Seorang admin memegang peranan penting terutama pada bidang perusahaan jasa ekspedisi, sebab berkaitan dengan laporan keluar masuknya barang, proses pengiriman, sampai menerima aduan atau komplain dari konsumen. Maka dari itu, seorang admin ekspedisi harus teliti dalam melakukan pekerjaannya supaya tidak ada kendala perihal proses pengiriman barang ke pihak penerima.
Sebab memegang peran penting, sebenarnya apa saja tugas admin ekspedisi? Simak penjelasannya pada artikel kali ini disertai informasi tentang jumlah gaji bulanannya.
Pengertian Admin Ekspedisi
Admin ekspedisi adalah orang bekerja pada bagian administrasi di perusahaan ekspedisi, di mana mereka memiliki peranan penting perihal penerimaan dan pemrosesan barang, serta memberikan pelayanan secara profesional kepada konsumen sesuai kebutuhannya. Tanpa adanya mereka di perusahaan jasa pengiriman, laporan administrasi dan segala proses terkait pengiriman barang pasti kacau karena tidak ada yang membantu pelaporan data.
Menjadi seorang admin ekspedisi kebanyakan melakukan pekerjaannya di depan layar monitor sambil melayani konsumen, tetapi hal seperti ini justru tidak bisa diremehkan. Sebab harus memenuhi kualifikasi dari perusahaan ekspedisi terkait, salah satunya harus cekatan dan teliti.
Tugas Admin Ekspedisi
Admin ekspedisi memiliki tugas tertentu di perusahaan jasa pengiriman barang dan tidak hanya bertanggung jawab untuk membuat laporan administrasi saja. Berikut ini rincian tugasnya yang perlu diketahui.
1. Menerima sekaligus memproses orderan dari konsumen
Tugas admin ekspedisi yang pertama yaitu menerima sekaligus memproses orderan dari konsumen. Admin bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan pada setiap orderan masuk supaya bisa dilakukan pengecekan stok yang harus dikirim kepada pihak konsumen penerima. Sehingga, perlu ditanyakan mengenai detail paket yang hendak dikirimkan.
Selain itu, admin ekspedisi juga perlu memproses orderan dari konsumen seperti menimbang paket barang, menanyakan detail isi paket di dalamnya, sampai mencetakkan resi sebelum memprosesnya ke gudang untuk dibawa ke tujuan akhir. Hal ini bertujuan supaya sebelum dilakukan pengiriman, paket sudah sesuai kesepakatan bersama sang pengirim.
2. Melayani konsumen dengan baik dan profesional
Seorang admin ekspedisi harus bisa melayani konsumen dengan baik dan profesional, tanpa membeda-bedakan mereka sama sekali. Sehingga diwajibkan memiliki kemampuan komunikasi yang baik, sikap sopan, serta santun. Hal ini diperlukan supaya pihak konsumen merasa dihargai keberadaannya.
Namun apabila konsumen bersikap kurang ajar, admin petugas jasa pengiriman wajib menegur secara tegas supaya tidak terjadi keributan. Bersikap profesional dan memberikan pelayanan dengan baik tidak hanya dilakukan ketika bertatap muka saja, tetapi juga berlaku saat kondisi tanpa tatap muka, misalnya melalui panggilan telepon, sosial media, maupun platform daring lainnya.
3. Membuat laporan administrasi
Tugas admin jasa pengiriman barang lainnya adalah membuat laporan administrasi yang berisi data inventory untuk nantinya dimasukkan ke program. Maka dari itu, pekerjaan ini membutuhkan kecermatan pikiran sekaligus ketelitian untuk melakukan analisa data perhitungan agar tak ada satupun yang terlewat atau salah input.
Selain itu, admin ekspedisi bertanggung jawab pula menghubungi pihak gudang ketika ada laporan barang masuk. Tujuannya supaya bisa memastikan bahwa gudang masih dapat menampung sebelum nantinya dikirimkan ke tujuan akhir.
4. Menangani komplain dari konsumen
Tak sedikit konsumen melakukan komplain kepada pihak ekspedisi karena barangnya hancur saat sudah sampai, atau mungkin belum sampai ke alamat mereka. Pada kasus tersebut, pihak admin jasa pengiriman memiliki tugas untuk menangani komplain dari konsumen lalu menjelaskan mengenai kendala tersebut.
Admin jasa ekspedisi sebaiknya memiliki kesabaran dan mampu menangani dengan sikap bijak untuk bisa menghadapi komplain pelanggan. Caranya adalah memberikan penjelasan mengenai permasalahan tersebut, kemudian membantu mencarikan solusinya. Misalnya jika paket belum sampai ke alamat tujuan, perlu membantu pelanggan untuk melakukan pengecekan posisi paket tersebut.
