Operasi bisnis dalam sebuah perusahaan tidak hanya berkutat dengan bagaimana cara perusahaan tersebut memproduksi sebuah barang dan bagaimana barang tersebut bisa terjual ke tangan konsumen potensial. Operasi bisnis sebuah perusahaan juga mencakup
distribusi bahan baku dari supplier ke perusahaan maupun distribusi barang jadi dari perusahaan ke konsumen.
Proses inilah yang diatur dalam manajemen rantai pasok (supply chain management). Dalam proses ini, tugas logistik proyek harus dilakukan sebaik mungkin karena memegang peranan penting baik itu dalam hal mengelola gudang maupun memastikan barang sampai ke gudang maupun kepada konsumen dengan tanpa cacat apapun.
Lantas, apakah yang dimaksud dengan tim logistik dan apa saja tugasnya? Simak ulasannya di bawah ini:
Apa Itu Logistik Proyek?
Tim logistik adalah sejumlah orang yang bertanggung jawab atas arus keluar masuknya barang dari dan ke dalam sebuah perusahaan. Tujuannya adalah supaya kebutuhan produksi produksi perusahaan terpenuhi dengan baik dengan biaya minimal.
Adapun yang dimaksud dengan tim logistik proyek adalah sejumlah orang yang bertanggung jawab atas keluar masuknya bahan baku yang diperlukan oleh proyek tersebut. Tujuannya adalah supaya proses operasi proyek berjalan dengan lancar tanpa kekurangan hal apapun dan proses pelaksanaan proyek bisa berlangsung dengan biaya minimal.
Tanpa tim logistik proyek yang baik, proses operasi sebuah proyek bisa jadi terhambat. Padahal, umumnya semakin lama sebuah proyek selesai maka semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan.
Tugas Dan Tanggung Jawab Logistik Proyek
Tugas logistik proyek berbeda-beda tergantung dengan jenis proyek yang dikerjakan. Namun secara garis besar berikut ini beberapa tugas logistik proyek:
1. Menyediakan barang yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek
Tugas logistik proyek yang pertama adalah menyediakan barang yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek. Tugas ini mencakup membuat daftar barang yang dibutuhkan, survey harga barang tersebut, survey supplier yang menyediakan harga terbaik dan mengurus kerjasama dengan supplier tersebut.
Misalnya dalam proyek pembangunan gedung. Maka, tugas logistik proyek ini adalah mencari dan mengumpulkan bahan bangunan dari berbagai toko bangunan yang menawarkan harga kompetitif.
2. Menentukan dan mengelola lokasi penyimpanan
Sedikit berbeda dengan tim logistik yang beroperasi di dalam sebuah perusahaan manufaktur, salah satu tugas logistik proyek adalah menentukan dan mengelola lokasi penyimpanan barang yang sudah dibeli dari supplier dan menjaganya.
Dalam proyek pembangunan infrastruktur misalnya, semen, pasir, batu bata, cat dan lain sebagainya harus disimpan di tempat tertentu sehingga tidak kena hujan, panas berlebihan atau bisa dicuri.
Beberapa tipe proyek juga mengharuskan tim logistik untuk menyediakan konsumsi bagi tenaga kerja. Tentu makanan tersebut harus disimpan di tempat-tempat khusus supaya tidak basi, dimakan hewan atau dikerubungi lalat.
3. Mencatat barang yang keluar masuk dari tempat penyimpanan
Dalam usaha supaya bahan baku yang disimpan tidak dicuri, maka salah satu tugas logistik proyek adalah mencatat bahan yang keluar masuk dari tempat penyimpanan. Selain penting untuk keamanan barang, hal ini juga penting dalam proses pengelolaan keuangan perusahaan.
Sebab, bahan baku yang keluar masuk gudang tentunya penting dalam menentukan biaya bahan baku dan harga pokok penjualan (HPP) khususnya apabila hasil jadi proyek tersebut akan dijual kembali kepada masyarakat.
