Ketika menjalankan kegiatan operasional, sebuah perusahaan pasti melakukan transaksi. Transaksi adalah suatu kegiatan ekonomi yang dapat mempengaruhi kondisi keuangan atau operasional suatu perusahaan. Beberapa kegiatan yang bisa dikelompokkan menjadi suatu transaksi antara lain penyetoran aset, pembelian aset, dan penjualan barang.
Pada dasarnya, transaksi sendiri dapat dibedakan menjadi dua, transaksi internal dan eksternal. Apa itu transaksi internal dan eksternal? Simak penjelasan lebih lanjut dalam artikel ini!
Transaksi Internal
Berikut merupakan penjelasan mengenai pengertian, contoh serta bukti transaksi internal.
Pengertian Transaksi Internal
Transaksi internal adalah transaksi yang tidak melibatkan orang ketika di luar perusahaan, dengan kata lain hanya terjadi pada pihak-pihak internal perusahaan. Pihak internal perusahaan meliputi karyawan, pimpinan dan transaksi antar bidang di sebuah perusahaan.
Karena mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, maka transaksi ini juga perlu pencatatan. Transaksi internal tidak hanya berupa transaksi keuangan saja, melainkan terdapat juga pertukaran barang yang digunakan.
Contoh Transaksi Internal
Beberapa contoh transaksi internal yang sering terjadi dalam sebuah perusahaan diantaranya adalah pencatatan penyusutan aset atau aktiva tetap, sewa dibayar di muka , hingga pemindahbukuan dari bahan baku ke bahan setengah jadi dan bahan setengah jadi ke barang jadi dalam suatu perusahaan.
Bukti Transaksi Internal
Pencatatan menjadi salah satu aspek penting dalam menyusun laporan keuangan. Oleh sebab itu meskipun hanya terjadi pada pihak internal perusahaan saja, tetap diperlukan bukti. Biasanya agar valid, bukti yang sudah ditanda tangani atau disetujui oleh pihak-pihak yang bersangkutan.
Transaksi internal biasanya menggunakan memo yang dikeluarkan oleh pihak yang berkepentingan dalam menggunakan uang atau barang. Nah, berikut beberapa bukti yang biasa digunakan oleh perusahaan:
1. Bukti memorial
Bukti pertama adalah bukti memorial. Bukti memorial digunakan untuk transaksi harian yang selain penerimaan kas dan pengeluaran kas entitas. Sehingga segala sesuatu di luar itu dicatat menggunakan bukti memorial ini. Beberapa contoh transaksi yang dicatat dengan bukti memorial adalah pendapatan terhutang, penyusutan aktiva tetap dan pengakuan beban terhutang.
2. Bukti kas masuk
Bukti lainnya adalah bukti kas masuk. Yaitu bukti segala transaksi yang menyangkut penerimaan kas entitas. Sumber penerimaan kas sendiri biasanya sewa dimuka, dan lain-lain.
Contohnya, pada 1 Januari 2022, PT Adi Tama melakukan pelunasan hutang kepada PT Sejahtera sebesar Rp4.000.000. Sehingga akan dibuatkan bukti kas masuk pada penerimaan kas sebesar Rp4.000.000 dengan keterangan PT Adi Tama.
3. Bukti kas keluar
Terakhir adalah bukti kas keluar. Bukti kas keluar adalah pencatatan segala transaksi yang berhubungan dengan kas keluar. Transaksi tersebut meliputi pembayaran beban, pembayaran hutang, pembelian barang dan lain-lain.
Contohnya, pada 3 Februari 2021, PT Sejahtera membeli barang dagangan kepada PT Mulia sebesar Rp2.750.000. Sehingga akan dicatat di bukti kas keluar pada pembelian barang sebesar Rp2.750.000 dengan keterangan PT Mulia.
Transaksi Eksternal
Jika ada transaksi internal, maka juga ada eksternal. Berikut penjelasan mengenai pengertian transaksi eksternal, contoh dan buktinya.
Pengertian Transaksi Eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi keuangan yang terjadi antara perusahan dengan pihak ketiga atau pihak di luar perusahaan. Dibanding dengan transaksi internal, eksternal memiliki jenis bukti yang lebih banyak.
Pihak ketiga yang dimaksud adalah pihak-pihak yang menjalin kerjasama dengan perusahaan antara lain supplier, reseller, agen, vendor, distributor dan partner bisnis perusahaan. Transaksi yang biasanya terjadi adalah pertukaran bahan yang dipunyai sehingga dapat melibatkan perubahan pada posisi keuangan perusahaan.