5. Memberikan informasi seputar layanan jasa ekspedisi
Jasa ekspedisi memang berfokus seputar pengiriman paket dari alamat asal ke alamat tujuan, di mana layanan tersebut memiliki beberapa kategori pengiriman. Contoh kategori tersebut misalnya untuk kargo hewan, kargo barang, dan reguler.
Beberapa orang mungkin sedang bingung memilih jenis layanan yang tepat pada suatu ekspedisi untuk mengirimkan jenis barang tertentu. Misalnya jika ada konsumen hendak mengirimkan furniture, maka admin perlu menjelaskan mengenai pilihan layanan yang bisa digunakan untuk kebutuhan tersebut, sampai kisaran harga berdasarkan perhitungan berat barang dan dimensinya.
Hal ini juga berlaku apabila ada konsumen menanyakan perihal pengiriman dokumen atau barang tidak berukuran besar. Admin perlu menjelaskan mengenai layanan yang tersedia berdasarkan cepat-lambatnya paket tersebut sampai ke tujuan, misalnya reguler, ekspress, atau COD supaya konsumen bisa memilih sesuai kebutuhannya.
6. Memastikan kembali bahwa seluruh data administrasi sudah benar
Tugas admin ekspedisi lainnya adalah memastikan bahwa seluruh data administrasi sudah benar. Dalam hal ini, admin perlu melakukan pengecekan data secara teliti guna menghindari kesalahan yang mungkin bisa terjadi, contohnya riwayat keluar masuknya barang, tagihan tertentu, data alamat pengirim dan tujuan, serta lainnya.
Selain itu, mengingat bahwa pasti ada barang masuk dan keluar gudang, maka harus mendatanya sesuai dengan kondisi tersebut. Apabila tidak teliti akibatnya sangat fatal, baik bagi pihak gudang maupun konsumen.
7. Melakukan update stok barang masuk dan keluar
Setiap harinya, pasti ada barang keluar dan masuk ke gudang. Oleh karena itu, admin ekspedisi perlu melakukan update stok barang yang masuk maupun keluar gudang supaya bisa mengetahui apakah gudang masih tersedia ruang kosong ketika nantinya ada paket yang perlu ditampung sebelum dikirim ke alamat tujuan.
Update stok barang masuk dan keluar ini sangat penting dilakukan, sebab kaitannya dengan pendataan untuk pembuatan laporan administrasi. Sehingga harus dilakukan sesuai prosedur dan kondisi yang ada.
8. Mengoperasikan software logistik dan monitoring
Admin ekspedisi tugasnya juga mengoperasikan software logistik sekaligus melakukan monitoring. Biasanya, software yang dipakai seperti ERP maupun jenis perangkat lunak lainnya yang berkaitan dengan administrasi. Meskipun belum berpengalaman, nantinya ketika sudah menduduki posisi tersebut akan diajarkan bagaimana cara mengoperasikannya untuk keperluan pendataan.
Adanya software logistik dan monitoring ini bertujuan untuk mempermudah petugas administrasi jasa pengiriman untuk melakukan pekerjaannya. Misalnya pengecekan lokasi barang dan ketersediaan gudang. Selain itu juga penting untuk menghubungkan kepada pihak kurir guna memastikan tak terjadi kendala dalam hal pengantaran ke alamat tujuan, maupun untuk menghindari miskomunikasi lainnya.
9. Melakukan pengecekan barang retur dari konsumen
Barang cacat, rusak, ataupun hancur saat sampai ke alamat tujuan memang kerap kali terjadi sampai konsumen mengajukan komplain kepada pihak ekspedisi. Biasanya hal ini terjadi karena penumpukan atau mungkin terjepit barang dengan massa yang lebih berat.. Atau mungkin karena kurir kurang berhati-hati karena proses pengantaran.
Apabila hal ini terjadi, admin jasa pengiriman tugasnya adalah melakukan pengecekan barang retur tersebut dari konsumen untuk diberikan solusinya. Misalnya dengan mengkomunikasikan hal ini juga bersama pihak pengirim.
Gaji Admin Ekspedisi
Admin jasa pengiriman memiliki segudang tugas yang berhubungan dengan administrasi pada suatu perusahaan jasa pengiriman barang. Dengan tugasnya tersebut, kira-kira berapa gajinya? Dikutip dari situs Indeed, ternyata gaji admin ekspedisi yaitu Rp3.595.465 per bulannya.
Itulah pengertian serta tugas admin ekspedisi. Apabila tertarik dengan pekerjaan ini, Anda bisa mencari lowongan pekerjaan posisi tersebut di situs loker terpercaya, baik di sosial media maupun platform lain di internet.
