertian purchase order adalah dokumen berisi informasi terkait pembelian yang dilakukan oleh suatu perusahaan, meliputi informasi pembeli, vendor, alamat penerima, harga pesanan, rincian pemesanan, serta informasi lainnya. Purchase order hanya bisa didapatkan jika PR telah disetujui oleh pihak manajer keuangan, sehingga kemungkinannya sangat kecil jika terjadi revisi.
Jadi intinya purchase order merupakan dokumen purchase requisition yang telah disetujui untuk melanjutkan ke transaksi berikutnya. Pemilik usaha pun wajib tahu proses dan format penyusunannya agar kegiatan penyusunan laporan keuangan dan pencatatan terkait ketersediaan barang jadi semakin mudah. Oleh karena itu, dalam penyusunannya tidak dilakukan secara manual, tetapi menggunakan software akuntansi khusus berbasis web atau cloud.
Penggunaan software akuntansi untuk pembuatan PR dan PO akan lebih mudah, sebab bisa dikerjakan di mana saja dan kapan saja. Kecanggihan seperti ini pun membuat pengerjaannya jadi lebih cepat juga praktis.
Perbedaan Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO)
Apakah Anda sudah memahami mengenai pengertian masing-masing dari purchase requisition (PR) dan purchase order (PO)? Sekilas, keduanya memiliki arti yang hampir sama, padahal secara proses keduanya merupakan hal yang berbeda.
Apabila dilihat dari segi pihak yang membuat dan proses atau alurnya, PR dan PO tentu memiliki perbedaan. Ini perbedaan purchase requisition dan purchase order yang perlu diketahui agar tidak keliru.
1. Proses atau alurnya
Perbedaan purchase requisition dan purchase order yang pertama, yaitu jika dilihat dari proses atau alurnya. Seperti pada penjelasan sebelumnya, PR merupakan suatu dokumentasi berupa permintaan pengadaan barang ataupun jasa dari suatu perusahaan guna mendukung kegiatan operasional.
Proses PR dilakukan sebelum menerbitkan PO, yang artinya adalah bahwa departemen suatu perusahaan perlu mencatat secara rinci mengenai barang ataupun jasa yang ingin diadakan. Tujuannya untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan dana perusahaan tersebut, sehingga harus dicatat secara rinci dan sejelas-jelasnya. Nantinya, PR akan diserahkan kepada pihak manajer keuangan untuk disetujui.
Sedangkan proses PO dilakukan setelah PR disetujui oleh pihak manajer keuangan, sehingga nantinya akan diterbitkan purchase order sesuai permintaan pembelian tersebut. Jadi dapat dikatakan bahwa apabila PR belum disetujui, maka PO pun belum dapat diterbitkan.
2. Pihak yang membuat dan menerbitkan
Perbedaan lainnya dilihat berdasarkan pihak yang membuat dan menerbitkan dokumen tersebut. Purchase requisition (PR) dapat dibuat oleh departemen manapun di suatu perusahaan yang sedang membutuhkan barang maupun jasa. Meskipun begitu, proses dokumentasinya tetap harus jelas dan transparan sebelum diserahkan ke manajer keuangan untuk diverifikasi serta pertimbangan.
Sedangkan pada purchase order (PO) diterbitkan departemen yang melakukan pembelian untuk diteruskan ke pihak penjual, jadi departemen lain di perusahaan tak boleh ikut campur. PO diterbitkan jika PR sudah disetujui oleh bagian keuangan, yakni disertai dengan kop surat resmi perusahaan tersebut.
Meskipun PR dan PO keduanya sama-sama dibuat dan diterbitkan oleh departemen yang melakukan pembelian, namun jika masih dalam PR harus melalui persetujuan manajer keuangan terlebih dahulu untuk verifikasi. Keduanya saling berkaitan satu sama lain.
3. Revisi
Jika dilihat dari revisi atau tidaknya, purchase requisition atau purchase request (PR) biasanya mengalami beberapa kali revisi karena memang harus melalui persetujuan manajer keuangan terlebih dahulu. Oleh karena itu, dalam pembuatan dokumennya harus dilakukan secara rinci dan sejelas-jelasnya (transparan). Sebab adanya PR memang bertujuan untuk menghindari terjadinya kecurangan dalam hal finansial perusahaan.
Selama dokumen PR masih dalam proses pembuatan, manajer keuangan pun berhak menolak pengajuan pengadaan barang tersebut dengan alasan keterbatasan dana ataupun karena memang tidak membutuhkannya. Maka, setiap departemen pun harus tahu apa saja yang memang dibutuhkan supaya lebih mudah disetujui.
Karena PR dan PO saling berkaitan satu sama lain, maka setelah dokumen PR tersebut disetujui selanjutnya adalah meneruskannya ke penerbitan PO. Pada tahapan ini, kemungkinannya sangat kecil untuk direvisi karena sebelumnya memang sudah disetujui untuk melakukan pembelian.
Contoh Format Purchase Requisition
Seperti itulah perbedaan antara purchase requisition dan purchase order dilihat dari proses atau alurnya, pihak yang membuat dan menerbitkan, serta ada atau tidaknya revisi. Perlu diketahui, dalam PR terdiri atas beberapa elemen penting yang harus ada dalam sebuah formulir permintaan pembelian.
Setiap perusahaan sebenarnya memiliki isian formulir purchase request (PR) yang berbeda. Akan tetapi pada umumnya tetaplah sama. Ini contoh format purchase requisition suatu perusahaan.
Sumber: Accurate.id
Intinya, pada format purchase requisition berisi:
- Divisi/departemen yang membutuhkan pengadaan barang atau jasa
- Daftar barang dan jumlah yang dibutuhkan
- Deskripsi barang (jika ada)
- Alasan membutuhkannya
- Harga barang (estimasi)
- Tanggal pembuatan dokumen
- Nama perusahaan vendor penyedia barang ataupun jasa tersebut
Komponen dokumen pembuatan PR seperti di atas wajib ada serta dicatat secara jelas dalam formulir. Seperti pada penjelasan di atas, setelah semua data sudah diisi selanjutnya adalah menyerahkannya kepada pihak manajer keuangan untuk memperoleh persetujuan sebelum melanjutkan ke penerbitan PO.Sudah memahami bedanya purchase requisition dan purchase order? Jangan sampai keliru, ya!