4. Membuat label pada setiap barang
Bahan baku yang masuk gudang seringkali datang dari supplier berbeda dengan harga yang berbeda meskipun barang yang dimasukkan adalah barang yang sama. Misalnya, cat warna biru dari toko A pasti punya harga berbeda dengan cat biru dari toko B. Tugas tim logistik adalah memberi label pada setiap barang tersebut supaya ketika tim keuangan mengadakan stock opname, setiap barang bisa dicatat dengan mudah dan tepat.
Adanya label pada barang juga penting dalam logistik proyek khususnya apabila barang yang masuk ke tempat penyimpanan adalah bahan yang berbahaya dan membutuhkan penyimpanan khusus. Dengan demikian, tim bisa melakukan pengawasan dan perawatan terhadap barang-barang berbahaya tersebut dengan lebih mudah.
5. Membuat dan menyusun berita acara dan berbagai dokumen terkait
Berita acara dan berbagai dokumen tersebut ditujukan sebagai bentuk pertanggungjawaban tim logistik terhadap atasan dan keberlangsungan operasional proyek itu sendiri. Dokumen ini berisi daftar rincian barang yang keluar masuk tempat penyimpanan barang pada tanggal tertentu.
Dengan demikian, apabila ada perselisihan mengenai logistik, tim logistik proyek sudah mempunyai dokumen-dokumen pendukung yang kuat.
6. Memastikan distribusi barang berjalan dengan baik
Tim logistik proyek seringkali juga berperan sebagai runner yang mengantar barang dari supplier ke tempat penyimpanan dan dari tempat penyimpanan ke lokasi proyek berlangsung. Jadi, tak jarang anggota tim ini harus sering mondar mandir dari site ke gudang atau gudang ke supplier.
7. Mengelola tempat penyimpanan
Tugas lain dari tim logistik adalah mengelola tempat penyimpanan seperti, membersihkan gudang setiap hari, memastikan sirkulasi udara di gudang bagus sampai membersihkan tempat penyimpanan tersebut ketika proyek telah usai.
Skill Yang Harus Dimiliki Oleh Tim Logistik Proyek
1. Skill komunikasi bisnis
Tim logistik harus berkomunikasi dengan banyak pihak dari proyek masih dalam proses perencanaan, proses eksekusi sampai ketika proyek telah selesai. Adapun para pihak disini mulai dari supplier, tim pelaksana proyek dan bahkan warga setempat dan LSM yang terlibat. Bahkan tidak jarang para pihak yang terlibat ini membawa kepentingannya masing-masing sehingga berpotensi untuk menimbulkan konflik.
Terlebih lagi apabila proyek yang sedang dibangun berkaitan dengan pemerintah dan uang pajak. Oleh karena itu supaya proyek bisa berjalan dengan lancar, tim logistik harus bisa bernegosiasi dengan pihak-pihak tersebut.
2. Skill pencatatan arus barang
Sebagaimana yang telah dibahas di atas, salah satu tugas tim logistik proyek adalah mencatat keluar masuknya barang dari dan ke tempat penyimpanan. Maka dari itu, salah satu skill yang harus Anda miliki jika tertarik masuk ke dalam divisi ini adalah skill pencatatan arus barang.
Banyak perusahaan konstruksi saat ini yang sudah menggunakan aplikasi pergudangan atau warehouse management system (WMS) dan aplikasi distribusi barang. Oleh sebab itu, akan sangat menguntungkan bagi Anda apabila Anda telah menguasai aplikasi ini terlebih dahulu.
Perkiraan Gaji Logistik Proyek
Lalu, berapa kira-kira gaji logistik proyek? Gaji anggota tim ini bervariasi antara Rp. 2.500.000 sampai kisaran Rp. 7.000.000. Besar kecilnya gaji ini tergantung dengan upah minimum regional (UMR) tempat Anda bekerja, jabatan (tentunya gaji supervisor lebih tinggi) dan pengalaman kerja Anda sebelumnya. Namun rata-rata gaji staf logistik proyek berada pada kisaran Rp. 3.500.000.