Contoh Transaksi Eksternal
Contoh transaksi eksternal adalah jual-beli. Memang, transaksi eksternal lebih sering kita jumpai dan temukan di kehidupan sehari-hari apabila dibandingkan dengan transaksi internal.
Contoh transaksi eksternal adalah ketika perusahaan x membeli bahan dagangan dari pihak y, ketika perusahaan y membayar hutang pada kreditur, atau ketika perusahaan y membayar komisi penjualan pada distributornya.
Bukti Transaksi Eksternal
Pada transaksi eksternal, pencatatan sangat perlu dilakukan. Ini agar laporan keuangan perusahaan dapat memiliki kredibilitas yang tinggi. Nah, berikut merupakan beberapa jenis bukti eksternal yang kerap digunakan oleh perusahaan:
1. Faktur penjualan
Faktur penjualan adalah bukti transaksi keuangan yang menunjukkan bahwa barang atau jasa telah terjual.di dalamnya dicantumkan harga serta jumlah barang yang dijual. Faktur penjualan juga bisa digunakan untuk mencatat jumlah piutang perusahaan.
2. Faktur pembelian
Faktur pembelian dalam pencatatan transaksi keuangan yang dilakukan sebab telah melakukan pembelian atas suatu barang ataupun jasa. Isinya biasanya adalah data perusahaan yang telah menjual dan data perusahaan yang membeli.
Selain itu juga terdapat nomor transaksi, detail transaksi, harga, serta tenggat waktu pembayaran apabila pembelian dilakukan secara kredit. Sehingga ketika melakukan pembukuan, laporan keuangan bisa lengkap dan tidak kekurangan informasi.
3. Faktur pajak
Ketiga ada faktur pajak. Faktur pajak adalah bukti transaksi yang menyatakan bahwa antara penjual maupun pembeli sudah melaksanakan kewajibannya sebagai wajib pajak ke kantor perpajakan terdekat.
Faktur ini merupakan salah satu bukti penting yang harus dimiliki oleh perusahaan. Ini menunjukkan bahwa perusahaan telah melaksanakan kewajiban pembayaran PPN sesuai dengan undang-undang, dan dibayarkan tepat waktu. Dengan begitu, perusahaan dapat melakukan kegiatannya seperti biasa.
4. Nota pengembalian
Nota pengembalian atau yang sering disebut retur adalah bukti bahwa terjadi pengembalian barang dagangan yang sudah dibeli dari pembeli kepada penjual. Hal ini dapat terjadi apabila barang tidak memenuhi permintaan pembeli, atau terjadi kerusakan.
Nota pengembalian sudah sering dilakukan dalam transaksi keuangan. Yang perlu dicatat, nota pengembalian ini hanya bisa dilakukan untuk mengembalikan barang saja. Sedangkan untuk jasa yang sudah dibeli, tidak bisa dilakukan pengembalian.
5. Cek
Cek adalah bukti transaksi keuangan yang dibuat oleh pemilik rekening. Cek biasanya digunakan untuk membeli barang atau jasa, atau pun membayar hutang. Cek bisa dicairkan apabila dinyatakan sah dengan adanya tanda tangan pemilik rekening. Biasanya pemilik rekening adalah nasabah dengan simpanan dalam bentuk giro.
6. Kwitansi
Kwitansi menjadi salah satu bukti transaksi keuangan juga lho. Anda pasti sering menemukannya di kehidupan Anda sehari-hari. Kwitansi ini menunjukkan bahwa telah dilakukan pembayaran atau penerimaan uang secara kontan. Kwitansi sendiri biasanya ditulis dengan tangan dan ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai validasinya.
7. Setoran bank
Bukti terakhir adalah setoran bank. Bukti setoran bank biasanya dikeluarkan oleh bank atau bisa juga perusahaan itu sendiri. Bermanfaat untuk melakukan pencatatan secara detail mengenai pengambilan atau penyetoran uang di bank.
Dengan bukti ini, suatu saat Anda bisa melakukan pencocokan dengan pihak bank untuk memastikan data pencatatan perusahaan sudah sesuai dengan pencatatan bank. Bukti ini juga menjadi salah satu cara lebih mudah ketika Anda hendak melakukan setoran atau penarikan uang sebab tidak perlu lagi menuliskan slip setoran saat ke bank.
